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A手機公司采購信息管理系統研究
發布時間：2023-07-09 10:55
第1章前言
1-1研究背景
當下，隨著經濟的不斷發展，從而推動了全球經濟一體化的進展和布局，而相 應的市場競爭變得愈發的激烈緊張，這對于中小型手機公司而言，由于其本身的經 營生產規模較小，抗風險能力以及現金流的不足，信息的獲取不對稱，尤其是在采 購供應鏈管理層次的落后和不完善等方面的不利競爭因素，對于市場的抗風險能力 明顯不足，自身的生存經營也變得舉步維艱。如今，手機行業的更新迭代速度太快, 這就導致了產品的生命周期短以及市場需求變化快兩個難題；此外，我國國產手機 的現狀依然是價格彳氐，利潤低，所能盈利空間狹小，這是對于中小型手機企業想要 實現長期經營發展的難點所在，現在大部分的中小型手機生產廠商均處于虧損邊緣 線附近。若一直沿用傳統供應鏈管理模式，則會對于中小型手機企業的發展造成十 分嚴重的阻礙。只有不斷增強企業的經營水平，促進自身服務能力的提高，加強信 息化管理等方法才可以使得企業的市場競爭力得到明顯的提高。對于企業的生產活 動來說，其中以采購環節為首道工序，而企業的采購管理效率會直接與產品出廠質 量以及庫存成本之間產生巨大的影響，而最終則會直接影響到企業是否能夠滿足當 下變化頻繁的市場需求。對于供應鏈信息化進行科學的管理控制，從而才能實現供 應鏈對于企業運營資金、生產物資以及信息等諸多要素的有效控制和調配，以此促 進企業生產效率的穩步提高。而若要進行科學有效的采購管理，就必須要打造與企 業自身實際經營情況以及與市場經濟環境相對應的采購管理模式，從而促進企業長 期穩定的發展和經營。
1.1.1市場形勢
近年來，我國手機行業的市場形勢變化較大，隨著5G技術的發展，以及手機行業的更 新換代趨勢變化，我國手機制造商抓住了幾次大的發展機遇，逐漸成為了世界重要的手機 生產地以及手機市場。從2011年開始，我國手機產量逐年上升，到2018-2019年度，中國 手機生產（智能機）已經占據全球26%以上。從國際市場來看，我國的華為、小米等大手 機生產商己經進入全國前五，并與蘋果、三星共同瓜分了 70%的全球市場份額。其他的一
些手機廠商如一加、OPPO、錘子等也走出國門，成為世界手機市場上的重要供應商。從這 一角度看，國際手機市場形勢一片大好，尤其是對于第三世界市場如印度、日珊等市場的 占領，我國手機生產制造存在廣闊的市場空間。
2015-2019年中國智能手機岀貨量統計
■單位：億臺
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2015 2016 2017 2018 2019
圖2-1近五年國產手機出貨量
從國際市場來看，國內消費者購買手機主要是出于迭代需求，更換5G手機或購買新功 能、大內存、高性價比的智能機。非智能機的市場幾乎消亡。消費者除了或于華為、小米 等明確具有品牌形象的手機之外，傾向于對于手機性價比的選擇，因此降低生產成本，提 升產品性價比，依然是企業發展的必由之路。
1.1.2發展趨勢
當前國內智能手機的發展主要有以下兩個方向：
第一，手機行業在向智能化、功能化、人性化方向發展。隨著手機行迪術的不斷發 展，原有的打電話、發短信功能己經不再是手機的主要功能，智能機的出現讓手機逐漸成 為連接個人與社會的終端，為了充分發揮手機的功能，必將在研發方面體現出手機的智能 化、功能化、人性化，以滿足市場，體現出自身價值。
第二，中國手機正在觀徒向世界。當前，中國國內的手機市場己經成為紅海，國內 的市場份額已經形成固定格局，除非出現大的變數，否則彳擁改變。為尋求發展，中國手 機必將走出國門，走向世界，這就要求國內手機廠商進一步提升性價比，迅速占領國外市 場。
