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論小微企業行政管理制度體系的問題及對策—以D公司為例
發布時間：2019-11-25 10:35
行政管理部門是企業的經營安全部門。它是各部門領導和同事之間的紐帶。它的職能范圍關系到整個企業的各個部門，關系到企業的正常運作和員工的管理。它在外部形象建設中起著重要的作用。隨著我國經濟的發展和人民收入水平的提高，國家鼓勵自主創業的政策中也出現了大量的中小企業和微型企業，企業是否有比較完善的行政管理體系，決定了企業能否正常開展日常工作，從而影響企業能否在行業和相關產業的激烈競爭中生存。
因此，本文通過對D公司行政管理系統的研究、應用理論和實踐方法的研究，根據行政管理系統的具體內容和實際工作中行政管理系統的實施情況，分析了行政管理系統在實際工作中的實施情況，并針對企業中存在的固定資產管理混亂、車輛運輸費用高、沒有明確的檔案管理方法、不必要的行政費用過高等問題，提出了相應的解決辦法，即通過二維代碼對統計后的固定資產進行管理，并將公交拍賣部分改為租車部分，對企業的管理系統進行了優化，根據對員工出行日期和支出后文件的統一存儲等，為我國各種規模的現代企業優化其行政管理體系提供了相關的思路。
一、緒論
（一）選題背景
企業行政管理部門作為現代企業的運行保障部門，在整個企業中起著協調作用。其工作范圍涉及到整個企業的各個部門，對企業的正常經營、員工管理、內外部形象建設等都起著重要作用。
在企業的正常運作中，必須有舉行各種規模的會議來傳達工作要求、進行工作總結報告、員工出差、接待領導或合作伙伴等情況。 建立與企業經營模式相適應的行政管理體制，決定了企業能否有序地處理經營活動中可能涉及的行政相關工作。
（2）選題的目的和意義。
隨著中國經濟的發展，提高國民收入水平和國家政策鼓勵創業，中小企業的數量，小型和微型企業發展迅速，競爭壓力以及行業之間不斷增長的相關行業，電子商務的迅猛發展也實體發生經濟危機的操作。剛開始，中小企業發展的積極階段，小微企業需要參考的大型企業管理系統的研究，以優化自身管理體制，解決企業運營的后顧之憂，同行業，相關行業之間的競爭生存。
為了使企業保持良好的經營狀態，降低管理成本，減少不必要部分的支出，企業的科學管理尤其重要的是利用費用的差額投資于企業經營的其他方面，從而在一定程度上提高企業的生存能力和競爭力。
本文旨在分析 d 公司行政管理體制中存在的一些不足，并根據實際工作中行政管理體制的實施情況，提出相應的解決方案，以期對現代各種規模的企業優化自身的行政管理體制有所借鑒或提供相關思路。
典型的大型企業可以從中小企業發展，在當前的激烈競爭中仍然保持一定的競爭優勢，行政工作的順利進展必須為其市場經營提供后勤支持。本論文的目的是研究和分析大型企業行政管理體制的利弊，提出相應的切實可行的解決方案，提取和總結實際的管理運作，優化行政管理體制。它不僅為公司內部運營成本的降低提供了堅實的基礎、各部門的穩定高效的日常運營以及公司資產的良好管理，還為中小企業與微型企業在企業之間的交流研究中的發展提供了參考和參考。
（C）的研究方法和結構的紙張的
本文采用理論聯系實際的方法。一方面，通過查閱相關理論知識的研究成果，對其進行提煉，并對應用理論術語進行簡要說明，涉及到本文將要探討的行政體制優化的相關內容。其次，同時邀請企業管理部門的工作人員進行一次小規模的面試。針對我國行政管理體制的現狀和體制的優化，提出了一些看法。結合實習期間的個人經歷，筆者總結了自己的經驗。通過對企業管理制度的條款和企業實際運作的具體分析，提出了企業管理體制中仍存在行政管理問題的階段。最后，針對企業存在的問題，在對企業管理人員進行訪談的基礎上，提出了相應的解決方案。
第二，相關理論基礎和研究概述
（一）理論依據
本文的理論基礎是行政管理理論、全面預算控制理論和定額管理理論。
1.行政管理理論
在馬克思韋伯的行政管理理論中，根據其“理想的行政組織體系”的特點，主要有以下幾點可供借鑒：
(一)任何機構或者組織應當有明確的目標。
(二)為了實現組織的目標，必須進行分工。
2.企業全面預算
企業總體預算是以實現企業業務發展為目標，實現企業戰略規劃的內部控制和管理活動。
3.企業定額管理
企業規范管理是指企業的人力，財力和物力，開展了配額合理安排和使用的財務管理辦法。
（二）中國企業管理研究綜述
企業管理部門作為現代企業的業務支撐部門，在整個企業中起著協調作用，其工作范圍涉及到整個企業的各個部門。 同時，作為企業的后勤服務部門，行政部門的工作人員必須及時發現工作環境、物資、設備的不足，與其他工作人員保持良好的溝通，確保行政工作的順利開展，為企業提供良好的后勤保障。
