H制藥企業信息管理優化研究

發布時間：2023-07-06 09:59

第 1 章緒論

1.1 選題背景

我國的制造業借助于40多年的改革開放發展機遇已經取得了長足的發展，但是從整體上來看，國內的大多數制造型企業存在資源利用率較低、質量不足，以及企業的內外部管理、制造與工藝亟待改善的問題等。如何能保持和穩定制造業的可持續發展，突破制造業當前困境的必要手段就是進行轉型升級。過去在全世界范圍內興起的信息化浪潮正是發起的一次提升信息管理的革命，隨著各行業不斷加大對信息管理的投入，信息資源日益變成了企業、社會，乃至國家層面上越來越重要的生產要素，數據也變得越來越有價值。如何采取有效的管理手段，提升信息管理能力，將數據轉化為戰略資源，目前已經變成了全球化的目標。

H 制藥企業是一家成立于九十年代的民營上市企業，總部設在重慶，其主體產品在皮膚病、結核病市場領域占有重要份額。H制藥企業跟大多數制造型企業一樣，在過去十多年的時間里，為滿足相關部門業務的管理需求，先后實施了偏向于財務管理的 K/3 系統、偏向于客戶關系管理的營銷管理系統和偏向于 GMP 管理的 ERP 管理系統，在應用這些系統的過程中遇到了一些比較典型的信息管理方面問題。

在計劃信息管理方面，由于各部門存在多種管理方式，在工作中對物料或產品的信息溝通方面效率不高。在對物料的標準命名不統一，導致生產、研發物料的采購計劃統計效率不高；由于ERP系統和營銷管理系統對物料的管理標準和原則不統一，導致信息在兩個系統中的傳遞存在差異，影響到了銷售計劃的制定；同時，由于銷售組織架構的設定局限性，人員的變動將引起計劃統計工作量的劇增。

在質量信息管理方面，由于嚴格執行GMP規范的要求，在信息化建設方面進步不大，還存在著信息孤島。質量信息管理沒有與其他系統打通，沒有建立起高效的信息化管理方式，導致了質量管理標準落地執行繁瑣，缺乏了對數據進行高效追蹤的手段，質量信息管理也缺乏持續性改進的系統保證。

在銷售信息管理方面，由于業務流程設計的問題導致審批時間長、效率低的問題。由于對客戶授信額度的管理不夠靈活，導致了審批流程不夠規范，沒有做到及時的動態更新；要貨申請的流程設計導致了審批效率低；由于退貨管理的責任認定不夠清晰，可能會給企業帶來不必要的損失，甚至可能給客戶關系管理帶來不穩定的風險。

在倉儲信息管理方面，由于對物料批次信息的掌握不準確，導致在倉儲管理方面協同性差，存在管理被動的情況。由于采購物料的倉儲信息設置不合理，導致采購提前期的計算存在較大的差異；由于缺乏對采購訂單入庫和生產領料出庫的批次信息的有效管理，導致了庫存管理的信息溝通上不夠高效、協同管理交差，另外由于物料請驗的過程中存在等待現象，效率不高。

在財務信息管理方面，由于多個系統并存，導致財務核算數據存在一定的差異。多個系統并存、信息主管部門差異化管理導致了信息使用各自為政，沒有統一的信息溝通機制，單據錄入和審批的效率低，會導致數據不一致的風險。

綜上所述，非常注重企業穩定發展的制藥企業更應當重視信息管理工作，利用先進的信息管理理論來解決生產經營中遇到的上述問題，持續進行信息管理優化處理工作，對提高企業運營效率、增強競爭力是有幫助的。因此，利用信息管理理論從整體上考慮對信息管理工作進行優化研究是有必要的，對醫藥行業數字化創新現狀，探析未來創新模式奠定堅實的基礎。

如何利用現代管理理論來優化信息管理工作，實現信息管理的一致性和準確性是本次優化方案有效落地的一個重要問題。

1.2 研究意義

醫藥行業對國計民生有重要影響，其自身的健康發展對國民經濟的增長、人民生活品質的提升有著重要的作用。本研究通過分析 H 制藥企業目前的信息管理體系，尋找其實際管理過程中的痛點，利用現代信息管理理論進行分析和優化，可以提升企業的管理，對H制藥企業的長遠穩定發展具有重要的理論意義和實踐意義。

對信息管理優化的理論基礎進行深化的工作具有理論上的意義。在現有研究中，大多數研究者均從企業內部控制方面入手進行研究，重點著眼于財務、庫存控制等方向中的單個方面，認為企業內部控制管理的目的就是要提高企業針對各種復雜的不確定條件因素的反應能力，以及促進對企業中的物流、資金流、業務流和信息流的協同發展。在研究制造企業信息應用系統方面，眾多研究者選擇了以供應鏈管理作為其研究對象，對其中某個方面或某個環節進行分析或者針對信息管理系統的設計進行研究。本文從企業整體信息管理的角度出發，結合信息管理理論來研究流程制造企業的計劃、質量、銷售、倉儲和財務等主要業務線的信息管理的應用優化，是對信息管理理論的進一步深化應用的研究。

通過對特定企業進行診斷分析，解決該企業的實際管理問題的研究是具有現實意義的。信息流作為企業運營的血液，其流動的速度和頻率直接決定了整個企業運作的效率及其穩定性。信息流管理就是要對企業運營過程中的信息流動進行有效的監督和控制，增強信息的有效傳遞性，目的是實現各管理節點信息的無縫聯結，有效提升信息價值。因此，通過對計劃信息進行有效的信息傳遞與信息共享，在質量信息管理上深化應用管理信息化手段，利用業務流程重組理論解決銷售業務審批流程的效率，加強倉儲科與其他部門間的協同管理，對現有的 ERP 系統、營銷管理系統和K/3系統進行信息系統的整合，建立起了管理效率持續提升的基礎，解決了當前業務線的幾大典型問題，在未來，將使H制藥企業的運營效率得到有效提升。

1.3 研究思路

深入企業內部進行調研，充分利用管理理論來診斷制藥企業的信息管理現狀。當 H 制藥企業分階段實施了多個管理系統后，各個部門也積極的利用管理系統來提升工作效率，經過工作過程中的實際檢驗，也暴露出了信息管理工作中的一些問題，這些問題已經成為了當前工作效率進一步的阻礙。本研究利用了管理信息化理論、信息共享理論、業務流程重組理論、協同理論和系統整合理論對管理現狀進行了分析。

通過梳理管理工作，提出有針對性的信息管理優化方案。從信息管理的角度出發，針對調研中發現的問題，利用信息管理理論針對不同的信息管理問題逐個進行分析，得出了針對性很強的管理優化措施：對計劃管理中統一信息管理方式，確保信息準確高效的溝通；將質量管理中的 GMP 管理數據管理信息化處理，消除管理中的信息孤島；對銷售流程進行業務流程重組，提高業務處理效率；加強倉儲管理總的協同管理，打破業務信息管理的邊界；對財務核算的信息進行系統整合，確保核算信息一致。如果配合優化保障措施的落地， H 制藥企業的信息管理優化工作將取得良好的效果。

本文在整體上按照研究背景一理論綜述一現狀問題一成因分析一優化方案的邏輯關系展開論證。以H制藥企業為研究對象，注重理論聯系實際，通過對H制藥企業 H 制藥企業的信息管理進行認真分析和研究，并提出優化建議。本文的技術框架圖如圖1.1 所示。

管理信息化

信息共享業務流程再造

協同管理信息系統整合

圖 1.1 研究的技術框架圖

1.4 研究方法

本文研究主要采取的研究方法以案例研究法為核心，并輔以文獻研究法、調查研究法等來完成本文研究。

（1）文獻研究法：運用文獻研究法，首先要通過各種途徑搜集相關文獻并按照一定的規則進行整理。在閱讀文獻的過程中總結和歸納 H 制藥企業信息管理方面的特點，結合本文的研究對象，提煉自己的觀點，了解相關研究方法的使用。

（2）調查研究法：在文獻研究基礎上，采用信息管理領域廣泛使用的調查方法，獲得H制藥企業信息管理的相關情況，為進一步優化H制藥企業信息管理提供客觀信息基礎。

（3）案例研究法：本文研究是基于流程制造的 H 制藥企業的信息管理。通過收集H制藥企業信息管理相關資料與數據，深入分析供給側結構性改革背景下， H 制藥企業信息管理現狀，與制造業企業信息管理成功案例作對比，找出存在的問題，分析背后的原因，并在此基礎上提出相應對策。

1.5 主要創新點

從研究視角上來說，過去很多研究主要從內部控制或供應鏈的角度進行研究，主要運用的是財務管理和供應鏈管理方面的理論知識，而本文從企業整體的角度出發來對企業的信息管理進行分析研究。總的來說，研究過程中既有整體的分析，也有局部的細化，未來還可以對該研究視角進行更進一步的研究創新和深化。

從研究內容上來說，以前很多研究者以普通制造行業公司的管理作為研究內容，在企業對象上具有一定的普遍性，而本文的研究對象選取了受國家嚴格監管的制藥企業，將其運營過程中的計劃、質量、銷售、倉儲和財務業務管理方面的信息管理作為研究內容，既有別于普通的軟件系統應用方面的研究，又有別于通常的以一個業務單元為主體的研究。總體來說，本文通過綜合運用信息管理理論來對流程制造企業進行主要業務條線的信息管理優化研究，能夠協調解決企業多個部門的管理問題，這是在歷史研究中不多見的。

第 2 章相關研究基礎

2.1 相關概念

2.1.1 信息管理

在信息管理中，信息是其實現的基礎和技術保證，而管理才是它的靈魂。信息管理的目的是為了加強對信息資源的有效利用，以現代信息技術為主要手段，對信息實施計劃、組織、指揮、預算、控制和協調的一系列管理活動。從信息傳遞方向來看，分為垂直流和水平流兩種：垂直流指組織內具有不同權力、地位、職能等級的上下級之間縱向的信息交流活動；水平流是指組織內部具有相同或相近的地位、權力、職能等級者之間的橫向方向的信息交流。信息管理應用發展的主流方向是朝著網絡化、價值化、人本化、智能化、集成化等方向邁進。制藥企業的信息流除了信息系統中的數據流，還包括了工作中的紙質文件所承載的內容以及各崗位之間的業務協同信息。制藥企業的信息管理更多的關注如何利用這些信息流，提升信息的價值。

2.1.2 批次管理

國家藥品監督管理局自 1998 年成立以來，十分重視對藥品 GMP 管理規范的修訂工作，曾先后組織召開多次座談會，廣泛聽取各方面的意見，特別是藥品 GMP 管理的實施主體——藥品生產制造企業的意見，組織有關方面的專家開展標準的修訂工作。在2010 年修訂的《藥品生產質量管理規范》第三百一十二條中規定了 “批號”一詞的具體含義是：用于識別一個特定“批”的具有唯一性的數字和（或）字母的組合，其中的“批”是指，經過一個或若干個加工過程生產的、具有預期均一質量和特性的一定數量的原輔料、包裝材料或成品。對于每批藥品均應該編制具有該品種唯一性的生產批號，代表該批藥品的質量，用以追溯和審查該批藥品的生產歷史記錄。

批號信息作為制藥企業 EPR 系統的重要基礎數據，從物料采購到產成品完工的整個管理過程中，藥品的生產以批次為單位進行，在批生產計劃、批包裝計劃、原輔材料和產成品的質量檢驗、倉儲以及藥品銷售的過程中均采用了批號作為重要標識信息。

2.1.3 GMP 管理

GMP 是英文 Good Manufacturing Practice 的縮寫，一般譯為藥品生產質量管理規范或最佳生產工藝規范，中國稱為《藥品生產質量管理規范》，《藥品生產質量管理規范》簡稱GMP。該規范指的是在藥品的生產過程中，用以保證生產出來的產品要保持一致性，要符合既定的質量標準，是適用于其使用目的而進行生產和控制的，并符合銷售要求的管理制度，是一種特別注重在生產過程中實施對產品質量與衛生安全的自主性且具有強制性實施的管理制度。

GMP 藥品生產質量管理標準是針對企業產品質量管理和生產管理體系制定的規范。GMP的核心思想提出質量不是靠檢測出來的而是依靠控制得來的。GMP管理規范的目標是為保證藥品質量，它對制藥企業在生產過程中的物流和信息流的生產全過程進行嚴格控制與管理。目前國家通過強制手段要求制藥企業通過 GMP 認證的方式來確保GMP的貫徹實施，以此來規范制藥企業的整個生產全過程，從而達到保證制藥行業的健康有序發展。先進的 ERP 管理思想和嚴格的 GMP 管理規范在管理思想上具有一致性。只有將 GMP 管理規范融入到 ERP 系統應用中，才能使管理系統更具有制藥的行業特點，進而更好的規范制藥企業的生產全過程。針對GMP 管理規范的制藥企業 ERP 生產管理系統對制藥企業生產管理工序進行嚴格控制，凸顯了 GMP 管理規范嚴格的特點。針對制藥企業，采用 GMP 管理來全面實施以解決企業在生產管理過程中的難題，主要包括了計劃管理模塊、生產管理模塊、庫存管理模塊和質量管理模塊。制藥企業的GMP實施與ERP管理有著很多相似的地方，其目的都是規范生產過程，加強物流與信息流的集成。在ERP系統中融入GMP管理思想是藥品生產企業嚴格執行質量規范管理的必然選擇，是提高管理效率，增強企業競爭力的重要手段。

2.1.4 信息追蹤

在制造業領域中，各類信息繁多，當企業追溯如加工原料、生產過程等產品歷史數據信息，在產品發生質量問題時，要查找、分析問題根源來提高產品的可靠性和安全性。同時，注重收集產品在生命周期的各個階段中的有用信息，確保其具有良好的完整性與關聯性，通過挖掘和利用歷史數據，從而得到制造管理優化策略的前提數據。比如在進行質量源頭追蹤時，根據產成品的批號要通過檢驗、生產、采購等環節進行關聯查詢，獲取所有相關的產品或原材料信息。因此，為制造企業建立起完備的信息收集、追蹤機制已成為必然趨勢。然而，由于傳統制造企業缺乏系統的、有組織的信息管理體系，相關管理數據多分散于不同的子系統中，可能來自于多個數據源；此外，各個業務部門的信息量不對稱，涉及的管理工作信息屬性不一致，信息追蹤就需要建立起一套統一的標準和模型，借助信息化工具來更好的支持信息的組織與收集。

2.2 相關理論

2.2.1 信息共享理論

信息共享是指在保證資源平等、公平、互利的前提下，通過利用不同層次、不同部門的信息管理系統來進行合作、溝通、協調等方式來獲取各自需要信息的活動。信息共享是實現資源優化配置，避免在信息收集、存儲和管理的過程中出現重復浪費現象的重要手段。

信息共享理論是從文件共享發展而來的，起源于18 世紀歐美成員共享的讀書會。到了 20 世紀 30 年代，隨著圖書館聯盟的出現，大量的文獻資源得以整合歸集，文獻共享得到了長足的發展。Malcolm Smith對共享圖書館資源的活動范圍進行了擴充，他指出被共享的資源可以是實物、人員或資金，還可以包括館藏資料、圖書館目錄、工作人員的專長、存儲設施和計算機設備等。到了上世紀 90 年代，伴隨計算機技術和網絡技術的迅速崛起，文件資源共享的理論已經不僅僅局限于圖書館管理，因此信息共享理論應運而生。國內對于信息共享理論的研究觀點中具有代表性的主要有以下幾個：吳建中認為，信息共享是一種動態的服務模式，將傳統的紙質信息和計算機技術、網絡技術統一到一個閉合管理的系統中，為用戶需求提供一站式的服務［1］。任樹懷認為信息共享應當是一種經過專項設計、自由存取的整合系統以及協同管理環境，它應當包含便捷的網絡設施、功能完善的計算機系統平臺以及豐富的資源庫［2］。張久珍進一步闡明了信息資源共享理論，指在現代化的信息加工與技術的支持下，使信息資源深層開發，發揮信息的價值，促進信息資源的動態更新，加強信息資源的遠程獲取能力，從而形成信息資源的共享［3］。在信息資源共享的理論體系中，信息資源的共建和共享是相互依存、相輔相成的，前者是后者的基礎，后者是前者的歸宿。其共同的最終目標是利用有限的資源去滿足用戶無限的需求。