1.2研究目的與研究意義
1.2.1研究目的
當今時代的發展速度十分迅速，企業也應該不斷的提高自身的各方面的綜合能 力，以適應時代和市場的發展所需。現代企業不單單只是聚焦于產品的開發生產， 還需要根據市場需求，從而進行合理的銷售以及客戶服務等專項工作。在企業的經 營活動之中采購是必不可少的，供應市場會給企業提供產品以及服務，以此增加企 業的資源，用以確保企業能夠進行正常的生產和經營活動。采購管理要嚴格控制檢 查整個采購的過程，特別是對于采購過程之中的貨物物流運輸的各狀態開展及時高 效的跟蹤與監測，促進企業采購活動的高效性和透明性。
1.2.2研究意義
對于企業而言，有的企業在產品采購層面管理工作的信息化水平較低，如此便 導致了企業在進行內部交流溝通時所產生的低效性，沒有建立起便捷及時的信息溝 通渠道。此外，對于倉庫的物資管理忽視了科學性，這就導致了滯后性的產生，倉 庫不能及時的按照市場情況的變動而開展有效的調整。但就對當下的企業調查來看， 我國對這方面的管理工作大部分還是采取以人工管理的形式進行，如此不單是增加 了企業的運營成本，也降低了企業的獲利水平。怎樣采取信息化的手段來增強采購 管理的效率是當下企業所需要關注的焦點，而本文正是想通過對此領域的探索研究 從而提岀一系列行之有效的解決路徑，希望能夠對他人的研究起到借鑒或啟示作用。
1.3研究內容
第一章為緒論，根據A手機公司所處行業的現狀及采購信息管理系統對企業的 重要性來闡述本論文的選題背景和研究意義，并對本文的內容和采用的研究方法進 行簡要說明。
第二章是對采購管理概念、采購信息管理系統概念等理論知識進行概述，為本 文正文部分的論述提供理論依據。
第三章是A手機公司采購信息管理系統建設現狀分析。主要包括企業概況的簡 介，并對A手機公司采購管理現狀進行介紹，以及目前采購信息管理系統的建設運 行情況進行說明，最后對目前存在的主要問題進行分析。
第四章是A手機公司采購信息管理系統分析。通過上一章節分析企業采購信息 管理系統存在的主要問題，來明確采購信息管理系統改進的原則與目標，從系統設 計分析、功能需求分析、業務需求分析三個方面提出釆購信息管理系統改進的方案。
第五章是A手機公司采購信息管理系統設計。從設計目標入手，敘述系統設計 的四個方面，包括系統整體設計、數據結構設計、業務流程設計、系統功能設計四 個方面。
第六章是A手機公司采購信息管理系統實施。為了確保所制定的方案能夠得到 有效實施，本章節通過從實施難點、實施準備、實施步驟、效果分析方面應該提供 的保障進行說明，以達到系統實施的目的。
第六章是結論。通過本文的論述，為A手機公司采購信息管理系統存在的問題 提出設計方案，希望該企業在發展中不斷優化采購信息管理系統，完善管理，通過 采購信息管理系統管理水平的提高，使企業獲得更多的經濟效益。
1.4研究思路與研究方法
1.4.1研究思路
當前，A公司在產品采購層面的信息化工作處于不足狀態，因此也造成了企業 在內部間的溝通效率不高，溝通渠道不夠順暢高效，不能按照市場變化青況而進行 及時的采購管理調整。所以，構建一個科學有效的產品采購信息管理系統是A公司 當前所要迫切解決的一個難題。
本文此提岀以信息化的技術手段來對采購進行科學有效的管理，并著力于構建 一套相對完整的信息管理系統。