對于仍然存在的缺陷和中國企業的行政管理的弊端，通過對分析中國的企業管理中的狀況自己的分析和調查結果，等工作了一大批學者，共同探討企業管理問題和相應的解決措施。齊常（2014）通過影響因素分析企業管理中的作用的內容，提供給企業作為企業管理的中心，經濟效益要堅持，建立企業管理制度健全，杜絕隨意決策，的科學化，制度化管理的發展，走可持續發展之路; Dengji文（2010）指出，中國的企業管理問題是復制了黨和政府的管理模式，還有一種“游擊式”企業管理，沒有明確的行政管理體制，主觀上會直接影響領導決策制作，或政權的存在，但情況并不符合系統工作，但缺乏責任是明確規定的工作程序，此外，企業管理員不熟悉其他部門的工作內容，從實際行為，公司對系統做的不是行政系統，所以選擇合適的企業行政管理，建立企業管理制度;對于小微企業，何魯（2016）認為，小型和微型企業，由于家族企業的性質，沒有完善的管理制度，同時，在管理的“人治”情況的存在是不是更重要“法治”，因此，提高企業管理水平和員工認識到管理的重要性是非常必要的企業戰略目標的核心，建立相應的管理制度，在小微企業的管理系統發揮作用;劉晶晶（2015）提出的企業需要制定合理的政策和措施，以改善管理的現狀;鄒偉（2016）認為，在目前的管理模式企業管理，缺乏科學的管理體系，全面問題，提出解決這些問題，制定了完善的管理制度，需要建立科學的管理模式。通過研究以上的學者，我們可以看到一個完整的管理制度和管理體系的重要性。
三，d公司現有的行政制度分析
（一）現行行政管理體制內容分析
1. 固定資產管理系統
（1）制度方面
在本公司現行的行政管理制度中，沒有涉及固定資產管理的相關內容。本公司在固定資產管理系統規格上有相當大的損失，不記錄實際管理中固定資產數量的變化，對于固定資產的每種情況，不進行系統的管理。
（2）實際管理
2016年下半年，為彌補固定資產管理的空白，建立較為完善的固定資產管理制度，企業開展了固定資產清查工作。固定資產的實際管理情況總結如下：
1沒有以前的固定資產存貨表。 在開始盤存前，企業直至上一個盤存期內實際擁有的固定資產不詳。 因此，在正式盤點開始之前，有必要通過職能部門、項目整合部、酒店負責人、相應管轄權的部門負責人對固定資產進行重新盤點。 由于行政部門在固定資產管理制度上的缺陷和工作不完善，無疑增加了各部門在行政方面的工作量，從而看出該企業對于固定資產沒有比較明確的管理制度，行政部門在固定資產盤點后沒有歸檔信息，反映了其檔案管理的缺失。
財務部提供的固定資產采購記錄不夠清楚。通過財務系統導出的固定資產申請記錄表明，某些同類產品沒有其他標識進行區分，人工篩選不能確認申請信息所屬的固定資產。由于重復信息，某些固定資產請購記錄不能直接導出，因此需要在財務系統中查找和篩選，然后手工錄入信息。
③屬于固定資產的物品上沒有標識。若要方便管理固定資產，應在屬于固定資產的物品上粘貼有關資產編碼、所屬單位、負責人等信息的標簽，以備盤點之時能更清晰地判斷出固定資產處于報廢、損壞、正常使用等何種狀態，為行政部門對固定資產的補充、修理等工作做好準備。
④部門與項目之間無固定資產轉移記錄。在清查中發現，在部分固定資產的實際使用中，由于新項目開工、人員大量調動、辦公區域結構變化等原因，所屬單位固定資產會隨著辦公地點的轉移而發生變化，人員變動或辦公環境裝修變動，但未作記錄，導致在財務部門提供的采購申請記錄中發現，有些固定資產應屬于a項，但在a項中找不到，因為事實上，固定資產已轉入B項使用。
2.車輛管理制度
（1）制度方面
現行制度規定，地區總經理、地區副總經理、地區總經理助理和項目第一負責人可配備專車，行政部門根據工作性質配備5輛主要用于會議接待和其他有關事項的公交車，項目開發部配備1-2輛公交車。
如果部門有公共汽車，當他或她離開現場或該省的短暫出差時，員工應使用公共汽車。如果員工離開本城市的公司，但不使用該總線，他或她可以在出差當天使用交通工具的發票（出租車或公共汽車發票）。根據各部門、項目人員等級和編號，企業管理部門劃分運輸補貼包定額，員工可以按定額進行報銷。
在使用交通補貼包的每個項目/部門，并在第二次選舉使用公車，選擇使用交通部門補貼包，按照相關標準報銷補貼的封裝，未經允許借用公交車，選擇繼續使用公交車，公交車需要借錢來填補“卒保車的應用程序，”區域/項目管理員創建使用占基礎上補貼包的量，按2元/公里，扣除的數額表車輛總線使用部門交通補貼包。
（2）實際管理
區域總裁，區域副總裁，區域總裁助理，第一人負責私人汽車項目。 公司正在逐步實施車輛改革，實際上只有一個私家車區域總裁和第一負責人。
在公交方面，行政部班車大部分時間用于會議接待工作，負責機場接送參會領導，接送員工往返會場及公司，公司在市內有重大活動時（如校園招聘會）也會使用班車進行物資運輸..