2.2.2 管理信息化理論

企業管理信息化是指充分利用現代信息技術，在企業管理的各個活動環節中建立信息網絡系統，對企業的信息流、物流、資金流和工作流程進行集成和整合的過程。目的是不斷提高企業管理效率和水平，達到資源的優化配置，進而提高企業經濟效益和綜合競爭力的過程。在信息化進程中，主要通過運用先進信息技術，在各種經營活動中優化發展智能工具等新型生產力，促進社會各方面發展和進步。現階段，隨著信息化在經濟社會領域的應用范圍和程度的逐步擴大，信息化的地位和作用已經變得越來越重要，它已經發展成為了一個用來衡量國家綜合國力和經濟實力的重要指標，也是我國進行現代化建設和產業轉型升級進程中非常重要的一環，對加快實現國家工業化、智能化目標至關重要。

通過利用信息化技術手段來提升管理效能，不僅僅是一個技術的推廣進程，更是企業管理走向科學化、現代化的進程，將管理信息化是企業發展的一種軟實力，在促進現代企業實施工業 2.0 和數字化轉型的進程中發揮著重要的作用。

2.2.3 業務流程再造理論

George J.Stigler 和 James Champy 共同提出 Business Processing Reengineering (簡稱BPR)，即“業務流程再造理論”該理論提倡從企業內部入手，將業務流程全面重構，從多方面、多環節入手，將業務的審批程序不斷做簡化，辦理事項和辦理規定也被打破重塑，將企業的業務從時空限制中解脫出來，從而達到實現集團業務辦理效率和質量最優化的目的。

通過具體梳理研究對象所有相關業務環節，并完成規范化的建設和環節的進一步升級，在完成相關基礎工作信息標準化構建后，才能夠通過標準化信息來完成業務部門之間的數據信息交換，這種形式的工作環節改變還可能具備更大的升級空間，在實現業務流程重組構成中的流程可視化工作時，要檢查開展業務流程重組的活動是基于企業已經具備了再造愿景和對現有業務流程的可辨別性，通過逐步引進業務流程再造的相關理論來對業務流程重新進行全新的定義，同時才能詮釋出流程再造的巨大價值。

2.2.4 協同管理理論

協同管理理論是以自然科學協同理論為基礎發展起來的一種新的交叉理論。

1969年，德意志聯邦共和國斯圖加特大學教授、著名物理學家赫爾曼•哈肯(Herman Haken)首次提出了協同理論的概念，這是系統科學的一個重要分支。1983年，隨著赫爾曼•哈肯(Herman Harken)的著作《高級協同學》(Advanced Synergetics)的出版，協同理論開始逐步走向成熟，其核心管理思想是協同導致秩序。雖然不同的系統有不同的特點和屬性，但是從環境的宏觀角度來看，各個子系統之間存在著互動和協作的微妙關系。在協同管理理論中，協同管理理論可以歸納為伺服原理、協同效應和自組織原理的三個方面。其中，該理論中的自組織原理給我們指出，任何一個系統出現缺乏與外部環境的物質、能量和信息的交流，那么就會導致它被孤立或封閉。在這種封閉狀態下，無論系統的初始狀態是什么樣子，其最終系統內部的任何有序結構將會被破壞，表現出一種“死寂”的現象。因此，只有通過加強不斷的與外界信息、物質、能量的持續溝通，系統才可以保持其生命力，才能使系統朝著健康有序的方向發展。協同是現代管理理論不斷發展的必然結果。系統能否真正的發揮協同效應，取決于系統內的各子系統或組件之間的協同效應程度。如果系統的協調性好，則系統表現出整體功能良好。如果一個管理應用系統與人、組織、環境等多個子系統協調配合，圍繞著這一目標去整合工作，才可能達到發揮出1+1>2 的協同效應。同樣的，如果一個管理應用系統內部出現相互制約、沖突、離散或摩擦，就會導致整個管理系統出現內耗，系統中的各個子系統就難以發揮出應有的功能，整個系統將會處于一個無序狀態。

2.2.5 信息系統整合理論

信息系統整合是將信息集成應用的進一步深化，信息集成是信息系統整合過程中的核心問題。信息集成是指在特定的系統應用環境下，出現了系統之間不能按照集成的要求來交換信息，但是可以通過一定的技術手段將這些信息進行組織，集成為統一有序可以實現交互的信息。

信息系統整合由于需要考慮的因素眾多是一件非常復雜的工作，因為要真正實現信息系統的整合，就需要從現有的系統應用出發，詳細對架構、數據信息和工作流程的各個方面進行考慮和整合，不是簡單的通過把一些相關系統的界面和功能簡單組合在一起就行的，所以整合工作是不可能一步到位的，需要根據實際情況來進行逐步推進。

企業通過投入大量人力物力進行的信息系統建設后，發現當初的信息系統設計已經不能夠完全滿足企業的現在需求，因為隨著企業經營的發展，其對信息系統本身的需求也隨之發生變化。因此，信息系統就很有必要根據新的需求進行變更。在企業進行系統實施，當大部分信息系統建設完成后，發現該系統只是在自己的業務范圍內獨立運行。如此一來，就可能會形成一些“信息孤島”。信息系統不能有效地管理企業的各種信息，不能實現充分對企業數據資源進行利用，不能合理的配置和利用信息資源導致管理協同效率的提升不夠理想。這些問題在企業信息化建設和發展的過程中是普遍存在的。企業信息化建設的主要目的是解決日常工作電子化問題，重點是實現生產過程自動化和管理信息化。因此，系統整合的第一步是要解決最簡單的信息系統的效率問題。信息系統整合的實質是通過轉變觀念重組組織結構，通過重構業務流程和系統開發的方式來實現互聯互通，從而實現全企業各部門的協同工作，獲取整體效益的最大化。

對于信息集成的層次劃分，目前大部分學者認為信息集成從低到高主要分為數據流集成、信息流集成、信息管理集成和信息服務集成四個層次，這四個層次的關系如圖 2.1 所示。

分散異構數據 ■ ▲ ■

圖 2.1 信息集成的層次關系圖

2.3 國內外文獻綜述

2.3.1 國外研究現狀

Hau L.Lee與Seungjin Whang (1997)討論了三個最新的信息系統模型，共享信息傳輸模式、第三方模式和信息資源的傳遞樞紐模型，并且對供應鏈系統中的各類信息資源進行共享需求預測、生產進度、庫存量、銷售情況以及訂單狀態的數據進行分析和處理，及時安排不同的節點企業進行協作［4］［1］。Aviv(1998)在對比研究了不參與信息共享、無協同的信息共享、集中決策下的信息共享等三種不同的協同結構，分析得出信息共享下集中決策的最大化收益［5］。Lee (2000)等認為信息共享模式是供應鏈節點企業之間信息傳遞的結構，根據這樣的結論，總結出了三種模式：信息傳遞模型、第三方模型、以及信息中心模型［6］。

H.Gutling, M.Bionaz (2017)提出在市場的大環境下，認為企業在信息傳遞平臺的建設上仍然存在諸多不足，建議加強企業內部控制中的信息與溝通環節，通過建立加強的信息機制，避免日常潛在風險的發生［7］。 Manninon M (2008)指出使用融合了計算機技術和現代物流技術的倉儲管理系統對醫藥公司的原輔料、包裝材料的采購、存儲、檢驗和生產車間的領料、生產以及成品的檢驗和銷售出庫等各個環節進行管理，可以消除公司各部門之間的信息壁壘，加強信息的交流溝通，為決策者提供數據支持［8］。

Nelson 和 coxhead 提出流程重組分為全局、項目、業務層面三個范圍，包含了簡化、重組、業務重組、業務范圍重組、公司轉型等方面，主要展示了職能部門組織將任務組成橫向工作流［9］。Luise Pufahl，Mathias Weske(2019)認為業務流程管理要捕獲業務流程并通過流程重要信息改進和實現自動化來提高業務流程的效率［10］。

H.Igor Ansoff( 1985)將戰略管理與混亂環境聯系起來，表達了協同工作體系下1+1>2的效用［11］。Steven Anderson(2017)提出MRP是建立在生產計劃、存貨信息、物資單據等資料基礎之上，并且通過進一步計算后所得到的物資需求狀況，并針對此提出相應的補充修改意見的實用技術，這一方法可以更為有效地解決及采用何種方式確定庫存管理中存在的訂貨時間及數量問題［12］。

國外的文獻比較早，研究的文獻也主要是集中在戰略、組織、技術、環境、應用等方面。

2.3.2 國內研究現狀

一直以來，相關學者對信息共享方面的研究比較多。白斐(2017)在管理信息系統優化研究中指出，從加強信息化基礎設施建設，實現系統互聯互通、信息高度共享、資源充分整合出發優化管理信息系統［13］。肖靜華、汪鴻昌等(2014)從信息經濟學信息不對稱假設出發，發現共享信息越準確，制造商庫存總成本越低共享信息越及時，制造商對產品需求預測偏差越小，其庫存總成本越低；研究在價值創造時，認為企業借助于信息系統可以提高內部和外部信息的共享質量，從而提高企業間溝通的效率［14］。馮華等(2016)認為供應鏈中信息共享的頻率、數量和質量才是信息共享能力的重要構成要素［15］。李艷菊(2017)把信息建設比喻為脫離“孤島”，建議項目的管理者通過多種平臺來建立信息溝通流，尤其是在手機移動通訊應用迅猛發展的當代［16］。包曉英(2004)等認為，企業應該發展一種新型的企業職能部門層次的信息共享模式，該模式可以加強企業信息的可得性，使職能部門之間的聯系更緊密，還能夠促進與顧客的雙向交流，減少溝通不暢的現象發生［17］。

通過信息化手段來加強管理工作方面的研究也是比較多的，從信息系統的深化應用來看，在質量管理領域的應用也是非常多的。吳慶州(2017)在《管理信息系統》一書中指出：隨著信息時代的到來，企業將不可抗拒地加速進入信息網絡時代，企業將建設具有本企業特點的、生產過程自動化和管理信息化的信息網絡［18］。在現代企業中，信息管理工作將發揮越來越重要的作用。楊保清(2017)在研究石化企業生產管理信息系統提出，管理信息系統建設和應用過程中，須將控制層和管理層充分結合，以保證經營過程與生產管理的信息化［19］。楊世忠，胡洋洋，趙騰 (2019)指出質量管理應當以質量控制為主導，從理論、方法和實證三個層面對質量成本管理如何適應以創新為主導的質量管理新要求進行探討［20］。王劍皖(2019) 指出產品的質量管理離不開數據的展現，從宏觀質量業績統計到單個供應商質量表現的趨勢剖析［21］。

從質量管理的組織建設與應用上來看，也有相關學者提出了專業化的建議。劉穎(2019)等對制造企業產品質量管理總結為關鍵六要素：“大質量”文化建設、基于制度與獎勵的全員質量實踐、產業鏈共贏策略、產品質量管理模式創新、“互聯網+”的質量信息管理、流程的標準化管控與持續改善［22］。丁磊(2000)認為質量管理體系是指組織建立質量方針和質量目標以及實現這些目標的過程的相互關聯或相互作用的一組要素，它是組織內部建立的、為保證產品質量或實現質量目標所必需的、系統的質量管理模式，是組織的一項戰略決策［23］。郭銘芳(2018)指出利用運用技術創新的點作為契機，全面提升質管方面的科技創新活動，促進企業朝著健康的方向發展［24］。徐夢丹，李興華，趙樹進(2008) 等從解決供應鏈中信息建設不均勻的問題出發，提出了跨組織信息系統的建設［25］。朱勝輝(2017)在企業ERP管理信息系統的內部控制優化研究中提出，管理信息系統的優化可以從完善業務流程、加強內部制度建設、建立審計制度、加強數據安全管理的方面著手［26］。

企業的高效運營，離不開流程的管理。蔡莉(2001)在其研究中認為，在中國國情下的企業流程再造是在信息技術滲透的條件下，以系統整合為指導思想，根本性對企業業務流程及其支撐要素進行重新設計［27］。林海濤(2017)在《管理信息系統》一書中提出：伴隨社會進步和發展，科學技術迅猛發展，經濟全球化和信息化明顯加快，企業規模進一步擴大，需求日益多樣化和個性化，競爭更加激烈。面對環境的巨大變化，管理理論突出了信息社會、全球化、商業倫理等領域的研究工作，代表性理論主要是學習型組織、業務流程再造和虛擬企業等［28］。褚躍龍在《基于信息化的企業業務流程優化原則及實施路徑》中指出，企業在應對外部復雜多變的環境和嚴格的內部規范要求過程中，內、外部的影響因素驅動著企業不斷進行流程的優化改進，加快運作速度，降低運營成本，保持競爭優勢［29］。郜興星(2019)通過對于內部控制信息化流程管理方面的研究提出存在著兩套系統不兼容、審批權力過度集中、流程環節繁瑣和標準模糊不規范的四個原因，導致內部控制得不到預定的效果，并提出了簡化管理流程、建立信息系統等措施［30］。

對于倉儲信息管理方面的研究多集中在智能倉庫方面，對倉儲控制的研究多集中在內部控制的角度。張巍(2019)提出了通過與信息技術的結合，可以有效促進倉儲管理向自動化和智能化的方向轉變，特別是云計算技術在倉儲管理中的廣泛應用更是為倉儲管理提供了新的發展契機［31］。申學哲(2019)指出將ERP管理軟件系統引入到存貨管理工作中不僅可以動態監管物料采購和入庫的工作，還可以加強對存儲和運輸以及召退回的管理［32］。

在財務信息管理方面，關于財務控制方面的研究也比較多，但是對信息整合應用方面的研究比較少。冀方等(2019)提出了大型集團企業若想提升財務管理水平，就應該通過開展財務集中化管控來實現系統優化，進而提升集團綜合競爭力。從系統平臺、財務人員、資金管理以及全面預算等方面，結合公司財務管理系統建設目標制定相應的優化方案［33］。仲懷公、馬圓明(2019)認為通過優化ERP中的財務管理業務流程是升級企業管理最有效的方式，企業可以借助以下幾個步驟來實現 ERP系統中財務管理的流程優化:首先，評價在ERP環境下的業務流程運行情況。其次，分析企業業務流程存在的問題以及需要整合的業務流程。最后，針對企業不同的業務需求制定不同的優化方案，通過對現有的財務管理系統進行整合、改造和提升，最終實現企業財務管理的升級［34］。

關于制藥企業的整體信息管理優化理論不是特別豐富。江洪波(2015)研究發現，醫藥制藥企業必須合理選擇和運用ERP功能模塊，在ERP管理軟件選擇方面要做到先分析后管理，將制藥過程中的所有數據管理要做到信息化、一體化和安全化［35］。朱浩、鄭斌、張釗、何小鵬(2019)指出企業內部的高層管理人員對于質量改進工作的推行與實施有著極為核心的效用，開展相關工作期間，高層管理人員是其內在的主導核心，同時也是管理制度以及優化方案的制定人員，對于企業自身的生存以及長遠發展有著至關重要的作用［36］。陳志峰(2019)從醫藥行業重點關注的生產環節和出售環節以及專利認證方面入手，分析這幾個方面存在的風險，對醫藥企業的內部控制、財務管理、風險防范進行探討和分析［37］。

國內文獻起步晚于國外，也是多集中于具體信息化技術方面的應用，對于用信息管理理論來進行整體的企業應用研究還比較少，通過對單個信息理論應用的檢索，找到了一些具體的應用，這些理論將對本文的后續研究起到很好的借鑒作用。

2.3.3 綜合述評

為了掌握國內外在信息管理相關領域的研究狀況，本文以中國知網(含中國期刊全文數據庫、中國優秀碩士學位論文全文數據庫、中國博士學位論文全文數據庫為數據來源，搜索從關于信息管理理論優化的學術論文，按關鍵詞“制藥”、“信息管理”等關鍵字進行組合查詢，共檢索到 154篇相關文獻，其中絕大部分都不是全匹配，全關鍵字匹配的文獻中都是關于具體軟件系統的，比如“制藥行業實驗室信息管理系統(LIMS)建設淺析”，這表明從企業整體上考慮信息管理的研究并不是很多。