本文針對于A手機公司當下所面臨的采購管理現狀作為出發點，將A公司當下 在采購管理中所面對難題和存在的問題進行了論述，通過對A手機公司采購信息管 理系統流程、功能以及管理現狀進行分析，結合信息管理系統相關理論知識，重點 分析企業生產信息管理系統建設運行中存在的主要問題，制定該企業生產信息管理 系統改進方案，主要是從實現基本業務功能為基礎，操作簡單清晰為準繩，系統適 用性為目的，解決A手機公司采購中信息不對稱問題、生產延遲問題、供應商采購 比例不均衡問題、供應商報價流程不規范問題、采購業務不規范問題、采購數據共 享難問題以及目前現有一些信息管理系統老化問題。具體是從流程規范方面入手， 劃定流程圖，進行系統整體設計，進行業務分析，進行業務流程設計，分析數據結 構，進行數據結構設計，分析實現目標，進行系統功能設計。。
1.4.2研究方法
1.文獻研究法：本文對關于電子類原器件采購管理領域的國內外相關文獻和著 作進行了查閱分析，將所有收集到信息進一步整理歸納，以此作為本文研究的一個 理論參考，也獲得了一些提出解決方案的思考路徑。
2.案例分析法：深入了調查分析了 A公司當下所采取的采購管理體系之后，具 體的研究方法為淇一，掌握A公司當前所使用采購管理的整個體系和架構，擴大范 圍的查找A公司在采購管理中所面臨的難題和不足。其二，在查閱分析了國內外的 相關文獻以及實際研究成果的認識基礎上，再根據A公司的實際情況出發，提出了 針對性的有效解決方案和策略，以此提高結論的實際意義。最后提岀結論與展望， 對在研究過程之中所解決的一些問題以及還需進一步優化的地方進行了闡述，自己 的期許希望未來可以實現理想結果。
1.5論文創新點
本文主要創新點從以下兩方面入手：
1.信息化驅動企業采購管理。本文以A手機公司當下在采購管理中所面臨的難 題，找出問題產生的原因，并對其進行了深入的全方面的分析，A公司本身體量為 中等，也就說其可以代表大部分中小體量公司所存在的共性問題。按照實踐出發， 以期對A手機公司進行的采購管理體系探索，進而發掘當下其在采購管理中所面臨 的難題，輔之以信息化的技術手段來進行突破，如此為此類其他中小型體量的電子 類研發公司提供一些具有可行性的參考經驗，以此帶動中小型企業能夠有效的解決 在發展中所面對的采購管理難題。
2.信息管理系統帶動企業管理創新。企業通過建立起科學高效的信息管理系統， 可以讓企業內部處理信息的效率大大提高，此外這也是現代企業實現可持續發展所 必備的前提條件。于A公司而言，擁有一個信息管理系統能夠提高企業的運轉效率，
帶動相關領域的升級優化。
1.6論文框架圖
第2章理論與應用綜述
2.1采購管理概念
2.1.1計劃管理
對于企業的采購計劃開展針對性的計劃制定以及管理，如此企業能夠獲得準確詳細的 采購計劃以及具體的執行方案。采購計劃按時間分為定期和非定期，前者以周、月、季度 以及年度為界線，后者則是以產品銷售以及生產岡懦所導致的。通過科學的制定企業的采 購計劃，實現企業采購需求向直接采購任務的轉變，采購管理系統可以支持企業靈活運用 以銷定購與定產，以產定購等多種采購方法，而且對于采購單的生成也有多類型的靈活的 制作模式。
2」.2采購訂單管理
將采購單作為起點，準確足觴供應商的訂單確認、物流運輸、到貨檢驗、入庫等采購 流程，對采購的全過程進行科學管理。以流程配置的方式，具有多類型的采購流程以供企 業適時選擇，比如：訂單質檢之后入庫，或者是直接入庫等，這一過程中，針對采購存貨 所處的計劃狀態、運輸狀態以及到貨待檢狀態等過程進行嚴密的管理監控。而企業也可以 使用電子商務系統直接向對于的供應商發送采購訂單，開展在線采購活動。
2.2采購信息管理系統
信息管理系統（MIS）它可以為企業的運行管理提供必要的信息支持。”通過 對信息管理的采取、交流、存儲以及處理，最終構建成為一個多用戶共享系統，能 夠直接為基層以及各級管理部門提供有效服務。MIS中蘊含了一些相關的經濟數學 模型支撐，有概率、運籌學以及數理統計等數學方法來實現對管理過程中所包含信 息的處理和監控，并且還可以決策提供科學的輔助支持。而信息管理系統也可以分 成廣義與狹義兩大類。廣義MIS主要是指以計算機網絡技術為依托而進行的管理服 務，多是一些政務部門或事業單位使用，其利用此類系統來完成業務、自動化工作 以及有效管理。