交通補貼包裝方面，各部門可以付出比實際支出員工工作人員差旅費按照上量的限制報銷，但有假現場情況存在更多的交通補貼，龍頭企業每月開支在運輸成本較高。
3.檔案管理制度
（1）制度方面
在公司現行的行政管理體制中，檔案管理的內容處于空白狀態。可見，公司檔案系統也存在相當大的空缺，導致在實際工作中，行政部門所涉及的各種應保存的文件，沒有專人進行分類管理，管理部門沒有相應的賬表記錄檔案明細。
（2）實際管理
需要向行政機關備案的文件主要是由特區總統簽署的各種文件，包括各部門簽發的正式文件、工作聯系函、各部門的工作指示等。在無紙化辦公逐步推廣的情況下，目前紙質版本的企業紙質版本和網上審批流程不受分類管理，而紙質版本的紙質版本在最初幾年的各種審批流程中處于混亂、不同年份和不同的時間，文件的類別和部分文件是副本，有些文件是原始的，無法區分文件是否仍然有用。同時，由于沒有明確的文件管理方法和專職或兼職管理人員對文件進行分類和歸檔，因此文件丟失。
4.費用管控制度
為了加強公司的費用預算管理，確保實現業務戰略和業務開發預算目標，完善內部控制體系，標準成本預算管理，預算單位提高經營管理水平，有效合理的控制成本，杜絕鋪張浪費和等現象時有發生，企業費用控制是非常重要的。
（1）差旅費控制
①制度方面
旅行和酒店住宿申請包括以下兩個步驟。 一是填寫旅游申請表和酒店住宿申請表，然后再填寫申請表中的個人信息、旅游詳情、旅游方式和信息。 其次，在網上申請過程中，申請人需要至少提前兩天在公司內部系統中啟動旅行和酒店申請過程，并將旅行和酒店住宿申請表(電子表格)、會議卡或工作聯系人名單以及其他相關旅行信息添加到批準附件中。
總參謀部的旅行和旅館住宿的申請程序如下：申請人第一辦公室主任和辦公室第一負責人；第一任主管部門負責人的旅費和旅館住宿申請程序如下：申請人辦公室主任和院長或獲授權人。
根據系統要求，在啟動流程時，應同時向機票預訂專員（辦公室）發送一份復印件預訂機票和酒店。如遇緊急情況不能提前啟動申請流程，普通員工申請須經部門第一負責人短信批準，部門第一負責人的申請須經區域總裁或授權人短信批準后，方可預訂機票和酒店，并在出差返回后3日內補辦。如3日內未及時補辦手續，機票費和酒店費由個人負責。
企業的行政管理制度，按照市級和職工等級，設置各級職工出差旅行住宿、餐飲費用，以便對出差費用進行規范化管理。 級別分為四類: a、 b、 c 和 d。 商務旅行的城市有香港、澳門、臺灣、特殊城市(北京、上海、廣州、深圳)、省會城市等。 限額時間表如下:
表1. 住宿費用限額細目
類別：香港、澳門、臺灣等特殊城市、省會城市、其他城市
A類實報實銷
B類實報實銷
丙級≤800元/晚/間≤600元/晚/間≤500元/晚/間≤400元/晚/間
D類600元/晚/房500元/夜/房400元/夜/房300元/夜/房
表2詳情餐廳開支上限
類別：香港、澳門、臺灣等特殊城市、省會城市、其他城市
A類實報實銷
B類實報實銷
C 類≤180 / 田≤120 / 田≤105 / 田≤105
D班150元/天月105元/天成90元/天元90元/天
②實際管理情況
當從外省員工出差，旅行的過程將提前啟動，除了房間與您通過公司的行政主管部門專員預訂特定的酒店通過機票預訂專員，酒店住宿費用訂票，其他酒店訂了員工對自己，的旅行行程結束后，提供了住宿列表和發票，用于根據對應于容納標準的相應的秩報銷，比的住宿限制發票金額的實際消耗量的量償還標準降低，比更高住宿標準只能限制的報銷上限金額的最高限額，超出部分員工自己的。