國外的文獻理論多集中于管理理論的介紹，與行業結合應用的文獻案例不多，且文獻理論發表的時間比較早。這些文獻對本篇論文的理論研究提供了基礎，更為企業的實際應用提供了指導方向。

國內的文獻理論除了專業理論外，涌現出來了更多的與企業業務相結合、已經落地實施的真實案例，這些案例具有很好的借鑒意義，為解決制造企業在快速發展過程中的問題提供了指導理論和案例。

制藥企業是屬于典型的流程制造類型，具有大多數制造行業的特征，從制造業和流程制造方面的信息管理出發，查閱相關文獻，發現很多制造企業還是很重視信息化的具體應用的，對企業的某一個方面進行信息管理分析的案例還是比較多，這些也對后續研究的參考和借鑒有一定的幫助作用。制藥行業因為國內 GMP 監管 (國外一般是 FDA 監管)的要求，在信息管理方面一直是持比較慎重的態度，一些制藥企業在實施信息管理的時候，特別注重監管標準的體現。綜上所述，理性借鑒國內外信息管理的經驗，是可以為制藥企業提供信息管理優化方案的。

第 3 章 H 制藥企業信息管理現狀

3.1 H 制藥企業概況

H制藥企業成立20多年來，先后獲得了國家高新技術企業、國家創新型企業、國家智能制造新模式示范企業稱號，除了擁有國家企業技術中心以及多個市級研發平臺外，還下設兩個制劑工廠和兩個 API 工廠。企業的戰略目標是“以優質的產品保護人類健康”，主營涉及醫藥產品的開發、生產與客戶咨詢。企業產品集中在皮膚和結核等領域，涵蓋了抗真菌、維甲酸類藥物、抗過敏與糖皮質激素等類別的藥品，優勢在于專業配置齊全、組織結構合理。通過20多年的發展，企業已成長為“中國最大的臨床皮膚病藥物供應商”，逐漸成為了抗結核類藥物領域的領軍企業。

企業歷來重視科技領域的聯系與協作，與重慶醫科大學、華西醫科大學、四川省抗生素研究所、北京大學北大醫院、同北京協與醫院、中國醫學科學院皮膚病研究所等單位保持著長期友好的合作關系，為公司主營業務的長遠發展和新產品開發創造了有利的外部條件。

公司高度關注科技人才隊伍的建設，建立了一套有效的人才管理機制。一是加大對科研人才的吸收，以高級人才聚集的研發中心為例，該中心近年來吸引的歸國博士、中科院及重點醫藥或綜合性高校畢業的人才有100多人，其中具有碩士及以上學歷或高級職稱的研究人員超過 50%。二是成立專業技術中心，以前設立的“博士后研究站點”、“高效藥物工程技術中心”已被認定為“重慶市市級企業技術中心”。三是建立科學管理模式，公司采用了導向實力型制度的操作方式。對于競爭激烈的市場環境，公司提倡組織與員工共同成長。四是加強對人才的素質培養，在人才培養方面，公司實施了“鷹才生產線”計劃。從新員工招聘到重點人才的甄選，直至完成核心骨干的培養，公司已經建立起一套非常完整的人力資源管理體系。在源源不斷地輸出專業人才的同時，公司更是鼓勵技術人員在做好本職工作的基礎上，積極投身到各種類型的繼續教育培訓中。公司每年都會安排技術骨干人員前往重點院校或機構進行在職學習，保障公司人才素質的持續發展。

H 制藥企業已經發展成國內的專業藥品類服務商，并成為抗結核類藥物領域內的領軍企業，除此之外，公司涉足呼吸、心腦血管、血液、腫瘤、系統用激素等領域，已經有了大量重磅藥品。公司累計取得發明專利授權 150 余項、注冊商標 340 余項，被評為國家知識產權優勢企業、市知識產權運用示范企業。在未來，企業將繼續以市場為導向，以患者為中心，通過技術創新、高質量的產品和專業的客戶服務滿足用戶的各類健康需求。將形成從API開發、制劑研發、臨床醫學研究、數字化生產到全渠道市場營銷的醫藥類全產業鏈制造平臺，共同完成“滿足于臨床，服務于患者，忠實于人類健康”的終極職責與使命！

作為一家國家級高新技術企業，企業重視產品研發和技術創新，藥品治療領域涵蓋皮膚、結核、呼吸、抗感染、腫瘤、眼科等，公司目前擁有一類新藥2個，首仿產品 20 余個，通過一致性評價藥品 13 個（品規），多個產品列入國家重點新產品計劃，已獲得專利授權420余項，多項生產工藝及技術在國內外處于領先地位。在未來，公司將堅持以大健康產業為核心，逐步完善集原料藥、制劑、藥妝、醫美和醫療服務為一體的全產業鏈發展模式。

3.2H制藥企業信息管理現狀分析

H 制藥企業旗下現有多個全資控股企業司，業務類型跨度較大，管理模式也有非常大的差別，為保證最終的研究優化方案能夠有效落地實施，所以本文從信息管理角度出發，僅對其旗下的歷史最悠久的制藥企業進行研究。

H制藥企業在2000年的時候就開始納入金蝶K/3系統作為財務的核心系統進行管理，主要包括總賬、成本和銷售費用的管理，可以方便公司的財務人員核算成本，控制預算和費用。財務部和銷售部都能很好的在系統里面看到各種藥品的銷售情況，并且企業還設置了專門的維護管理人員，對系統的日常運維、安全防范都配置了系統管理員，負責按制定的工作預案進行系統運維管理。隨后針對公司營銷管理的行業特點，開發了營銷管理系統，對營銷計劃、產品流向、銷售協議和銷售費用進行管理。2010年上線了 ERP生產管理系統，對計劃、生產、采購、倉儲進行管理。

H制藥企業的信息管理是全方位的，各個系統相互配合支撐著企業的正常運營管理工作。總體來說，可以按業務管理線分為計劃、質量、銷售、倉儲和財務五個方向。

3.2.1 H 制藥企業計劃信息管理的現狀分析

企業計劃管理是特定期間內確定和組織全部生產經營活動的綜合規劃，它根據企業內外部環境及所處條件的變化而變化，通過結合企業短期和長期的發展需求，充分且合理地利用好人力、物力和財力資源，組織謀劃企業全部的經營活動，以達到實現預期的目標并提高經濟收益。H制藥企業的計劃信息管理主要涵蓋了銷售、生產和供應等業務管理線，需要綜合運用各方信息來生成各種決策計劃。

從組織架構上來講， H 制藥中與企業計劃信息管理相關的部門或科室有營銷中心、倉儲科、計劃管理科、生產部、供應科、財務部。

倉儲科負責公司原輔材料和產成品的存放管理，并按照GMP規范要求對倉庫的溫度、濕度等方面進行嚴格監測并實時對庫存量進行更新。

計劃管理科根據營銷中心的產品需求計劃和庫存狀況制訂生產計劃，并根據原輔料采購計劃的到貨時間進行排產。

生產部根據產品劑型下設了三個車間，各個車間根據生產計劃和包裝計劃安排生產活動。

供應科根據生產計劃和庫存狀況進行原輔材料采購，并對原輔材料市場的價格和供貨周期變化趨勢進行準確掌握，跟進處理質量檢測、入庫登記等后續步驟。

研發中心根據研發耗用物資的使用情況，按月統計后提出研發物料需求計劃。財務部根據審核通過后的銷售計劃，跟蹤對銷售的績效考核計劃，對產品的銷售和原輔料的采購進行賬務處理。

對于生產類物料，在 GMP 操作規程中已經對編碼、名稱、規格、質量標準等進行了明確的定義，比如原材料Y001、Y002，成品為C001、C002；而非正式生產的物資則編碼隨意，根據錄入系統的自動生成，比如 1002、 1006；營銷管理系統則沒有采用標準的編碼，默認用系統ID作為唯一標識進行識別。

營銷中心根據產品的類別和區域下設渠道部、商業銷售部、OTC部、處方一部、處方二部、市場部、市場支持科和審計科，利用浪潮的營銷管理系統進行管理。市場支持科根據銷售部門的預測隔月需求計劃，結合分銷協議、折扣協議，匯總產品需求量。審計科對客戶的授信額度進行管理，審核銷售計劃是否符合簽訂的分銷協議，不能超過授信額度發貨。銷售人員根據客戶的需求和庫存狀況生成銷售計劃，部門內勤將本部門的銷售計劃進行匯總交與市場支持科。

從計劃管理中可以看出，生產計劃最重要的基礎之一是銷售部門的銷售預測數據，這在銷售部門中占據了較大的權重，甚至決定后續工作成敗。當銷售預測數據誤差較大時，會產生一系列不利影響，如計劃頻繁變更、庫存積壓、訂單喪失時效等。H制藥企業的計劃管理關系流程圖如圖3.1所示。

圖 3.1 H 制藥企業計劃管理關系流程圖

企業計劃管理活動的主要目標如下：

(1) 通過做好內部預測，預先識別面臨的潛在風險；

(2)通過降低庫存來提高庫存的精度和周轉率，從而減少資金占用；

(3)實現降低采購、生產的生病，從而達到整體運營成本的下降；

(4)通過有效的計劃管理來縮短采購、生產、發貨等活動的提前期；

(5)實現促進企業資源優化的目的，包括材料的需求、人力的需求、設備的利用等；

(6)提高銷售發貨的準確率，提升客戶滿意度；

(7)實現信息共享和生產管理自動化，完善企業經營管理模式。

從制造的業務流程來看，企業要保證得到的需求信息是正確的，并且依據這些需求來組織足夠的資源進行生產運營活動，達到實現最終按時保質保量把產品交付到客戶手中。現代制造業的經營活動流程表現為圖 3.2所示。

圖 3.2 制造企業產品交付過程

在這些企業管理的過程中，計劃管理活動是貫穿始終的。當今制造企業面臨著買方市場對產品的主觀需求，所以產品的生產過程也就轉變為產品的拉動式管理，計劃管理所面臨的是更加靈活多變的復雜情況。 H 制藥企業的計劃管理涵蓋了內外部的協調，重點是對銷售計劃信息的管理。

3.2.2 H制藥企業質量信息管理的現狀分析

質量控制過程是指通過借助作業技術和活動的基礎上，確保既定的質量管理指標能夠順利達成的管理過程。總的來說，在形成質量結果的過程中，通過采取適當的監督、調整和優化等作業手段與活動，來消除對最終質量結果會產生負面作用的影響因素，以確保最終形成的質量結果能夠保持或超出既定的質量目標。

為了能夠確保產品或服務可以符合質量標準，企業會制定相應的技術檢驗標準和管理措施來使產品或服務能滿足既定的質量標準要求，這就是質量控制管理的過程。

在我國加入 WTO 之后，國際跨國制藥企業大舉進入中國，為了與國際接軌，我國參照發達國家以 GMP 為藥品生產和質量管理基本準則的國際管理，頒布了 GMP 管理規范，并對所有制藥企業實施 GMP 認證管理制度。藥品生產企業 GMP 規范的認證過程是對企業生產藥品過程中所需要的原材料、設備、衛生和人員的操作和培訓等方面均提出了明確的要求標準，是確保最終產品質量的穩定性和可靠性，減少藥品生產過程中的污染和交叉污染的最重要的措施，GMP是強調對藥品生產過程的管理，是保證藥品質量的科學管理規范，是世界各國對藥品生產普遍采用的先進管理方式和評價藥品質量管理的一項基本內容。

質量控制過程是通過對企業產品設定具體的執行標準或檢測標準，為了保證標準的落地執行以及對異常的處理，還要制定有針對性的解決方案來預防以及應對檢測中產生的質量問題，最終判斷是否達到了所設定的質量標準。在藥品生產制造的過程中，對中間體的檢測活動就是一種典型的質量控制方式。質量控制管理首先要明確具體的質量管理目標，即產品質量管理標準；其次要制定相應的管理執行計劃，即質量管理的實現過程；最后對實現過程中發現的對質量有影響可能的環節進行檢驗和完善。再比如具體到藥品質量檢驗環節上來說，產品的生產完工檢驗環節是藥品作為商品在投入到市場流通之前的最后一道關口，保證了藥品從研發到生產完工的所有環節都始終處于合格狀態。除了制藥企業內部的質量管理部門以外，其他相關的藥品檢驗機構也可以提供藥品的質量檢測服務和監督，以確保其藥品是安全的且是滿足基本效用的，從而使得廣大用藥者的財產和生命健康安全得到有效保證。因此，建立起一個快速有效的藥品質量檢驗管理流程是保障這一目標順利實現的重要保證手段。

現階段，國內還有比較多的制藥企業其質量管理體系還處于一個比較原始的狀態。由于藥品具有時效性強的特點，藥品從生產到銷售這一過程有可能會因為社會和醫院的產品需求快速變化，因此質量保證部對獲取檢驗結果的速度要求較高也十分看重，但是在工作中往往因為注重檢驗結果從而忽視了對檢驗流程的規劃，造成了檢驗工作中可能存在著工作流程混亂、藥品檢驗過程忙亂、檢驗儀器維護不及時造成硬件上的過度損耗，當某個抽檢對象的檢驗工作結束后，只有關乎結果的檢驗報告，而其過程中對應的設備使用記錄和檢驗過程記錄則沒有能夠同時完成的問題也很突出。這些突出問題不僅極大地影響了員工的工作效率，還降低了員工的工作熱情，員工除了機械地完成日常任務外，卻沒有精力和熱情去致力于企業的創新和發展。

質量檢驗部分為微生物、原料、中間體、成品、藥理、包裝材料等小組，承擔著對所購入的原輔材料、包裝材料、生產過程的中間體和完工成品的檢測工作；同時也承擔著不定期抽檢以及新增供應商準入的驗證檢驗工作。由于公司的很多產品是老百姓生活中的常用藥物，而同時還有很多新品種開始陸續試生產或投產，這些新產品所涉及到的原輔材料和中間體在生產的不同階段都還要重新進行實驗驗證，因此現階段質量檢測和管理的工作負荷較重。

質量管理的直接部門是質量檢驗部（以下通常簡稱QC）和質量保證部（以下通常簡稱QA），兩個部門各司其職，負責整體的質量管控工作。質量檢驗部負責檢測工作的執行，過程數據的獲取；質量保證部負責質量執行標準的制定和質量檢驗結果的判定工作。

（1）外購的原材料質量管理過程

外購原材料的質量管理主要是對物料到達庫房的質量檢驗過程的管理，主要目的是把對質量的控制在入司的第一步，真正的從源頭上開始抓起。其管理流程圖

（2）產成品入庫質量管理過程產成品完工后的質量管理主要是對生產完工入庫前進行的檢驗過程的管理，其管理流程圖如圖 3.4 所示。

圖 3.4 產成品入庫質量管理流程圖

從以上流程可以看出，在質量信息管理中還存在信息孤島的狀況。從定義上來講，信息孤島是指系統本身在功能上存在不關聯互助、信息不能共享互換以及信息與業務流程和應用之間有相互脫節現象的計算機應用系統。產生這種狀況的原因主要有三種：一是由于系統實施的是局部信息化的應用，本身就有多個相對獨立的信息系統（又稱信息島），出現了所謂的“孤島”系統；二是由于現有的系統出現了相互間不能滿足信息溝通需求；三是由于系統本身不能滿足新的信息共享需求的能力，即無法通過對現有系統進行配置調整來重新建立起相互之間的溝通、滿足不了新的發展要求時，便會形成新的信息孤島。

針對形成原因的不同，解決信息孤島的方式主要有以下幾種：一是在數據層面做集成，就是通過將數據轉化、遷移、共享或復制的方式來對兩個或者更多的系統業務數據進行合并；二是對業務應用系統進行集成，通過新建應用接口的方

式將兩個或者多個系統進行系統功能層面的集成；三是對終端用戶界面的集成，即將老系統的功能界面和計算機圖形界面進行全面評估，采用一種新的標準化界面進行替換的方式來為終端用戶提供一種新的友好界面；四是對業務流程進行整合，通過對原有的業務流程進行優化，采用新流程來管理所有應用和數據，形成一個新的跨系統信息平臺。