2.2.1系統建設
MIS的建設內容大致包括三個方面：
一是明確管理模式。狹義MIS：是對于現代企業管理方法以及高效管理模式的 合理選擇，并進行高效應用，比如：資源制造計劃(MRPII)以及計算機集成制造 系統(CIMS)等，均屬于是現代企業管理理念的一種深入貫徹與實際運用；廣義MIS: 主要是負責對于管理模式、管理方法、業務規則、自動化辦公等程序體系的明確化， 而總的目標是實現四個層面趨化，其分別是實現管理的：工作程序化、業務標準化、 流程科學化以及數據代碼化。
二是構建完善的計算機網絡系統，選擇適應的系統軟硬件平臺，集成信息管理 系統，推進局域網的建設，讓局域網、互聯網以及廣域網之間形成互聯關系等等。
三是實施MIS,比如：合理的調整優化管理環境、進行職員培訓、維護系統以 及組織信息源等。
2.2.2采購系統建設
在企業的運用發展之中，采購管理系統是必不可少的一環，尤其是當今經濟全 球化的發展速度越發的加快，同時信息技術的進步和發展也尤為迅速，企業所面臨 的市場環境每時每刻都在發生著波動變化。在中國有非常多的中小企業，若是采用 了先進的采購信息管理系統就可以切實的幫助其提高自身的管理水平，減少企業的 成本，以獲得更大的競價空間，最終能夠獲取到更多的經濟效益，實現企業的長期 可持續發展經營。而采購管理系統所代表的是現代化企業的一種象征，表達的是當 下企業最先進的管理理念，且其對于企業增強自身管理能力發揮著至關重要的作用。 釆購管理系統可以使采購計劃保持其正確性和合理性，以此優化企業資源的調配和 整合，進而帶動企業提高自身的市場競爭能力。傳統采購主要是服務于企業和供應 商之間所進行的商業交易活動，其特點主要是以交易價格為重視點，供應商家之間 會進行一個價格競爭，而企業則通常會選擇與價格最低的供應商進行進一步的合作。 在ERP模式之下所進行的采購，主要特點則是一種對需求的拉動，采購管理會朝著 外部資源管理進行轉變，這是雙方的關系便會轉變成一種戰略伙伴關系。而當下， 企業的發展在采購管理這一層面上己經遇到了瓶頸，因此，構建一個科學高效的采 購管理系統己經迫在眉睫。釆購信息管理系統直接的作用是為企業能夠適應當前多 變復雜的市場競爭，擴大企業的市場競爭份額。幫助企業完成對資源的整合以及優 化配置。使用高效的采購管理系統，能夠不斷改善企業的經營生產流程、降本提效、 縮短生產和服務所耗時長。
中小企業在構建符合自身實踐的采購信息管理系統時，必須要保證信息管理平 臺能夠統一化的運行。而使用信息管理平臺能夠直接讓中小企業的一些常規工作實 現自動化運行，以此大大提高企業的經營生產效率。而這一過程之中，需要收集整 合大量關于中小企業的一般管理行為和大致業務范圍等相關的數據信息。
2.3國內外研究現狀
2.3.1國外研究現狀
對采購管理的根源進行研究，其最早岀現于西方跨國企業之中，這些企業為競 爭更多的全球市場份額，進而開始對自身的生產和管理流程進行持續的優化和升級， 最終也是在需求的不斷推動下，供應鏈模式孕育出了采購管理，而采購管理則是對 于供應鏈模式的一種延展，它重新重新定位了企業間的創新管理，將此鏈接中涉及 到的所有企業資源進行了以此全新的優化整合管理，所以采購管理不僅包括了原材 料的生產采購以及使用。
Jana Kalinin于2014年在美國首次提出關于所有權總成本(TCO)的這一概念， 其觀點是TCO成本就是指采購商品或是服務時與之有關的活動以及這些活動所消 耗的成本，TCO對于戰略成本管理具有重要意義，企業應該整體考慮同采購、占有、 使用以及處理商品和服務等有關活動的綜合成本。其中要特別的對采購成本的周期 性開展科學的分析探究。此概念可以讓我們換一個思維去重新看待采購成本的戰略 性和重要性，所以說TCO的提出是此領域學術的一次重要突破。