員工在省內出差時，特別是省內其他市縣員工在公司所在地參加培訓、會議等事宜時，部分出差申請的網上申請流程不及時，但行政部門的行政專員必須為他們預訂旅館。出差結束后，他們中的一些人還沒有重新發布申請流程。因此，當行政部與簽約酒店對帳時，如果找不到在線旅行申請流程的員工住宿記錄，行政專員需要聯系旅行申請人再次所在部門或項目的綜合文員核實旅行情況，增加了行政部門的工作量，降低了行政效率。
(二)控制辦公室開支
①制度方面
辦公費用包括辦公用品采購費用、快遞物流運輸費用等。辦公用品的范圍包括各類文具，如簽字筆、紙張、筆記本、便利貼、鉛筆、回形針等，電子用品，如計算器、電腦配件等。
②實際管理情況
通過定期的部門或由專人不定期統一采購，基于消費用品辦公用品。電子電器問題，修復后修復前仍不能取代正常使用。為員工交付成本，因為當公眾發來的快遞，快遞月份期間預約單和發票，報銷。
實際辦公費用還包括物業費、水電費、辦公樓租賃費、花草養護費、辦公環境深度清潔費（即專業公司為維護辦公環境進行病蟲害防治、滅鼠等工作所需的費用），但它們不包括在系統中。
(二)總結 d 公司現行行政管理體制存在的問題
1、缺乏系統固定資產管理系統。
由于企業缺乏系統固定資產管理系統中，從而導致企業的商務辦公區主管部門，市，縣沒有明確的知識固定資產每個項目下的行政主管部門，反過來，可能會導致閑置的固定資產，有相當一部分等問題。此外，還有可能是沒有折舊貶值，導致其實際資產的評估不準確，帶來嚴重的經濟損失。
2。限購車輛有缺陷，增加了行政開支
地區總經理和項目總經理將以低于配額的價格購買私人車輛，但車輛使用效率并不總是很高。 在行政費用總額有限的情況下，車輛行政費用的增加將不可避免地導致行政部門的其他費用減少或不足，影響到企業的業務，不利于資源的有效整合。
3.沒有明確的文件管理系統
企業檔案是考察企業管理工作的依據之一，檔案中記錄了企業在過去的日子中進行了何種活動、作出何種決策等事項，從中可以總結歸納出有用的企業管理經驗。對于企業更換高層管理人員時，新上任的高層管理人員也能通過企業檔案了解企業發展歷程，對企業更加熟悉，有利于日后進行完善工作制度、改革和創新企業運營方式等活動。
四。辦公費用限制不足，成本高
旅游方面，網上預訂一般折扣較大，通過一些酒店預訂網站預訂機票往往可以獲得更優惠的價格。 除了香港、澳門和臺灣之外，特殊城市(如北京、上海、廣州、深圳)、省會城市和其他城市的酒店預訂費用除了特殊時期之外沒有太大的差別。 因此，住宿費用在旅行費用中的標準設置偏高。
辦公費用，辦公用品的消耗很大，但在實際工作中，很多時候不是中性筆芯跑出，橡皮擦使用等，但員工未能妥善保管辦公用品，造成了大量消費造成辦公用品的損失。一些員工可以使用快遞成本，領導不可能審核每個郵政單據的Fluke心理，如偽造快遞訂單、發送個人物品等，造成過多的快遞費用。在紙張印刷中，一些部門可以直接打印太多的文檔，單面打印，造成紙張和打印墨水的嚴重浪費，從而導致管理成本的增加。
四，d組織行政系統優化技巧
（一）固定資產管理
1.實際管理方面
與電子信息公司合作，購買或設計固定資產管理軟件，在進行固定資產盤點時，將固定資產的購買時間、價格、型號、照片、用戶部門、部門主管等信息記錄在固定資產上的二維碼或條形碼固定在固定資產上，該軟件可以維護固定資產的信息，滿足信息出口、信息統計等要求。
2.制度修改優化
在制度上，要明確管理人員在固定資產管理中的工作內容和職責。此外，要明確固定資產管理內部監督控制機制可以通過內部監督提高固定資產管理的工作效率，提高固定資產管理人員的管理意識，通過定期或不定期的計提，確保固定資產管理與會計相符。所有記錄都很清楚。
(2)車輛管理