3.2.3 H 制藥企業銷售信息管理的現狀分析

H制藥企業建立了以市場部、渠道部、處方部、OTC部和審計科為基礎的營銷中心架構，財務部、倉儲科、質量檢驗部和質量保證部配合營銷中心的工作體系。市場部主要負責制定產品市場戰略規劃，負責公司產品的專業知識傳播、市場規劃；倉儲科主要負責管理藥品的儲運和庫存監測工作；渠道部主要負責渠道銷售策劃、渠道的開拓和維護、藥品售后服務、貨款回收以及監控藥品的流向等工作；財務部負責管理對銷售收入與支出的相關工作。這些部門的設置保持著一定的獨立性，具備對應領域內的專業化能力，通過共同協作推動藥品銷售目標的完成。銷售管理通過提高客戶的響應速度，準時送貨，增加客戶滿意度；加強對客戶的管理，特別是客戶的信貸管理，可以降低企業自身的經營風險；通過提供各種靈活的銷售定價策略，以滿足不同市場的要求；利用詳細、靈活多變的信息數據分析，及時掌握市場反饋情況，以便做出對應的策略調整。

營銷中心具體負責藥品銷售的市場推廣工作，企業借助專業化的學術模式進行推廣，通過舉辦學術活動、開展臨床研究等方式推廣企業的品牌和產品。該模式依托具有醫藥專業知識背景和藥品市場推廣經驗的團隊，借助于多種形式的學術活動、臨床研究和品牌宣傳活動進行，促進臨床醫生了解、熟悉并認可我方產品的特色、優勢，在拓寬臨床治療手段、提高疾病療效的基礎上，實現了藥品市場占有率的穩步增長。

處方部、商銷部和OTC部負責藥品的銷售，由于渠道管理承擔了大部分銷量，其流程也最具有代表性，所以以下的介紹和討論主要是以渠道部的管理為主進行。其中商銷部負責管理各級經銷商，經銷商由具備資質的經銷商完成對終端客戶的藥品配送，各級經銷商的信用等級、渠道及配送覆蓋能力都要事先經過評估和審核。

渠道部負責對客戶的授信額度及資信管理控制管理，對于非先款后貨的客戶是原則上于每年初重新核定授信額度，主要根據其上一年的銷量和當年的銷售目標等因素進行綜合考量。

按照公司的管理制度，每年簽訂一次銷售合同，約定好供貨方式、月供貨量、付款方式等重要信息。由渠道部與客戶對接擬定，合同的內容必須經過嚴格的審批控制。所有客戶的要貨申請必須在產品正式發貨前簽署銷售合同。根據渠道經銷商的實際情況，年中可以以補充合同的形式申請進行調整。

渠道部除了要能夠精準把握整體銷售狀況外，還要注重對銷售策劃的管理，從而能夠將銷售數據信息有效的傳遞到銷售策劃的過程中，從而促進策劃方案能落地推進銷售執行工作，二者相互促進形成良性循環。渠道部員工還要求具有良好的服務意識，要注重提高自身工作能力，固定按月統計銷售數量、產品流向等相關報表數據。

銷售人員在申請發貨時，渠道部根據要貨申請和銷售合同，如果在客戶的授信額度內，可以經過渠道部審核直接完成；如果超過授信額度的申請要經審計科或者酌情更高級別的審批，市場支持科將審批完成的要貨申請進行整理打印后交給倉儲科，倉儲科的發貨人員按照“先進先出”的原則安排盡快發貨。

銷售相關的諸多業務中，維護客戶關系中比較重要的是信用額度的管理，流程牽扯崗位最多的是要貨和退貨的申請流程管理。

（ 1）授信額度的管理

在 H 制藥企業的銷售中，賒銷占據了相當大的比重，通常客戶都有一個月以上的賒銷期，如何管理好賒銷，及時收回貨款成為了重點工作。審計科的其中一項重要工作職能就是對客戶信用額度的管理。現階段，H制藥企業的客戶比較穩定，銷售貨款難以收回的風險比較小，但是現階段經濟環境不夠理想，客戶信用額度可能會受客觀經濟環境的影響，對信用額度的管理不夠重視可能帶來的風險要加以關注。

H 制藥企業營銷中心根據客戶規模、銷售合同指標來劃分客戶等級，設置一個信用額度，這個信用評級比較死板，而且也沒有根據企業的實際情況來制定，因為客戶地域比較分散，東部和西部市場的占有率也有很大的區別，即使是某省的大客戶，其銷售額與銷售收入靠前的省份相比可能也不多。另外，評級考慮了更多的是歷史數據，對當年的銷售合同實際執行情況考慮不足，所以該客戶的信用評級表與企業自身情況相差較大，因此對工作的指導作用有限。

（ 2）要貨申請管理

經銷商和銷售人員電話、微信、QQ溝通訂貨需求，銷售人員復核根據以前的銷售合同和協議落實好價格、數量、信用期、發貨方式、收貨地點等重要內容，然

后銷售人員將要貨申請錄入營銷管理系統進行審批，根據管理制度經營銷中心相關部門和領導審批通過后由市場支持科整理后交給倉儲科安排發貨，發貨時根據要貨申請創建銷售出庫單，銷售出庫單據將自動傳入金蝶系統，由財務部進行應收賬務的處理。企業在確認銷售收入時，應收會計根據開出的發票生成應收款單據，確認收入，同時綁定銷售發貨單。銷售要貨管理的流程圖 3.5 所示。

運輸公司

圖 3.5 銷售要貨申請管理流程圖

（3）退貨管理

H 制藥企業較少發生退貨現象，退貨量也不多，但在特殊情況下，客戶向銷售人員提出退貨申請并說明原因，銷售人員會先在營銷管理系統中發起退貨申請，然后提交給渠道部進行審核，審核通過之后再寄送實物進行退貨。當產品退貨到公司庫房時，將貨物存放于待檢區域，市場支持科和庫房管理員一起現場核對品名、規格、批號、生產日期和數量，按實際貨物申請取樣和檢驗，待質量保證部放行后，創建退貨入庫單，由倉庫主管審批，入庫后通知質檢部門進行外觀驗收。會計根據銷售退貨入庫單開具紅字沖減發票，應收會計根據紅字發票沖減

應收并編制生成對應的記賬憑證。銷售退貨申請管理的流程如圖 3.6 所示。

圖 3.6 銷售退貨申請管理流程圖

企業在銷售退貨處理的過程中也存在著一些風險，主要的風險點是由于從客戶處退回來的藥品可能出現已經變質或包裝破損，這些藥品無法再次進行銷售的，這樣的情形就可能會給企業帶來一定的損失。

324 H制藥企業倉儲信息管理的現狀分析

H 制藥企業在物資倉儲管理的工作中，倉儲管理員的職責是非常重大的。該崗位要求要非常熟悉倉庫物資的性能、儲存條件以及儲存狀態，要對以上各方面都做到全面掌控。因此，H制藥公司的倉庫管理人員都具備多年的藥品倉儲管理工作經驗，充分了解公司的運營情況以及庫存商品的存儲要求。倉庫管理人員在日常工作中要維護倉庫的正常出入庫運作、庫存盤點、定期檢查和維護庫房的清潔、安全。

根據物料在產品中的重要性，生產用的物料分為原料和輔料。原料和輔料要滿足生產計劃的耗用需求，但是又不能積壓太多。原輔材料的庫存管理要綜合銷售計劃、生產消耗計劃、供應商產能狀況、在途運輸狀況以及資金的周轉情況等因素來計算。

根據物料分類劃分成了原料庫、輔料庫、危險品庫、固體庫和成品庫，根據工作量配備了 1~5 名庫房管理人員。倉庫管理員依靠系統對原輔材料和產成品實行科學的倉位管理，對倉庫中的貨區、貨位進行劃分，在規定位置張貼明顯的標識牌進行嚴格管理，借助系統的庫存管理模塊可以直觀地掌握到物料所處貨區、貨位的批次及狀態分布情況。公司物料的流轉環節主要包括到貨暫存、搬運、物料檢驗、存儲及庫存水平控制，其中到貨請驗、質量檢驗均按照GMP規范的要求嚴格執行，基本不會出現浪費的現象，雖然整個過程周期較長，但與同行業的平均檢驗時間相比，仍然是處于正常范圍內。

公司內部流通的計劃是隔月計劃，通過對銷售預測計劃的梳理，確立生產計劃，結合庫存狀況生成物資采購計劃。

倉庫管理人員根據自己的工作經驗，對于需要采購的物料都設置了安全庫存，降低到安全庫存后進行請購。

公司采購的原輔物料在到達庫房時，需要依次經過請驗、取樣、檢驗和合格放行的管理流程后才能被用于生產使用。因此，物料在被質量合格放行前仍應該視為在途物資，不屬于可用庫存，其質檢周期的長短也同樣影響著庫存的變化。其中，倉庫管理人員通知質量檢驗部取樣人員來庫房取樣，取樣和檢驗過程耗用的時間也存在較大的變化。

當按計劃進行生產領料出庫時，生產車間的領料員根據生產計劃計算該計劃批次所需物料的種類和數量，提起領料申請；領料申請經審核后交給庫房，由倉庫管理員根據物料的“先進先出”、“近效期先出”發放規則，在系統中查詢物料批次信息，選擇擬發放的物料批次，并到物料所在的庫位取貨，取貨完成之后，及時在 ERP 系統中填寫領料出庫單，同時填寫貨位卡和庫存臺賬，打印領料出庫單，最后運輸到車間用料地點，生產車間的物料接收人員確認所發物料后在生產領料出庫單上簽字，倉庫管理員隨后在金蝶K/3系統內錄入領料出庫單。

庫房管理人員根據批生產計劃的配方清單進行配料，將品名、規格、數量核對無誤后配送到生產車間。對于個別非關鍵輔料在生產耗用時，生產車間是按耗用需求量進行申請領用，由倉庫管理人員預估用量后按包裝批量出庫到生產車間。在一段時間內，如果持續有該物料的耗用需求，則是用多少由自行統計，如果在較長時間不用則進行退庫處理。

根據公司的管理制度規定，除了完成日常的出入庫操作后會對當日內涉及到的物料進行復核盤點外，庫房還會組織在每個月的最后兩天進行包括財務人員參加的存貨全面盤點作業，此外還有每半年度的會計師事務所的外部審計。盤點作業是以 K/3 系統里面庫存報表導出的紙質版清單為依據，首先物料需求部門會提前安排物料領取作業，各部門相互配合，所有出入庫的單據會在盤點的前一天下班前完成審核操作，在盤點結束前暫停所有出入庫作業。在盤點作業時，由倉庫管理員和財務人員一起對照物料庫存盤點清單，按存放貨位對物料進行逐個清點，最終在盤點清單上簽字。若發現某物料的批次或數量有差異，則需要對本月內該物料的所有出入庫記錄進行復核，分析其原因，因為物料的使用也事關最終產品的質量安全。從對當前的倉儲業務流程的分析可以看出，現階段的大部分倉儲管理業務都依靠人工完成，都是需要填寫相當多的紙質版表格記錄，主要還是以人工傳遞單據的方式來實現跨部門間的信息溝通交流。倉庫管理人員在日常工作中，一方面要用 ERP 系統記錄物料的出入庫業務，另一方面還要及時填寫多種表格記錄臺賬，以確保操作的過程在被追溯時有據可查；在存儲環節中，由于在GMP管理規范體系下，所有的庫存物料都要按批次進行管理，不同批次之間要有一定的間隔距離避免混淆，這在一定程度上降低了倉儲空間的利用率，單純的ERP系統或金蝶系統不能夠滿足庫房的信息管理要求。

在倉儲日常管理過程中，當倉庫管理人員對庫存物資的質量存在爭議時，應當立即懸掛待檢標識且報告給質量保證部并由其組織進行復查，如果最終復查結果為不合格，則需要將其移動到不合格品區域。這種處理的主要目的是為了建立良好的質量管理流程，有效的對庫存物資的使用進行管控，避免有問題的庫存物資被挪用或誤用，從而為企業的質量管理提供更多的數據支撐。

如何調動各個部門的工作積極性，通過業務部門的協同工作提升管理效率，建立起一套有效的溝通協調機制是關鍵，該機制強調在動態的環境中加強業務部門溝通與協調，通過信息協同運動，形成統一的業務系統運行模式，在保證部門間合作與共享效率的同時，如果再組織對業務流程再造，將會獲得一種更高效率的運營管理模式。

325 H制藥企業財務信息管理的現狀分析

財務管理是以公司管理層的視角從成本管理的全過程出發，通過爭取改善總成本的構成方式來降低存貨的成本，從而達到存貨總成本最低，還提高了運營管理效率。財務部通過接收倉儲、采購、生產和銷售模塊產生的核算單據，用于企業的存貨出入庫核算，財務系統生成賬簿核算報表，進行期初期末的處理。財務管理中計算成本和費用的模塊很多，與其他系統或部門有交叉的主要與以下幾處：

（1）采購入庫

在按照GMP規范要求的基礎上，通過有效的管理手段來實現對物資采購全過程的有效跟蹤和控制。通過供應商管理、采購申請、采購訂單、到貨請驗單、檢驗過程、質量放行、采購發票等各種業務處理，通過和倉儲模塊、應付款模塊、存貨核算模塊的信息交互，實現企業采購業務全部的物流和財務管理。采購入庫控制流程如圖 3.7 所示。

圖 3.7 采購入庫管理流程圖

在采購物資到達公司庫房后，首先由庫管員接收，要清點數量、檢查外包裝是否完整、牢固，是否有受潮、破損、水浸等異常情況，對在檢查中發現的任何問題物資，將被直接拒收且在送貨單上詳述原因。若沒有發現問題，庫管員將物資暫存待驗區，將供應單位、物資名稱、規格、數量、到貨日期、批號、生產廠商、有效期、質量狀況、驗收結論等信息進行詳細記錄。倉庫管理員針對不合格的產品，需要填寫物資拒收單，通知供應科并上報質管部審批。對檢驗合格物資才能做合格品入庫。庫管員根據物資劃分存放到合理的庫房區域，在 ERP 生產管理系統和 K/3 系統中做采購入庫單。

（2）生產領料出庫

制藥工藝要求了生產物料不能按配方一次性全部出庫，需要根據工藝流程的要求，按時將準確的物流配送到指定的工藝環節。生產車間的物料管理員根據工藝計劃，將所需物資以領料單的形式交給庫管員，庫管員核對下達的批生產指令或批包裝指令，如果合乎要求，則根據先進先出的原則將合格物料投放到需求地點。

生產領料出庫控制管理流程如圖 3.8 所示。

圖 3.8 生產領料出庫管理流程圖

庫管員根據出庫物料首先在生產管理系統中選擇對應的批生產指令和批包裝指令錄入領料出庫單，出庫物料的品種限制在產品配方表的范圍之內，根據批次庫存數量和先進先出的原則選擇出庫物料，一個品種的物料可以選擇多個批次，保存后系統根據設定的系統管理流程提交審核，審核人員對出庫的物料進行核對和審批。倉庫管理人員根據自身工作安排，盡快再到K/3系統中錄入生產領料單并進行提交審核。

（3）產成品入庫

當生產部按批生產指令和批包裝指令完成產品的包裝后放置于待驗區，并對成品進行請驗操作，質量檢驗部按請驗單的產品進行取樣和檢驗，將檢驗結果提交給質量保證部，如果合乎質量標準的要求，則進行合格放行處理，如果不合格，則聯合質量檢驗部和生產部進行質量異常處理。

庫管員收到質量保證部下發質量合格放行的通知后，進行產品和數量核實，隨后在 ERP 系統中根據放行指令做產成品入庫處理。入庫后，產成品進入合格品庫位，成為銷售發貨出庫可用庫存。倉庫管理員隨后根據工作安排再到營銷管理系統和K/3系統中做產成品入庫處理。

產成品的完工入庫管理流程如圖 3.9 所示。

生產部質量檢驗部質量保證部倉儲科財務部

合格

圖 3.9 生產完工入庫管理流程圖

（4）產成品發貨出庫

倉儲科將營銷系統中審批完成的發貨申請單打印出來，庫管員按照產品批次的先進先出的原則在庫存中找到滿足數量要求的產品批次，然后到對應庫位進行揀貨，在揀貨完成后掛上發貨標牌，然后由復核員對產品、數量和規格進行復核，若相符，則確認后移送至發貨區進行發貨；若不相符，則退回至庫管員，待其重新發貨更正，針對質量可疑藥品，首先應立即停止發貨，向質量管理部提出質疑，經過質量保證部確認后決定下一步操作方式，若合格，由復核員簽字確認并發貨，若不合格，則要填寫不合格藥品報告單，并將產品移送至不合格品區存放。對于不合格品倉位的產成品不能用于銷售發貨出庫。