根據彼得•德魯克(Peter. Drunker)的觀點，把采購活動提升到能夠為企業創造 出更多利潤的一個新高度，打破了人們原本對采購的固有觀念即不能為企業創造經 濟價值。他將企業的利潤來源分為三大類，分別是：第一利潤源降低原材料消耗、 創新升級生產工藝；第二利潤源擴大銷售市場、增加產品的利潤率；第三利潤源優 化完善企業的采購管理制度、減少采購成本。因此，企業對于采購部門的重視程度 也更加深入，企業將對釆購成本的管理控制納入到企業實現可持續發展乃至生存的 一個必要條件。當下，企業為了能夠取得更多的市場份額，實現穩定發展，開始不 斷的組建或者是新加入到更多的供應鏈中去。許多企業為加強或鞏固和上下游企業 間的合作關系而又加入了一條或者是幾條新的供應鏈，而供應鏈的存在能夠對參與 到其中的所有企業保持著一個潛移默化的深度影響，特別是對于企業文化以及企業 員工價值觀的直接聯系等。因此，企業必須要科學的對待這種產生著不斷變動的供 應鏈模式。大衛•瓊斯(DavidJones)所著有《采購原理與管理》他提到采購不單單 只局限于訂購或是購買，而應發揮其對企業的戰略性作用，這就關系到了整個從原 材料采購與使用以及棄置的全部過程中所產生的物料流動。”采購管理應從傳統向 著現代化過渡轉變。從制造業開始，手機企業采購管理進入到信息化管理，制造業 信息化管理從最開始使用的MRP升級到MRPII,最后發展為ERP。而ERP能 夠讓企業可以開展全面資源計劃，其功能模塊所包含的層面幾乎包含了企業的整個 生產、經營、資金、人員以及物資管理的各個方面，釆取先進有效的研究方法和分 析工具，創造出一套讓企業能夠實現科學高效的管理方法。
2.3.2國內研究現狀
采購對于企業發展經營的重要性越來越明顯，當下采購不管是在廣度層面還是 在深度層面上都取得了巨大的進展，企業活動的各個層面都離不開采購，進行科學 高效的采購管理，能夠有效的促進企業市場競爭力的提高。有許多的學者專家對該 領域做出了一系列有深刻意義的相關研究。汪方勝從購買行為對于采購所產生的影 響入手，其提出采購中的核心企業擁有著強大的議價能力，所以可以較為自由的對 供應商進行適用選擇，以此深刻影響著采購行為；探討兩者從一開始的博弈狀態過 程到形成統一利益共同體的這個變化過程，指出供應鏈對于采購方和供應方兩者間 的合作，發揮著十分重要的支撐作用，并論述了其存在的必然性。余向平以成本控 制的重要性角度出發，聯系采購工作，其觀點是釆購工作對于企業的成本控制具有 重大意義，采購工作的綜合性很強，同時需要釆購、財務以及生產等部門一起進行 協作分工。郭向陽經過深入研究后提出，現發展階段中企業對于成本控制已經達到 了一個無法突破的瓶頸，而進行采購成本控制則是能夠突破這一瓶頸的有效措施， 所以要求企業加強對于采購行為的深度認識和重視，并在此基礎上建立一個高效完 善的采購管理系統，他通過研究諸多實際的案例，深入剖析我國企業在采購環節之 中聽普遍存在問題，并進行解決路徑的提出和優化。周云系統認為對于采購的成本 控制不僅僅是單純的進行成本消減，并對其進行了完整的論述，其觀點是采購成本 控制是系統工程。進行采購成本管理首先要立足于企業發展的核心戰略和長遠運營 目標的基礎上。姜宏峰對在企業進行采購降本增效這一方面所面臨的困境，進行了 探討研究，其觀點是需立足于供應鏈的高度來進行采購工作，同時要構建一個系統 完整的企業采購供應生態，改變傳統型供應采購，朝著現代型價值創造采購轉變。 