隨著互聯網產業的快速發展，傳統的流量運營模式發生了巨大的變化。滴滴打車后，深州市專用車、深州市租車等互聯網汽車服務在日常生活中得到了廣泛的應用，由于其價格適中、操作簡單，人們出行變得更加方便。在北京、廣州等經濟較發達的地方，通過這種軟件打車比在街上直接找到出租車更快，而且能節省人們洗車、加油、汽車維修、保險等環節，節省時間和精力。
因此，有可能盡可能減少購買的汽車數量，將汽車分配從前地區主席和項目的第一負責人改為僅由地區主席負責，并取消其他級別和其他部門的汽車分配，各級工作人員將繼續領取交通補貼，補貼那些通過內部拍賣或在二級市場上轉售而不購買公共汽車的人。 如果將社會用車租賃短期使用的方法寫入系統，我們可以與當地的汽車租賃公司合作，獲得相對優惠的汽車租賃價格，降低管理成本。
(三)檔案管理
在文件管理，現在主要是用于文件存儲混亂的問題，沒有高低貴賤按照一定的類別，無法提供檔案管理部門負責人，員工需要一些文件及時的信息。
為規范檔案管理工作，使之更有組織性，便于工作，可設置檔案管理專職或兼職人員，主要負責按日期、類別對檔案進行分類。原始文件應放在特定的箱、柜中。根據文件數量，按月份或季度裝訂，封面注明日期范圍、類別和檔案編碼，各類文件也要編號，用電子表格分類錄入文件信息，包括但不限于文件日期發放、文件名稱、文件編號和檔案編號。當需要文檔時，可以通過電子表格找到信息，然后在存儲文檔的文件柜中取出相應的文檔，使用后放回原處。
對于文件數量大、資金充足的大公司，可以購買檔案管理軟件，其功能主要是存儲文件的各種信息，即文件簽發日期、文件名稱、文件號碼等。 同時，可以存儲文件的掃描，這樣在沒有原始文件的情況下，只需查看文件的內容，節省查找文件的時間。 此外，該軟件應該能夠實現通過關鍵詞、類別等信息進行文件檢索的功能。
（四）成本控制
當旅行政權，可能是出差下來內地各省和住宿費用限額合適的位置，員工去項目現場出差，住宿安排員工宿舍，吃在員工食堂，沒有旅行津貼。運輸費用可以與當地航空公司制定的合同價格，在預訂時，預訂網站和合同價格比后一方采取價低預訂以節省差旅費用花來建立。
在辦公費用方面，要求每間辦公室設置一個公共物品區。對于每人不需要的剪刀、訂書機等辦公用品，應放置在公共物品區，只能在范圍內使用，避免因個人疏忽造成辦公用品丟失，控制辦公用品支出。快遞費用方面，快遞單報銷時，應與財務部門溝通，優化財務報銷制度。快遞費用報銷時，應填寫快遞單號、發送單位、收入單位，并隨機檢查單號中是否有真實的物流信息。我們提倡無紙化辦公，并在系統中盡可能明確哪些文件采用電子版進行電子歸檔。一方面可以節省辦公區的文件存儲空間，另一方面可以節省紙張，降低辦公成本。
此外，每個部門和項目都應向行政部門提交本年度的成本報表（或第二年年底的成本報表），由行政部門進行預算審查。條件驗證后，對預算進行調整并批準給各部門。部門在年底時，預算可以全部使用，或者剩余不大，績效考核得分較高，預算盈余或預算過多，應在績效考核中扣除，督促各部門做出合理的預算，合理使用資金。在部門的成本和預算的情況下，由行政主管部門根據實際情況進行預算調整，并分配給部門。
五、總結
綜上所述，盡管是大企業的一個比較完整的體系，在實際管理，無論是制度或案件的實際管理存在一定的缺陷，需要不斷地發現問題，完善制度，然后規范操作。
固定資產管理系統，車輛管理系統，檔案管理系統的一些建議，控制系統的成本，提出了一項關于該系統的實際運行相應的規范：在一些地方仍然很大的提升空間，通過大企業的管理系統。通過這些改進，公司的優化的管理系統，而且還提供了一些方向，以優化他們的企業管理系統，用于其他類型的企業和職權的規模，希望能降低公司的管理成本的有效開展和管理中發揮作用。
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