H 制藥公司對出庫過程中的單據設置了審核功能，庫管員首先在營銷管理系統中參照發貨申請單生成發貨出庫單，補充完產品批號和對應數量后提交給倉儲科審批；在 ERP 管理系統中參照發貨出庫單錄入產品、批號和數量后提交審核；在K/3系統中錄入成品出庫單，錄入產品、規格和數量后提交審核。H制藥公司產成品出庫復核流程如圖 3.10 所示。

圖 3.10 產品發貨管理流程圖

（5）產品退貨入庫

當客戶單位有退換貨要求時，由銷售人員負責在營銷管理系統中創建退換貨申請的相關手續。市場支持科的要檢查原銷售記錄、出庫復核記錄和退回藥品實物，確認收到的退回實物是本企業銷售的藥品才能同意退貨申請。當藥品退回公司后，倉儲科根據《退換貨申請表》和銷售清單對藥品進行復核（包括申請與實物的品名、批號、數量等信息），接收藥品并放置于符合該藥品儲存條件的專用待驗區域，對儲存環境條件有特殊要求的藥品應存放于符合要求的待驗區，并在該處懸掛待驗標識牌。對于銷售退回的藥品，倉儲科在接收的時候要填寫售后退回藥品驗收記錄，記錄包括客戶名稱、退貨日期、通用名稱、規格、批準文號、有效期、收貨數量、

退貨原因、驗收日期、驗收結果和驗收人員等內容。藥品的質量檢驗和評估要經過重新檢驗，對于檢驗合格的藥品方可入合格庫房，對于不合格的藥品進行銷毀處理，并報市場支持科和財務部進行責任認定和賬務處理。產品退貨管理流程如圖 3.11 所示。

圖 3.11 產品退貨管理流程圖

3.3H制藥企業信息管理存在的主要問題

3.3.1存在多種管理方式，信息溝通效率不高

計劃信息的來源眾多，既有生產部、研發中心對采購物資的耗用需求，也有銷售部門從客戶、業務員、銷售部門層層梳理出來的需求預測，計劃的最終生成還要受供應商、生產車間、政策等多方面因素的影響，任何一個基礎因素的變化都將導致最終計劃的決策。通過從獲取采購計劃的信息來源來看，不同業務部門計算的方式是不一樣的，其中最為復雜的是銷售計劃的預測。通過對計劃信息管理的工作進行分析，發現其中有待可進一步解決的問題如下：

（1）由于業務部門對物料的標準命名不統一，一物多碼的現象導致溝通效率不高

目前物料的信息管理總體上來說是采用分散管理的模式，缺少基礎數據歸口管理的職能，各個部門在基礎數據管理方面的管理范圍、管理關系不夠清晰。各個物業部門根據自己的需求在對應的系統中維護數據信息，命名規則存在差異，導致非生產物料的命名存在差異較大。比如“酒精”與之關聯的是“無水乙醇”，還有含量不同的區別。

（2）銷售計劃的制定對庫存信息考慮不周，未對客戶庫存進行管理導致銷售計劃的考核溝通效率不高

醫藥行業的相關政策或制度的變化對于某些藥品的需求量變化會直接影響到企業的銷售狀況，藥品的定價過高或與市場消費者需求不符也會影響到產品的銷售，導致公司和代理商的庫存積壓；還有某些地區的在臨近考核期末尾時發現距離完成既定銷售計劃還有很大差距，而完不成銷售業績就不能達到考核指標，過度要貨導致商品被積壓的數量超過了當地市場的正常需求量，藥品的長時間積壓會導致臨到保質期卻沒有銷售出去，最終只能申請退回公司進行銷毀處理。

（3）銷售人員和組織結構的變化引起銷售計劃的執行溝通效率不高

銷售部門下設的銷售區域對每一個客戶都指定了專門的銷售人員進行對接，負責維護客戶關系，客戶的訂貨也是與銷售人員進行直接聯系。當銷售人員的離職、調換崗位變動會導致對既定銷售計劃的執行監管變動大，變動溝通的效率也不高。

3.3.2GMP 標準限制較多，信息追蹤統計不便

在進行質量檢驗的過程中，產生了大量的數據，檢驗人員將檢驗結果填寫到紙質表格和單據中，如此巨大的過程數據只通過紙質表格進行記錄顯然是沒有辦法進行快速信息關聯的，加上一部分關鍵信息還沒有辦法完全體現在紙質表格中，這就給質量的標準化管理帶來了很大的壓力。目前質量管理部門還未能建立起順暢的信息管理系統，紙質文件仍然是質量管理部門信息記錄與存儲的主要工具，還處在一個比較傳統的管理模式中，因此在質量信息管理的效率方面存在著嚴重的不足。通過對 H 制藥企業質量信息管理的現狀進行分析后，可以看到主要存在以下問題：

（1）傳統GMP文件管理方式使得質量信息管理存在“信息孤島”

由于質量檢驗部和質量保證部沒有采用規范化的信息管理系統，相關數據存在相當多的電子表格或紙質文檔記錄，生產部門、倉儲部門、采購部門有信息管理系統，與質量部門的非系統化電子數據管理存在斷檔，在質量管理方面存在信息傳遞繁瑣，質量相關數據的關聯統計不方便，質量管理部門與其他業務部門缺乏高效的溝通與配合，沒有建立起相對高效的協同合作關系。比如很多時候是生產部門等著取樣，而取樣人員卻因為工作繁忙而不能及時進行；檢驗結果的出具由于沒有系統化的信息管理，導致放行計劃全靠人為，其他部門只能等待。原因在于各科室還是采用的舊模式來配置人員，導致了個別任務重的科室由于人員過少而越忙越亂，而其他任務少的科室卻可能存在著無事少事可做的員工，這樣的不良狀況極大的浪費了企業資源。

（2）質量管理標準的落地執行繁瑣，標準執行追蹤不便

質量管理按照GMP管理規范的要求，制定了相關的SOP,包含對檢驗設備的操作和實驗過程的操作，每一張檢驗結果單中都標明了參照的檢驗標準來源。檢驗標準眾多，根據管理要求還會進行更新和替換，在更新的過程中會出現大量的文件需要替換，大量的檢驗結果格式需要替換為新表格，對于質量檢驗標準的實際應用不能進行快速追蹤，對于質量結果的統計難以根據需求進行快速提取數據。

（3）沒有建立高效的信息化工作方式，節點間的信息追蹤不便

到目前為止，沒有推行質量管理先進系統的原因，首先在于信息系統的使用還需要人工來錄入相應的信息資料，而這對于質量部門來說是一個龐大的工作量，在當前繁忙的工作中，還無法抽調人手專職從事這樣的工作，所以就只能由自己協調工作時間去整理和錄入數據；其次是雖然管理模式是先進和高效的，但在落地使用的過程中還需要進行不斷的磨合與改進，而磨合期的長短是難以準確計算的。在公司投產品種繁雜的情況下，不同產品的質量放行期連續不斷，很可能存在等不及按新系統的標準來走完流程，因此多數員工還是習慣使用老一套的模式進行管理。因此在關鍵的產品放行工作都要加班加點完成的情況下，則對于信息高效管理方面的培訓就只能放其次了。

（4）缺乏質量管理追蹤效率不斷提升的系統基礎

GMP 質量管理是制藥企業的硬性標準，是質量管理的強制要求，實施的重點是“達標”，而當前的工作方式對于質量信息管理工作的持續性改進則支撐不夠。所以建立一套行之有效的質量信息管理持續改進辦法是推動企業產品質量穩定和不斷提升的保證，如何利用現代化的信息技術來不斷促進質量管理保證安全落地顯得非常關鍵。

3.3.3業務審批時間漫長，業務流程處理繁瑣

通過對營銷中心的管理進行梳理，本著充分發揮利用現代化手段提升管理效率的目的，總結出了一些典型的問題。在當前的環境下，這些問題是非常有必要進行改善的，概括起來主要有以下幾個問題：

(1)授信額度管理信息不全面，導致審批處理很繁瑣

在現有的信用額度管理中，銷售部門為了擴大市場占有率，提高銷售收入，銷售人員也可能會為了增加銷售訂貨數量而放松銷售政策口徑。這種操作方式會導致企業的應收賬款增加、賬齡延長，增長企業的經營風險。銷售人員如果為了提升自己的銷售業績，在與客戶確定訂貨數量時可能會不認真面對信用調查工作，使得公司承擔不適當的信用風險，同時導致負責審批的領導因為得不到第一手資料，只能根據銷售人員提供的那些客戶信用資料做出判斷，如果銷售經理還可能為了自身業績的增加，而放松審核檢查，導致客戶的信用管理工作在一定程度上將流于形式，將不能保證客戶信用資料的真實性和完整性。

另外，信用額度的管控還要加強對當前銷量數據的考核，做到有必要的實時更新。如果信用額度設置過低，客戶的積極性調動不足；如果信用額度設置過高，則給企業的應收款項帶來回款風險。

(2)審批節點多且固化導致要貨申請的審批顯得繁瑣

審批節點多導致流程的審批時間比較長。在渠道部管理的訂貨和退貨申請中，需要區域經理、大區經理，甚至是渠道部經理、營銷中心的領導進行審批，審批節點比較多，每一個節點的不及時處理都將導致整個流程的延后，總體來說，審批時間比較長，效率不高。

固化的流程節點的規劃缺乏系統性。在企業的營銷管理中，管理效果的好壞，直接關系到與客戶的合作關系，對企業的持續營銷影響深遠，也是整個組織關注的最終目標，為了做好這些工作，公司設置的業務流程往往會跨越多個職能部門，力求不遺漏或可能疏忽的管理細節，所以每一個部門都會涉及許多不同的管理制度和流程。這些流程在紙上規定容易，但是要在信息流程上落地，就顯得比較臃腫和繁瑣，所系流程的落地規劃要提高系統性。

部分流程節點存在“走形式”的現象。在流程的執行中，一個部門的參與流程審批人員太多，比如渠道部的區域經理、大區經理、渠道部經理三級審批，這樣就使審批流程的運轉效率太慢，一個流程花了好幾天都還沒有完成，這種狀況會逐漸就演變成了審批時不認真查看，就直接點審批通過了，要么就是審批的時候不負責任，把希望寄托于前面節點的審批，反正前面都已經有這么多人審批同意通過了，感覺自己就用不著去擔心會有什么問題。最后可能會出現問題沒有審核出來，最終導致一些資源浪費或決策失誤等情況的發生。

( 3) 對退貨的審批設置不合理導致責任認定審批繁瑣我國對于售出藥品的退回管理有著嚴格的管理控制流程和規定，對于特殊藥品的報廢更是要受監管部門的專業技術檢測和公司內部檢測評估的雙重檢測認定，這樣才能夠保證藥品作廢認定過程是高效專業的。通過嚴格的質量調查，獲取真正的藥品損毀原因，從而為追究責任提供信息支撐。對于損毀責任的認定，也是進一步維護良好的客戶管理的基礎。但是當前對于藥品的質量調查嚴格進行，審批過程中卻未對損失責任認定進行深入的跟蹤，損失責任未進行更深層次的調查與追究，有給企業帶來不必要損失的風險。

3.3.4批次管理信息不準，庫存信息管理被動

通過對目前 H 制藥企業的庫存管理業務流程和操作需求的現狀調研，發現有以下主要問題：

( 1) 物料的批次采購提前期設置不當導致庫存周期管理被動物資庫存時間越短，除了可以提高周轉率外，還可以節約成本。根據生產計劃的安排，除了從分子公司采購的原料藥外，其他個別原材料的采購提前期存在不穩定的情況。如若供應商的近期有大量該產品的生產計劃或生產線上有半成品，則采購周期將縮短，如果供應商按訂單進行生產則貨期更長。若供應商在接單后還要另外向它的上級供應商采購，該訂貨時間受產能或運輸的影響可能會很大，導致該物料的采購周期也必將隨之増加。采購周期的變動加劇了庫存管理的被動局面。

( 2) 缺乏對采購批次的高效跟蹤導致庫存管理不夠及時在采購物資到達公司后，倉儲科對物資進行收貨處理，在關于收貨后的物資信息存在溝通不及時的問題。供應科非常關注對物資初檢以及質量檢驗過程。供應科在公司外部，與各個供應商之間的溝通帶來了問題，因為溝通的不及時，協同處理不達預期，信息的傳遞不夠及時會造成供貨周期的延長。

( 3) 對生產領料出庫后的物資缺乏有效的庫存狀態監管在生產耗用上，原輔材料是通過計劃管理科下達的批生產計劃進行配料，按計劃的要求將物料投放到對應的生產節點，交接給生產車間。原材料是嚴格按照配方數量的標準出庫，但是部分輔助材料則是按包裝批量出庫到生產車間，由生產車間根據當批耗用需求進行投放，剩下的則留在生產車間留作后續使用。這樣的方式，從倉儲管理上來說，倉儲科沒有能準確的隨時掌握耗用情況，采購計劃的計算就可能考慮不夠充分。

（4）在質量取樣環節上存在等待，待檢物資的庫存管理顯得被動

倉庫管理員在收到未檢驗的物料后，需要通知質量檢驗部的取樣人員來庫房取樣，經常會因為找不到取樣人員，而延誤了取樣的時間。另一方面，檢驗取樣人員也經常反饋，在他們到達庫房要取樣時，也經常遇到找不到配合上下貨的倉庫管理人員，或者遇到倉庫管理人員由于忙于其他緊急或重要事情，以至于檢驗取樣人員只能繼續等待或返回自己的工作崗位。以上情況反映出倉儲科和質量檢驗部缺乏順暢的溝通，任何的工作等待都會造成物料到達后的取樣時間被推遲，最終造成物料的檢驗和質量放行總體時間被延長，從而影響到物料的庫存周轉效率，導致物料存貨數量的増加，且還不利于物料庫存管理效率的提升。

3.3.5信息主管部門不同，財務核算存在差異

由于不同的業務部門側重于不同的業務系統，導致了工作參照的數據來源不一致，業務部門在與財務核算的工作中存在了差異。各個系統管理要求的存在差異，在實際工作中給財務核算帶來了一定的影響，對于其他部門的信息決策也帶來了影響。

（1）多系統的數據差異導致信息主管部門的報表與財務核算的數據存在差異

由于沒有統一建立統一的數據基礎和溝通平臺，導致了工作中的數據各自為政，各個部門的信息主要來源不同，這也就導致了一些報表存在著統計口徑不一的情況，決策的依據也就不一樣了。不充分的溝通會導致業務部門之間的信息不對稱，是去對業務的有效監督，臺賬和實物可能不相符，在業務操作的過程中出現差錯，這樣的狀況不但影響工作效率，甚至會引發產品質量問題。

（2）會計期間的差異引起結存核算數據的差異由于各個系統的主管部門不同，營銷系統按審批結果進行計算，沒有會計期間

的概念，而K/3要滿足財務盤存和月結的需求，則設置為25日為每月的最后一天，但是ERP系統中卻以自然月為會計期間，在這樣的情況下，倉儲科要趕在25日把當月數據錄入完，但是對于動態數據的管理，則會因為所取記賬時間的不同而存在核算數據的差異。

（3）單據重復錄入和審批，不但效率低下，而且容易出錯帶來核算差異由于各個系統獨立存在，銷售產生的要貨申請和退貨申請需要由市場支持科打印后交給成品庫房進行發貨處理，倉儲科在 ERP 系統中處理發貨和退貨時，需要按申請來錄入單據，品名、數量等都需要錄入，缺乏軟件系統的自動檢查，導致財務部進行監督檢查的效率也比較低。

另外由于多個系統的并存，財務核算的數據來源相當大的一部分來自于倉儲科的出入庫單據，所以存在庫房管理人員需要在三個系統中重復錄入單據的情況，單據的審核人還需要進行對應的審核，錄入和審批都顯得冗余，效率低下。甚至在工作繁忙的時候，他們會優先保證 ERP 系統的單據錄入和審核，保證出入庫的正常運作，這樣導致K/3和營銷管理系統的數據錄入和審核周期將進一步延遲。

（4）各部門的系統數據并存，來源不同的數據會導致存在核算差異

與生產有關的供應科、倉儲科、計劃管理科的工作主要依靠ERP系統，他們的信息入口首選是ERP系統，營銷中心則更多的依靠營銷管理系統，工作數據和流程審批等也是依靠營銷管理系統，而財務部由于工作性質的特殊性，更多的看重合規問題，而核算的工具也只能是K/3系統，其數據的主要來源就是K/3系統。系統的功能多少有差別，目標用戶也有差異，但是各個系統都在管理工作中起著重要的作用，都是決策的重要信息來源，誰有無法替代誰。

多系統的數據管理導致信息延遲，帶來管理風險。由于同一張單據不可能在同一時間錄入到三個系統中，這就導致了三個系統中的庫存信息存在時間差，財務盤存以K/3為準，物料采購計劃按ERP進行，銷售要貨申請以營銷系統為準，業務部門都從自身的工作便利性出發去獲取信息，這樣的情形導致了不同業務部門的報表出現了差異。

第 4 章 H 制藥企業信息管理優化設計

4.1H制藥企業信息管理優化目標

針對上述 H 制藥企業在多個業務單元中存在的信息管理問題的分析，得到典型的信息管理問題，結合現代信息管理理論進行綜合運用，制定出 H 制藥企業的信息管理優化方案。通過方案的實施，期望實現以下目標：通過建立統一的信息共享方式，提高計劃管理中的傳輸效率，讓計劃管理更加準確；通過梳理質量信息管理，用信息化手段將質量管理工作進行規范，消除質量管理工作中存在的信息孤島，打通質量管理與其他系統之間的信息傳輸通道；通過業務流程再造的方式，將銷售中的客戶信用授信額度、要貨申請和退貨管理流程進行優化，提升銷售流程管理的效率；通過對物料倉儲屬性的改善，加強其他部門對物料的倉儲管理，通過協同管理理論將物料批次管理的內容得到加強；利用信息系統整合理論對財務核算的基礎數據進行梳理，提出系統整合方案，提升財務核算效率。

4.2H制藥企業信息管理優化原則

在設計 H 制藥企業信息管理優化方案時，要制定員工的統一規范標準，要求員工們按照其制定的方法進行工作，不能出現錯誤、舞弊等現象。同時，企業可以根據運營環境的變化，持續推動對現有的業務流程進行持續優化管理，從而提高公司運營管理的效率，在實際的優化過程中，要遵守如下基本原則。

4.2.1 整體最優原則

現代企業管理經歷了一個從系統最優邁向整體最優演變的過程，系統最優是其初級階段，它將著眼點放在了主要依靠先進的管理手段和技術升級來提升子系統功能以實現本部門或本團隊的效能最大化；整體最優是在系統最優的基礎上演化而成的更為高級的企業管理思維和模式，它主張從整體和全局的層面去思考問題，它以提升整體效能為目標，強調通過依靠應用管理思維和管理模式來提高各子系統相互之間的協同效應。從單個的系統最優向整體最優的巨大演變是企業為適應現代市場競爭特點和獲取目標客戶最大滿意度的客觀要求，這對于企業的作用和意義將在不斷的經營實踐中得到有力的證明。

企業業務管理流程的每一個環節和流程都不是孤立存在的，流程與流程之間都有著千絲萬縷的聯系，對于流程的優化就不能僅僅局限在某一個流程的效率上，而應該從戰略性的全局角度出發，要大處著眼、小處著手，以整體的系統性思維來統觀全局，進行流程的優化和協同，注重流程優化的整體性和協同性，達到資源的最優化配置，以實現企業目標最大化和整體最優為原則。因此，在對業務流程優化實施的過程中，要注意協調好各業務流程之間的銜接關系，要以保障業務流程節點之間連接順暢的邏輯基礎為基本原則進行系統化管理。流程優化還要消除部門或小團體的利己主義，以企業的總體目標為核心，充分發揮各部門和組織機構的合力作用，使信息管理能夠實現整體流程最優化，而不是局部最優化。

4.2.2 流程最優原則

信息管理的最終目標就是要實現對企業運營管理效率的有效提升。如何利用好現代化信息技術，借助于信息數字化的平臺工具進行管理，對數據信息進行有效的共享與跟蹤，促進管理方式的有效落地，給企業管理人員提供自動化的便利，獲取和優化真實可靠的數據信息基礎，其中很關鍵的一點就是要建立健全適合企業的流程管理方案。通過對流程進行持續優化，不斷將最優流程付諸實踐，是企業管理效能提升的有力保障。在進行信息優化方案的設計時，就要采用最優的流程來固化管理。

4.2.3融合拓展原則

融合拓展原則是指從整個工作的大局出發，運用兼容和擴展的基本思想，對錯綜復雜、種類繁多的信息管理工作進行統一的籌劃和合理的安排。若想要堅持好融合拓展的原則，必須提前做好幾個方面的準備。首先，要加強對調研工作前的準備，選擇合適的溝通工作方式；其次，在設計優化方案前，要明確各項規章制度，保證方案合法合規；最后，要堅持對各部門反應的各種問題加以重視，本著解決當前運營過程中出現的各種問題，還對企業未來的發展保留一定拓展能力，提高方案的適應性。

4.3H制藥企業信息管理優化思路

通過對企業的深入調研，梳理出了 H 制藥企業在管理工作中的一些問題，所涉及部門和環節也比較多，但因篇幅和時間有限，本研究側重于從信息管理的角度來進行管理優化方案的設計。

（1）對計劃管理中存在著多種管理方式的問題，抓住影響計劃信息的關鍵因素，對計劃信息的來源和溝通方式進行優化，從而提高計劃信息管理的準確性和效率。

（2）對 GMP 質量管理標準文件進行梳理，抓住其對數據和流程的關鍵要求，將質量管理的標準和規范用信息化手段進行落實標準和固化管理，消除質量信息管理過程中所存在的信息孤島問題。

（3）在保證流程可控的情況下，參照銷售業務流程的標準管理流程，對流程節點進行優化設置，減少不必要的審批節點，加強審核過程中的數據自動化合規驗證和計算，從而達到提高業務流程的執行效率。

（4）對倉儲管理中的相關部門的職責和業務特點進行分析，本著切實提升管理效能的前提下，改變原來只有倉儲科才管庫存的現狀，改善庫存管理中與生產部、質量檢驗部之間的協同機制，加強企業對物料的批次管理。

（5）由于當前多個系統共存，抓住系統功能的相互重疊部分，理順部門職責和業務單據的管理要求，利用整合理論來對系統進行有效的整合，來達到財務核算管理的數據一致性。

信息管理涉及的部門眾多，管理更是涉及了企業的各個層級，其優化工程更是顯得十分復雜，因為各個企業都有自身的一些特殊性，所以沒有具體固定的標準模板進行直接套用。在社會經濟的高速發展下，制藥企業本身的信息化應用水平就低于其他制造行業，同時，制藥行業還面臨著激烈的競爭，一個企業在各個發展階段都會有來自市場和客戶動態變化的要求。企業信息管理優化工作必須結合過去的發展歷史，總結企業業務發展的核心，通過深入的調研之后制定科學的發展計劃，要特別注意對系統的搭建以及系統靈活程度的提升，以便更好的滿足業務的不斷發展需要和未來信息管理持續優化的效率。

4.4H制藥企業信息管理優化措施

4.4.1 統一信息共享方式，確保信息傳輸準確高效

制造企業的計劃信息管理是指在一定的時間和空間里，根據市場的預測需求，結合到企業自身的情況，將經營過程中所需要的物資、倉儲、設備、人力、運輸以及潛在風險等若干相互制約的動態因素進行協調，努力做到以最小的成本、最快的速度、最優的服務和產品在最大程度上滿足客戶的需要。其操作的主要目的是做到防患于未然，以實現達到物資的空間效益和時間效益的提升，在保證和實現各個業務流程節點的合理銜接前提下，通過對信息的有效管理和充分利用來對企業內部

和外部合理的運營來取得企業最高的經濟效益。

圖 4.1 計劃管理關系圖

H 制藥企業的計劃管理涉及到多個業務流程，有很多重要節點需要控制，其管

理過程是比較復雜的。在企業預測客戶需求時，計劃員需要考慮相應的物資、人力來安排生產計劃，最終根據客戶的發貨需求完成發貨。為了最大化的滿足客戶的需求，企業應該對市場進行預測，按照物資、人力和設備的準備和操作周期進行協調管理。這一系列過程中比較典型的有預測流程、產能準備流程、設備準備流程等。

在制造企業中，計劃信息管理過程可以概括為：生產計劃員將待定的和預期的銷售計劃匯總到主生產計劃中，主生產計劃計算每個訂單生產特定產品所需的數量和日期，粗略的產能計劃確定所需的設備和人力，以確保供應商能夠按時提供足夠的物料。物料需求計劃則從主生產計劃中獲取終端產品的需求，分解為原材料采購計劃和自制生產計劃，分別指定生產和下達采購訂單所需的時間，以確保生產能夠及時完成。最終計劃的活動將在具體的每周或每日計劃中實施。

當前的計劃信息不再是傳統的簡單信息錄入。企業面臨著更多的數據輸入和更多的報表分析。這些數據的來源可以是企業外部的，也可以是企業內部的。對于大型企業來說，計劃信息不僅依賴于下一級全局計劃管理計劃信息的錄入，更重要的是基于現有市場的訂單信息進行分析和推動決策。這些信息在隨后的計劃和市場走勢以及準備應對這些趨勢的措施方面起著決定性的作用。

（1）統一制定物料命名規范，做到一物一碼

在 ERP 系統中制定統一的物料命名規范，可針對研發、銷售、采購等不同的業務用途可以使用多個名稱，從而盡可能的保留了現有的工作模式，同時還解決了物料信息的共享問題。比如生產耗用類型的物料要關注采購提前期、最小批量、最大批量、安全庫存等，產品類別的物料要突出銷售相關的屬性，以產品類別的物料信息管理如下：

數據來源：H制藥企業

圖 4.2 物料信息管理內容

重要字段說明：

【產品編碼】：企業營銷系統與 ERP 系統中產品的唯一編碼。該編碼是 K/3 系統與ERP系統之間調A信息的主鍵值。

【標準通用名】：產品注冊批件上的標準藥品通用名稱。【營銷產品類別】：標準行業分類，包括：化藥、中藥、生物制劑、生物疫苗、原料中間體、醫療器械、日用/保健品和其他等明細信息。

【劑型】：集團制定的產品分類明細。

【標準計量單位】：產品的最小銷售單位，例如：盒、支、瓶等。

【規格】：最小銷售單元的規格，要求帶含量及裝量，例如：100萬IUX1支。【包裝規格】：每件最小銷售單元的裝量。

【大包裝計量單位】：產品大包裝計量單位，統一標準：件。

【處方藥/OTC】：按照藥監局批準產品分類,標注該產品是處方藥、甲類OTC、

乙類OTC,既不是處方藥也不是OTC的產品標注“無”

【主銷模式】該產品當前主要的銷售模式，分為：物流，臨床，OTC,其他。

【商品條形碼】：產品條形碼上的13位數字信息。【電子監管碼】：產品電子監管碼的前7位數字信息，沒有的標“無”。【批準文號】：產品注冊批件上的批準文號。

【是否在銷】：正常銷售的填“是”，其他的填“否”。

（2）用純銷管理作為銷售計劃執行考核的信息來源

純銷概念在醫藥行業中被普遍使用。準確的核算純銷，就必須做商品的流向跟蹤，流向跟蹤的過程，也就是管理客戶（包括各級經銷商）庫存的過程。因此我們也可以利用純銷管理的方法管理客戶庫存。純銷管理的流程如圖4.3所示。

圖 4.3 純銷管理流程圖

流程規劃簡要說明：

1）銷售申請和銷售訂單在營銷管理系統里完成，銷售出庫單在現有ERP管理系統中完成。

2）銷售發貨時，在 ERP 管理系統中直接生成出庫跟蹤單，增加分銷商庫存，

如果客戶是終端商生成直銷單，增加終端商（比如醫院、藥店或超市、賣場）的庫存。

3）一級分銷商（一級承銷商）將商品賣給二級分銷商（二級承銷商），減少一級分銷商庫存增加二級分銷商庫存。

4）一級分銷商或二級分銷商（一、二級承銷商）將存貨賣給終端商（醫院或藥店），減少分銷商庫存，增加終端商庫存，通過上述跟蹤，存貨進入了銷售終端。

5）終端商將存貨賣給消費者實現純銷，實現純銷的同時按終端費用政策計提終端支持費用（可能會產生市場開發費、推廣費、宣傳費、臨床費、促銷費等）。

營銷中心的產品銷售計劃來源于銷售純銷計劃，在公司制定的營銷計劃，也稱作純銷指標或純銷任務。純銷，就是指產品實現純粹的銷售，即終端銷售，是完成產品銷售全過程的銷售。在目前的銷售業務中，公司銷售組織把商品賣給分銷商后（可能會中轉多次再到終端商），分銷商還要再賣給終端商，終端商再賣給消費者，商品銷售的全過程才得以完成。我們把完成了銷售全過程的銷售稱作純銷。純銷管理理論認為，商品只有被最終用戶消費掉，公司的銷售風險才最終解除。

（3）分級計算，自動掛接和更新銷售計劃信息

由于公司醫藥代表流動頻繁，如果按醫藥代表編制計劃，醫藥代表一旦流失，計劃調整的工作量會很大，所以在營銷管理系統中的純銷計劃編制采用自動調整模式：即按客戶+存貨制定純銷計劃，然后根據客戶分管關系把計劃自動分配給醫藥代表，再按醫藥代表的銷售區域劃分落實到具體所屬的部門。

計劃編制的自動調整模式的基本原理是：

客戶的計劃=工（負責的各個存貨的計劃）

銷售代表的計劃=工（負責的各個客戶的計劃）

辦事處的計劃=工（所屬的各個醫藥代表的計劃）

大區的計劃=工（下轄的各個辦事處的計劃）

計劃編制自動調整模式最大的好處是，在醫藥代表發生流動時，無需調整計劃，

只需要調整客戶分管關系，計劃就自動調整到位了。比如醫藥代表張三分管了5 家醫院，每個醫院20 個品種，張三于3 月底離職， 4月初將張三分管的醫院分配給了李四 2 家、王五 3 家，按計劃的自動調整模式進行操作，我們只需要把這 5 家醫院的分管醫藥代表從 4月份分別修改為李四和王五即可。

同理，為了年初錄入計劃的簡便，系統支持按部門編制部門計劃，按自動調整模式編制客戶計劃通過分管關系分配給醫藥代表。

4.4.2將 GMP 管理信息化，消除管理中的信息孤島

根據GMP管理規范中第七十六條的要求，質量管理部門應當會同相關部門對主要物料的供應商質量體系進行評估。藥品的質量依靠設計和生產出來的。只有按 GMP 設計和生產的藥品，其質量才是可以信賴的，質量管理部門在 GMP 中的地位是十分重要的，負責生產全過程的質量保證。

產品質量是企業生產經營活動的成果體現。質量管理的全過程是指產品質量形成和檢驗的全過程。在生產企業實施全過程質量管理，要求在質量形成過程中剔除不合格品，實行預防為主的管理原則。即一方面要把管理工作和事后檢驗的重點轉移到事前設計和制造過程上來，加強對生產過程各環節的質量管理，消除生產不合格產品的各種隱患，做到“防患于未然”；另一方面要建立逐步形成從市場研究、產品研發、生產到銷售推行使用全過程的質量保證體系。就藥品生產而言，就是要求在投產前對全部生產過程必須規定得十分明確，采用經過批準的生產方法；利用合適的廠房、建筑及裝備；使用合格的原輔料；對工藝衛生和文明生產有嚴格的要求；要有足夠的、經過適當培訓、并能勝任其職的工作人員；還需有適當的倉儲及運輸設施。為保證藥品的安全性、有效性、穩定性、均勻性和品質優良，確保產品全部符合質量要求，對藥品質量的控制不僅限于分析、化驗、檢查、車間檢驗和出廠檢驗等，而且涉及到整個生產過程的全部監控措施。質量管理部門則負責藥品生產全過程的質量保證實施。

質量檢驗為質量保證提供信息，質量保證則為質量檢驗提供保證措施。兩者是相輔相成的，不可忽視其中任何一方。質量保證要求企業在生產過程中，采用一切有效的措施，把影響產品的質量因素，消除在生產過程之中，以最大努力做到事前預防，而質量檢驗僅是事后把關。影響產品質量有諸多因素，例如操作職工的精神狀態和技術水平、原輔料的質量、設備狀況、生產工藝、檢測手段、生產環境，工藝衛生等都對產品質量有直接影響。特別是每一生產批次是否達到均一性，隨機抽樣是否具有代表性，這些將影響產品質量檢測的準確程度，因此，在質量管理過程中既抓好事前預防，也不可忽視事后把關。

仔細參照GMP管理標準，本著提高管理效率的目的，全面梳理現有的質量信

息管理工作，針對這些方面需要做必要的改進過程。

（1）打通質量信息管理與業務系統之間的流程，消除“信息孤島”

在企業管理過程中，質量管理工作的實施不僅涉及到質量檢驗部和質量保證部，還需要公司各部門的協調配合。因此，確保業務流程管理的各部門和人員權責明確，逐步構建起并不斷完善符合企業實際環境需求的流程管理責任機制，是全公司的一項非常重要的工作。流程管理涉及到企業管理活動的方方面面，包括了企業組織管理和產品質量管理，需要各部門的協同與配合。從形式上來說，流程管理可以看作是零散企業的生產規范和管理制度等一系列文件，也是企業質量管理的戰略目標。經營管理的各個部門和各個環節，都要圍繞這一目標的實現，切實把責任落到實處。

（2）梳理質量管理標準，將管理標準與質量結果數據進行關聯追蹤

按照GMP管理標準，其中質量管理中的對批次管理有要求的記錄主要有：

1）所有物料的質量標準（原料、中間體、成品、包材等）；

2）所有檢驗操作規程（原料、中間體、成品、包材、總則等）；

3）所有儀器儀表的操作規程；

4）所有儀器儀表的保養規程、記錄；

5）儀器使用記錄；

6）各種設備的操作規程；

7）設備運行記錄（如：培養箱溫度、加速實驗箱溫濕度等）；

8）標準品的管理規程、發放使用記錄；

9）工作標準品的標定SOP、記錄；

10）培養基的配制、發放使用記錄；

11）標準溶液的配制規程、發放使用記錄；

12）合格證的打印使用SOP、記錄；

13）收發貨、存放SOP、記錄（含：貨位標示、待檢證、合格證、原廠家標簽的相關規定）；

14）取樣 SOP；

15）取樣樣品登記發放記錄；

16）產品質量臺帳；

17）化驗批記錄；

18)留樣考查的SOP、記錄；

19)留樣考查樣品的質量臺賬；

20)留樣產品的登記(含留樣編號)；

21)留樣室的溫濕度記錄；

22)留樣樣品銷毀記錄；

23)取樣記錄；

24)環境檢測記錄(含浮游菌、塵埃粒子)；

25)產品放行的 SOP；

26)偏差調查SOP、記錄；

27)供應商的審計SOP、檔案；

28)不合格品臺帳、處理記錄；

29)返工處理的 SOP。

整理 SOP 對檢驗過程進行的詳細說明，將需要記錄的數據全部列出便于在檢驗過程中填寫，將SOP規定的數據全部電子化進行關聯。

質量管理部門在建立健全業務流程管理體系的過程中，需要通過 SOP 等將相關過程的操作規范和具體檢測方法以及職責權限等方面來予以細化和明確，然后根據獲取的檢驗過程數據再來評測質量管理流程的實施結果，進而發現并解決存在的問題，最終達到優化檢測SOP和數據電子化方案的目的。具體到質量信息管理的全過程而言，需要對整個業務流程加以控制。具體的控制流程為：業務部門提交質量請驗單一 QC 接收質量請驗單一檢測準備一檢測人員采集運送樣品一實驗室接收和處理樣品一檢測樣品、填寫檢測數據一 QA審核確認結果一QA發布放行指令。

（3）加強信息化手段的應用，方便進行質量信息追蹤

將GMP管理中要求填寫的數據全部納入到信息系統的管理流程中，從源頭開始著手，從 GMP 標準的建立開始，就把標準和數據結果納入到信息系統管理中。在信息化落地的過程中，需要對原有的ERP系統進行升級改造，能夠在當前標準單據上進行擴充的就擴充填寫內容，無法擴充的則增加對應的功能節點，確保數據能夠進行關聯查詢，對于數據的統計要滿足多維度多條件的篩選需求，保證系統在進行數據追蹤查詢的時候，將批次信息作為條件可以快速查詢出所有的質量管理信息。

（4）建立健全全面質量管理信息體系，方便信息追蹤效率的不斷提升對質量管理工作的不懈追求，是保證產品質量穩定的最好保證。產品的質量是

在生產的過程中形成的，而質量管理則貫穿于生產的全過程。因此，優質產品取決于現代化、科學化的質量管理體系的建立。朱蘭質量螺旋曲線是質量形成和質量管理的理論模式，它科學地回答了為什么說“藥品質量是設計和生產出來的，而不是檢驗出來的”這一問題。其主要內容為：實現質量的“適用性”，提高產品質量，改進老產品，開發新產品，全過程管理至少有13個步驟，由于將該過程比喻為螺旋，產品質量周而復始地螺旋式上升而得名。

從形狀上來看，朱蘭質量螺旋是一條螺旋上升的曲線，主要用來表達產品質量產生、形成、實現的客觀規律，該理論的特點如下：

1）產品質量的形成主要是由市場研究、產品開發、設計、確定產品規格、編制工藝文件、采購、儀器儀表及設備裝置、生產、工序控制、產品檢驗、測試、銷售、服務13個環節構成。環環相扣，相互促進。；

2）產品質量形成的過程周而復始，是一個不斷上升、不斷提高的過程；

3）要想形成質量，必須將13個環節進行質量管理，對產品質量進行全過程管理；

4）質量管理是一個社會系統過程，質量形成過程不僅受到企業內部影響，還受企業供應商、批發商、零售商客戶等單位或個人影響；

5）質量管理是以人為主體的管理；

6）在某一次曲線末端，要使曲線能循環上升，必須依靠人來推動。

朱蘭質量螺旋曲線生動地體現了全面質量管理（TQC）的進攻和開拓精神。這種把生產現場與銷售市場聯在一起的經營管理，這正是使企業做到以最佳質量、最優生產，最低消耗和最佳服務，從而獲得較大利益的有效方法。

4.4.3業務信息流程重組，提高業務流程處理效率

可以說業務流程管理（Business Process Management， BPM）完全不是一個新概念，甚至也不是一個新術語。它是由業務流程優化、業務流程重組和業務流程變革等業務流程進行跨界整合和演化而來的。業務流程管理從管理理論或戰略層面的角度去描述、理解、表示、組織和維護企業在一個有內部和外部事件的環境中的一系列相互依賴的業務流程。從具體的實施來看， BPM 還可以分為流程分析、流程定義和重定義、資源分配、時間安排、流程管理、流程質量、效率評估和流程優化等。業務流程的持續改進過程是貫穿于整個企業生產經營活動全過程的運動的、持續的過程。在持續改進的過程中，流程經理應采取有價值的方式對其進行檢查和監督，并及時對過程中獲得的信息進行評估和監督，以提高業務流程的運行效率。當業務流程運行的有效性在持續改進的過程中還處于較低水平時，那么持續改進的方式就不能起到根本性的作用，甚至無法扭轉局面。因此，企業必須果斷選擇和接受變革，而這種方式才是回歸本源的正確選擇。

業務流程重組思想的出現是對業務流程管理理論的飛躍和創新，同時也暗示了當業務流程管理出現瓶頸后，組織迫切需要進行變革。業務流程重組理論的核心

思想就是流程管理思想，是現實中用于指導流程管理變革的一般性原則，其目標旨在對企業現有流程的合理性進行根本上的再思考和再設計。在對銷售業務流程進行分析的基礎上，以提升流程效率為前提，對現有的業務流程進行優化重組，優化處理工作主要分為以下幾個方面：

（1）規范信用額度評審與更新流程，通過完善審批依據來提升審批效率營銷中心在建立客戶授信額度前要調查和評估客戶的信用狀況，做出科學的信用額度決策，調查的內容主要包括企業概況、歷史背景、組織架構、經營狀況、信用記錄和發展前景等。明確各部門的審批工作內容，建立起信用評價標準、信用額度和信用期限后，落地執行信用控制流程，使得信用管理的審批真正發揮作用。

以提升業務流程審批效率為目的進行優化后的信用額度評審與更新的流程如圖 4.6 所示。

圖 4.6 信用額度評審與更新流程圖

（2）對要貨申請進行流程再造，明確流程判斷條件

針對于客戶要貨實施全面的整理，對風險加以細致的防控，借助信息系統的方式進行相關業務的分配，使得所有人員都能夠及時了解公司的業務運作情況，保證對業務管理流程的全面掌控。通過構建和健全授權監察和審批制度的方式，保證各

部門對相關業務的審核更加嚴格，審核依據也更加可靠，當被授權部門進行業務流程審核時，保證審核流程是按照相關規定進行實施的，通過明確審核人的職責和需要承擔的責任范圍，并由監管部門定期對授權的結果進行審查，評價最終的授權效果和審計審核日志。

通過對現有的流程進行優化后的要貨申請管理流程如圖 4.7 所示。

圖 4.7 優化后的要貨申請管理流程圖

（ 3）對退貨審批進行流程再造，簡化損失責任認定審批流程

當藥品進入市場流通或使用環節后，如果客戶要以質量或非質量為由要求退回藥品的，銷售人員應當對客戶的要求進行及時響應，向客戶落實清楚退貨藥品的基本狀況以及退貨原因，包括藥品的一些基本信息，比如藥品名稱、規格、批號、數量、有效期等。在創建銷售退貨申請時，要查找以前對應的訂單批號，防止串貨的發生，銷售部門審核時可以查看該客戶的產品發貨單和歷史退貨數據，對退貨理由或數量有異常的要進行調查。當退貨申請完成審批后，市場支持科的售后人員將和倉儲人員一起，將存放于退回藥品待檢區域的藥品進行初步檢查和藥品信息核對，最終以核實的藥品信息填寫請驗單，配合質量檢驗部人員進行檢測，最終由質

量保證部進行質量放行判定，并對有損壞的藥品區分損壞原因和責任判定。特別是在當存在藥品損壞要核實責任方時，更要仔細核查退貨產生的緣由，到底是市場銷售狀況跟預期出現了較大偏差，還是由于銷售人員沒有實事求是的調查和反饋藥品流向與客戶的經營能力。對于銷售退回后造成損失的管理及相關重組后的流程如圖4.8所示。

退回藥品在經過質量檢驗合格放行后將倉庫管理員進行入庫處理，然后由銷

售人員審批退貨申請和紅字沖減發票的申請并交由財務部進行后續應收賬款的處理；對于我方責任的，則與客戶商量是否進行退貨或換貨處理；對于因客戶原因造成的退貨，則從長遠共贏的客戶關系考慮繼續酌情處理。酌情處理指的是綜合考慮客戶未來合作價值和貨品的回收價值，從長遠利益出發來決定是否要接受客戶的退貨申請，如果同意，則應當按照當批藥品的實際損失來確定給客戶的退款比例；若不是客戶原因，則在退貨退款流程處理執行完畢后，應當在企業內部明確具體的責任人，如有必要還可以做出進一步的的處罰。若因特殊原因無法明確具體過失責任人的情況下，則計入企業損失。通過在流程上建立起退貨責任追查機制，可以將原來紙質單據的管理流程制度化、規范化，避免不合理的銷售退回。經認定為廢品的藥品，由相關倉儲管理人員主導按照企業藥品廢品處理的標準流程進行專業處理。由倉儲科在質量保證部、財務部的監督下對藥品廢品進行銷毀處理。此外，對于藥品廢棄物必須單獨存儲且做好流轉記錄，避免因混雜等管理不善的原因再次流入市場。一旦發現藥品廢品發生丟失的情形，倉庫管理人員應及時向相關部門匯報，協助相關部門迅速查明丟失原因，追回丟失的廢品并追究相應人員的責任，如果繁可報警處理。針對因銷售退回責任不明確引發后期糾紛的問題，通過健全完善的銷售退回管理制度，明確到具體責任人。

4.4.4多個部門協同管理，打破業務信息管理邊界

倉儲科雖然是負責庫存管理的直接部門，但是庫存管理不僅僅是倉儲科的事情，為了提高庫存管理水平，要打破信息管理的邊界，加強倉儲科與其他部門的聯合溝通協調能力，以切實提高倉儲管理水平為首要任務。

（1）完善安全庫存補給策略，優化采購提前期的合理區間值倉庫管理員會定期進行周期性檢查，當庫存水平低于最小安全庫存時，就通知采購員進行采購，具體的訂購數量由采購員憑經驗判斷。這種工作方式主要有以下幾個方面的缺陷：

其一，由于原輔料的采購間隔期較長會導致采購提前期變化造成的潛在風險和影響加大。比如，當倉庫管理員在查看庫存時很可能庫存數量尚未低于最小安全庫存，但在下一個周期內由于其上游供應和生產需求的變化而可能導致缺貨的產生；

其二，按目前的方法，當前所設置的安全庫存計算缺乏統計依據，會出現由于供應和生產需求的變化而導致庫房缺貨或庫存量過髙的風險加大。庫存的風險大小全憑庫管員的經驗判斷，風險較大。

其三，采購員在預估采購數量時，會考慮經濟采購批量。經濟批量的多少缺乏

系統的計算依據，除了采購價格，產品生產的成本還有倉儲成本、運輸成本等多方面的因素。

（2）加強采購流程的協同管理，及時更新庫存信息

通過對采購流程的優化，加強協同管理后的采購入庫流程如圖 4.9所示。

圖 4.9 優化后的采購入庫管理流程圖

重要節點的說明：

1）采購的原材料到達公司后，供應科協助進行接收處理，貨物應附供應商化驗單，由倉庫專人按規定驗收，書面憑證如訂單、發票、產品合格證等，另外是對外觀進行目測；

2)庫房管理員在接收物資的時候，將原來需要手工填寫貨位卡、自檢記錄、庫存臺賬、電子秤使用記錄等紙質表格，轉變為用信息系統自動生成，提高信息的準確性，以便日后查詢；

3)如果同一物料一次到貨為兩個以上生產批號時，應分別記錄，并要求供戶廠家提供每一批原料的廠家化驗單。若無分批原材料的廠家化驗單，必須做拒收處理；

4)倉庫管理員在對外觀檢測合格后，在 ERP 系統中錄入原材料采購入庫單，原材料在系統庫存中處于原材料待檢庫位。系統將同步創建質量請驗單，補充完整取樣記錄信息，倉庫管理員按規定進行取樣后，在原材料外包裝上貼取樣證，將物料入庫單、物料檢驗請驗單、供應商的物料化驗單一起送到質量檢驗部；

5)質量檢驗部在系統里接到請驗請求后，審查填寫取樣記錄和上報的入庫單、廠家化驗單等信息，進行留樣記錄。在完成樣品經檢驗后，質量檢驗部在填制檢驗單；庫房根據檢驗合格結果自動生成入庫單，并按規定進行留樣；

6)當檢驗結果錄入完成后，質量保證部進行質量放行處理。不合格品將根據質量原因進行拒收或者偏差處理后投入使用。進行偏差處理的，偏差處理合格后，原材料從不合格品庫位移動到合格品庫位，系統將保存偏差處理記錄；

7)對于質量合格放行的原材料，倉庫管理員進行移庫操作，從待檢庫房庫位移動到合格庫位；對于質量不合格的將從待檢庫位移動到不合格品庫位，同步填寫貨位卡、物料收發臺賬等；

8)庫房中的待驗、合格、不合格原材料的庫位嚴格分開，按批次存放，懸掛明顯標識，與系統中的庫位進行對應；

9)物料收發臺帳：包括序號、收貨日期、品名、編碼、入庫序號、供貨單位、供貨批號、包裝規格、件數、總量等；

10)庫房原材料物料平衡在該批原材料出庫完畢后進行統計，結果由庫管員留存。

(3)采用委托管理機制，出庫后仍能主動管理庫存

將存放于車間的生產物流委托給車間管理。輔料是構成藥物制劑的成分中必不可少的組成部分，它在藥物制劑中雖無特定藥效，但與藥物制劑的外觀成型、性能穩定、成品質量和藥代動力學等都有著非常密切的聯系。對于這種一次性用不完的

生產物料，倉儲科采用按包裝批量的方式配送到車間，改為在車間設置庫房，將這種類型的物資由原來的領料出庫改為庫房之間的調撥，賦予倉儲科對生產車間庫房的查詢權限，這樣就可以實現生產物資的現場庫存管理，更好的掌握庫存。

為了能夠主動管理庫存的目的進行優化后的生產領料出庫管理流程如圖 4.10 所示。

圖 4.10 優化后的生產領料出庫管理流程圖

重要節點的說明：

1)將正常生產所需物料分成了三類：原輔材料、包裝材料和按包裝批量領取的輔料。原輔材料根據生產計劃的安排，根據工序的時間要求將物料按配方物料清單的用量配送到生產車間進行交；包裝指令下達后，按包裝批量配送到包裝工位；將批量領取的輔料管理權限轉交給生產車間，這樣便于對該類不能當批用完的物資進行庫存管理；

2）倉庫管理員根據需求進行出庫處理，系統自動生成對應的表格記錄，貨位卡和庫存臺賬自動更新；

3）在ERP系統完成的出入庫信息自動同步到K/3,形成入賬信息依據。

（4）將取樣操作移交到倉儲科，庫存管理工作變被動為主動

在質量檢驗部對物料進行取樣的環節中，經常遇到找人或等人的情形，導致企業內部的物料取樣、檢驗和質量放行環節的時間全部延長。對于此，在質量檢驗部和倉儲科的溝通合作后，將取樣職責由質量檢驗部轉移到倉儲科，對倉庫管理員進行取樣有關的崗前培訓。在將取樣的工作職責轉移到負責庫房管理的倉儲科后，可以優化填表、通知、找人、等待的這些步驟，提高了溝通效率，簡化了業務流程，加快了取樣和樣品送檢的速度，進一步有效縮短了企業內部質量放行的提前期。

另外，將采購訂單的到貨計劃查詢權限賦予質量檢驗部，特別是近兩周物料的到貨計劃與倉儲科、質量檢驗部相關人員共享，使得各職能部門能夠更準確的對近期的收貨、取樣和檢驗的需求預測，從而合理安排人員與工作計劃，促進溝通水平和工作效率的提升。

4.4.5進行信息系統整合，確保財務核算信息一致

系統的投入使用是滿足了不同階段管理的需求，但是隨著管理工作的不斷深入和協同工作的密切，系統的邊際阻礙越來越嚴重，甚至出現了為保證系統的運行而增加人手來做輸入數據的工作，但是數據的準確性和及時性的風險還是依然存在。因此，業務部門如果想更好的發揮協同效應來實現增值，就迫切需要對當前的系統進行改革，提高工作效率，確保最終的財務核算工作準確的同時，更能保證財務過程核算管理的準確性，更好的為管理決策做信息支撐。信息系統集成策略可分為共生、支持最佳、吸收合并和轉型四種，如果我們能夠通過分析不同并購戰略的需求來選擇合適的整合策略，就可以達到更好的整合效果。根據當前存在的幾個主要問題，需要做進一步的改善和推進工作。

（1）加強統一的信息溝通平臺的應用

雖然一線員工只是信息管理過程中的一個節點，但是在整個信息管理的過程中卻發揮著至關重要的作用， H 制藥公司在優化管理的過程中，要加強相關人員的培訓工作，不僅僅是熟練掌握本崗位的信息管理關系，還應該積極的對其他部門的信息管理運作進行了解，延長對本崗位節點的前后端信息關系的了解，使信息數據在安全性、準確性和規范性方面可以得到更有效的保障。對于財務核算的數據來源應當以 ERP 系統為準，由此相關聯的采購、生產及營銷出入庫單據的產生及時反應了業務發生情況。在日常的業務溝通中，要取消以QQ、微信等難以動態反應數據變化的形式，使用公司的0A系統進行溝通留痕，便于事件的追蹤及落地管理，同時還需要給相關崗位的人員開通數據的相關查詢權限，開發和完善數據統計報表。通過必要的信息化手段，加強財務部對業務的監督和規范化，避免業務中相互扯皮和推卸責任現象。

（2）統一會計期間，保證會計期間內的核算數據一致營銷系統沒有結存的概念，數據統計期間的取數不影響其他系統的賬期結果。

重點是將K/3系統和ERP系統的會計期間進行統一。在ERP系統中啟用會計期間的數據檢查和限制功能，會計期間也進行按月設置，并且可以對會計期間進行開啟或關閉處理，即設置25日為月最后一天，單據的記賬日期默認為最終審批通過的日期，即使更改記賬日期也只能更改到處于開啟狀態的會計記賬期間。通過會計期間的統一，保證了財務統計月報表的數據對象一致，便于檢查數據的正確性。

（3）建立系統間信息同步機制，單據可以參照生成，降低數據錯錄帶來的核算差異

由于銷售出入庫單據信息的來源可追溯到銷售申請，那么將營銷系統中的銷售申請通過建立系統之間的通道來進行自動同步，那么當進行出入庫處理時，倉儲管理員只需要參照申請來生成出入庫單據，避免了客戶名稱、品名、數量、批號等輸入性錯誤，通過參照生成的方式還大大提高了錄單效率。

財務部進行核算的出庫單據由ERP系統生成，那么通過建立ERP系統與K/3 之間的信息同步機制，可以自動且快速的將已經審批通過的出入庫單據同步到 K/3 系統中，減少在K/3系統里面重復錄入單據。按照同樣的道理建立ERP系統與營銷管理系統之間的產品出入庫單據的同步，減少在營銷管理系統里面重復錄入出入庫單據。

通過建立單據的信息同步機制，減少了單據的重復錄入，不但提高了錄入和審批的效率，還避免了數據錄入的工作失誤。

（4）通過整合系統來達到財務核算數據的統一整合的系統涉及了采購、銷售、財務、倉儲和生產等業務部門，而且每個基本

上都是熟悉自身業務管理系統的，對外界其他系統不敏感，希望維持穩定，在文化

和協作方式還沒有完全統一，協調和溝通好各個業務部門是系統整合成功的必備條件。三大系統本身都是滿足于特定業務場景的系統，有行業強制規定的，也有滿足個性管理進行的開發，中間的技術和服務類型繁多，由于管理系統本身的復雜和不可預測，在進行功能的補齊和數據遷移時可能會出現未知的風險。多套系統同時運行，并且系統之間還存在各種交互，這種復雜狀況也會對系統整合的可控程度產生影響。

雖然出入庫管理上來說，關注賬務處理的財務部是核心，但是此次管理系統整合的目標并不是僅僅滿足財務部的需求，而是跟財務賬務處理相關的一系列業務的綜合體。從財務的來說，系統整合將提高賬務處理的效率，能夠更好的支持管理決策。從倉儲科的角度看，該整合不僅僅是減少了錄入單據的工作量，提高了工作效率，更是利用系統打通了前后管理流程，給管理帶來了提升。從質量管理部門的角度來看，將質量管理的諸多數據納入到統一的系統中，前后銜接，避免了數據重復錄入可能的錯誤，流程管理變得更加方便和可控。因此，通過系統整合的方式可以有效提升多個業務部門的管理效率。

整合模式說明優勢劣勢

以其中一個軟件為基

吸收合并礎，將其他兩個系統可以徹底解決問題

合并進來

較快的實現增值

建立一個新的系統來不受原有系統的限

轉型

替代原有系統制

將三個系統都保留下

共生來，將一些功能和數整合代價小系統間協同難度大

據打通

表 4.1 整合模式的優勢和劣勢對比

工作有重疊，如果軟件信息系統不進行有效整合，相關崗位還是要基于三套系統進行工作，不能從根本上解決業務整合問題。所以，能否解決信息系統整合問題成了促成業務整合的關鍵。

由于金蝶 K/3 系統關系到財務賬務的處理，不可能自行開發替代系統，而金蝶 K/3 由于功能的限制，也無法實現其他兩個系統的個性化功能，所以，從長遠考慮這次信息系統的整合采取共生的方式，將以前后流程銜接緊密且功能豐富的 ERP 系統作為整合基礎，將營銷管理系統和金蝶K/3系統的出入庫管理功能合并到ERP 系統中。

系統分散造成組織的運作不夠順暢。首先，三大系統雖然各司其職，側重點不同，但是有重合的地方，這些重合的地方難以滿足部門不斷發展的需求，即使優先級較高的需求也經常存在嚴重積壓的情況。其次，系統的運營和維護工作量巨大，在人員和服務器上都存在不同程度上的冗余，帶來了一定程度上的資源浪費。最后，由于存在三個系統，特別是倉儲科同時使用三個系統，在組織內部的精力被分散。

通過對系統的客觀分析發現，三個系統都存在人員、產品和客戶信息，金蝶K/3 系統和 ERP 系統還存在原輔材料和供應商信息，這些信息在系統中的顯示名稱存在一定差異，無法直接匹配，通過建立以下對應關系表，核算的基礎數據將可以在時間上保持一致：

1）建立物料和產品的對應關系信息；

2）建立人員的對應關系信息；

3）建立供應商的對應關系信息；

4）建立客戶的對應關系信息；

5）建立出入庫移動類型的對應關系信息。

系統中單據的對應關系如表 4.2 所示。

ERP系統業務描述 K/3系統營銷系統

采購入庫單（正數）到貨后合格收貨采購入庫單（藍字）

采購入庫單（負數）退還供應商采購入庫單（紅字）

生產配料生產領料出庫領料出庫單

產品質量放行產品完工入庫成品入庫單

產品發貨產品發貨成品出庫單（藍字）銷售發貨單

產品退貨入庫銷售退貨成品出庫單（紅字）銷售退貨單

表 4.2 出入庫單據整合對應關系表

通過建立以上對應關系信息后，在ERP系統中錄入單據，單據完成審批后, 將實時在 K/3 系統營銷系統中創建對應的單據，從而達到數據的一致性。

第 5 章 H 制藥企業信息管理優化實施保障

5.1 組織架構

在優化實施的過程中，必然會引起相關崗位工作的變化，可能會出現部分人員或部門為了保護自身利益而影響優化方案的落地實施，為此需要成立涵蓋業務部門的項目實施小組。項目實施小組的架構如圖 5.1 所示。

（組長：總經理

^副組長::常務副'總

（~ 1

調研實施小組（技術開發小組

圖 5.1 項目實施小組的組織架構圖

專家小組主要由分管副總、部門負責人組成，負責審核批準具體方案，對項目進度進行監督和考核驗收。

調研實施小組負責對具體的信息現狀進行調研，制定具體的優化方案，對項目的進度、質量、資源、風險等進行把控，負責培訓關鍵用戶。

技術開發小組負責對三大系統進行梳理，負責相關程序的二次開發工作和測試工作，對實施過程中的疑難技術問題進行收集、分析、復現和故障處理。

關鍵用戶小組是業務部門內的核心崗位人員，了解部門內的信息運作管理，負責配合調研工作的進行以及對部門內其他人員的培訓指導工作。

5.2 管理制度

H 制藥企業為了保證信息管理能進行合理的優化，要制定或明確相關的管理制度進行保障，通過了解和熟悉業務部門的運作流程和管控重點，制定的各項管理規章制度要貼切業務管理發展的需要，把控好促進業務與合規管控之間的關系。制定項目實施的項目管理制度，明確小組成員的職責，對小組成員的進入和退出進行嚴格管理，保證項目實施隊伍的穩定性和專業性。

5.3技術應用

導致當前系統各自為大的問題，其最大的原因是沒有完善的整合技術平臺，因此建立企業信息生態平臺的重要性也顯得越來越重要。這其中，既有組織內部的技術整合，也有與外部機構的技術整合，進而達到形成全方面的整合，形成更高比例的管理自動化，最終達到更高智能水平的管理。技術開發小組要加強對先進技術的運用意識，最大限度的利用大數據、人工智能等信息技術代替耗時耗力的人工統計和分析，大幅降低經營和管理成本，從而加強企業風險控制，提高信息化治理能力。

5.4專業人才

人力資源是企業進行正常運營和開拓創新的基礎資源。為此，企業需要特別關注人力資源的擴展和專業人才的培養。人力資源保障分別從人員數量和人才數量上考慮，針對人員數量，隨著企業對信息化建設的重視程度越來越高，其對相關資源的支持力度也逐漸增大，除了通過校園招聘與社會招聘兩種渠道調整人力資源規模，擴大信息技術人員的總體規模，可以有效緩解由于信息管理系統應用規模的擴展和相關業務系統實施范圍的增加而導致的專業技術人員數量不足問題。同時針對關鍵業務領域開展內訓，對相關業務領域較為熟悉的業務人員以及管理人員開展信息化技術培訓。在此基礎上，還要加強對外部專業人才的管理，比如金蝶K/3 系統需要金蝶公司進行數據的測試認可，同時對新入員工開展專家培訓、構建企業業務信息化知識庫和信息相關崗位的轉崗輪崗制度，為將來企業推進信息管理的持續優化和更新建立基礎。

5.5考核評估

按照績效管理的相關理論，應用科學、規范的考評和監督管理制度可以對信息管理優化實施的部門及人員能夠起到有效的約束與激勵作用，同時也是優化方案能夠順利落地實施的重要保障條件之一。方案的實施離不開合理的激勵和監督，人力資源部作為績效考核部門要將實施過程中工作完成情況，加入到員工的考核要點中去，使方案的實施優化效果得到考核部門的監督，對于執行的好的部門及個人要給予物質和精神獎勵，對于問題解決不好的再督促繼續改進，要積極地引導，讓他們更清楚的了解信息管理優化給工作帶來的便利，完成正向的強化和督促機制。

第 6 章結論與展望

6.1 研究總結

本論文探討了工商管理領域內制藥企業信息管理的有關內容。通過對信息管理方面的研究與學習，運用其理論對制藥企業的信息管理進行了優化研究。通過對 H 制藥企業在計劃、質量、銷售、倉儲和財務業務線面臨的現狀進行系統的分析，歸納總結出了企業在管理方面存在的信息共享、信息孤島、流程再造、管理協同和系統整合方面的典型問題以及造成這些問題的主要原因。進而，利用信息管理理論提出信息優化實施的原則和思路，并針對現狀的問題提出相應的整體解決方案。最后，為了保證管理優化能夠順利落地實施，分別從組織架構、管理制度、專業人才、技術應用和考核保障方面提出對應的保障措施。

此外，筆者對制藥企業信息管理的分析是基于H制藥企業的實際情況開展的，對應的各個信息管理問題是基于該企業在發展過程中對系統合理應用的前提之下，對于行業內的其他制藥企業及其他行業并不一定能夠完全適應，此外筆者提出的相關優化建議和企業的業務實際運作的結合還有必要進行更加深入的研究。

6.2 不足之處

由于 H 制藥企業當前的系統具有很高的復雜性，本論文重在研究信息管理優化方案的梳理上，而在系統整合的風險管理措施上有所不足。雖然項目風險管理過程基本相同，但是也需要根據每個項目的特點來制定有效的風險管理計劃。在可借鑒的歷史經驗不多的項目中，特別需要關注風險的識別和監控。在風險識別上，應從不同的角度進行，保證識別范圍的全面性；在風險監控上，需要關注關鍵風險指標的變化，提前發現風險并采取合適的應對措施。由于時間和篇幅的限制，本文對具體的風險管理沒有做出詳細的計劃，在本優化方案的落地執行時還需特別注意。 6.3 未來展望

通過本次優化方案的落地實施，建立起了一套信息優化的實施方法，在企業未來發展中，堅持深化改革和創新的原則，重視對業務管理信息的收集和更多理論的實踐應用，不斷利用新的人工智能、大數據等技術的綜合運用，對信息管理進行持續優化，將助力企業在新的發展階段進行數字化轉型。

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