在生產力的諸多影響因子之中，信息是一個重要因子，信息的作用隨著經濟的發展 而不斷擴大，在知識經濟時代，不管是針對于少數管理者或是專家的ES專家系統與 DSS決策支持系統，還是基于工業經濟而沿用的信息管理系統，它們所服務的對象 以及其自身所具備的系統構成，或是其低效的處理能力，都已經不再能夠滿足知識 經濟所需的發展要求。知識經濟的出發點是讓企業所有的員工都可以參與到創新之 中去，如此就要求信息管理系統能夠進行升級迭代朝著更為先進的信息系統一一 知識信息系統發展優化。而當下，我國企業在采購信息管理系統這一領域上的實際 應用還基本處于一個起步階段，且整體的信息化建設水平不高，所以現在應用信息 管理系統的重點就是把企業的整個系統管理流程都以嵌入式的方法使用到采購系統 之中去，以此來完成資源的整合，實現信息以及業務的集成，讓企業能夠進行統一 的管理和決策。如此便可以讓信息系統對企業的整體生產經營進行全面的支持，讓 企業資源能夠最大程度的調配，增強企業的市場競爭力，提高企業的經濟效益。
第3章A手機公司采購管理現狀與問題分析
A公司采購信息管理隨著公司的發展逐漸形成規模，但目前A手機公司的信息 管理系統較多，但都處于獨立狀態。根據對A手機公司采購情況的實際調研發現， 公司的采購現狀存在以下問題：信息不對稱、生產延遲風險高、供應商采購比例不 平衡、供應商報價流程不規范、采購業務不夠規范等問題。
3.1 A手機公司簡介
3.1.1A手機公司背景介紹
A手機公司在2001年注冊成立，其作為H集團控股子公司，擁有11100萬元的注 冊資金。A公司作為我國最早一批提出移動終端方案的提供商，同時其企業競爭力 較強，擁有世界領先的移動通訊技術。該公司作為集生產、銷售與研發為一體的公 司，主要業務是智能手機整機，近年來，該公司不斷發展，發展到八百多人的開發 團隊，涵蓋結構、策劃、工藝、硬件、QA&QC、軟件等各類專業人才，具備完善 的軟硬件研發與生產、質量管理體系、測試環境與設備，以及完善的產品研產銷以 及售后服務的質量全系統流程。公司的發展目標是成為我國物聯網整體解決方案的 一流供應商，移動終端產品的設計方案商與行業終端產品及系統解決方案服務商。 該公司位于山東省青島市的海信信息產業園，生產基地中擁有八條生產線，采用人 機混合的模式進行生產，每年可生產1000萬部手機產品，并且生產線還進行POS機 （銷售點情報管理系統）與電視遙控等產品的生產。
A手機公司作為H集團的子公司，主要發展3C產業，產業涉及研發、生產和銷 售移動通信產品等方面，該公司的理念是“人才為本，產品立企，服務為王，管理 致勝，穩健經營”。公司組建了一支高水準的開發團隊，擁有完全自主研發與生產 模塊產品與移動終端的能力。產品包括WCDMA、TDD-LTE, TD-SCDMA. EVDO 與FDD-LTE等終端產品，產品類型涵蓋網卡、FWP、手機、平板電腦等。公司擁有 全球領先的開發與生產科技，具備完善的軟件、硬件研發、生產、測試的技術與設 施條件，歷經10余年的發展，，漸漸建立與完善一套開發、生產、銷售和服務質量 保證體系，致力于提供讓消費者滿意的服務。
3.1.2A手機公司發展介紹
現階段該公司在全國省一級建立了二十五個直屬辦事處，超百個代理商，對于 系統管理與渠道駕馭愈發成熟。健全的銷售體系能提高產品的渠道分銷與決策效率, 從而促進A公司可持續發展。
A公司的銷售并不只是局限于國內市場，同時還對以印度、俄羅斯以及新加坡 等十多個國家進行著市場拓展。A公司所堅持的價值觀將和諧看作是一種強大的力 量。其品牌觀：不僅要有態度，也要有態度。推崇集團堅持的“誠實、正直、務實、 向上”核心精神，以溫暖和善良的品質服務客戶，讓客戶對企業產生認同感，產品 服務具備質量信賴，物超所值的優勢競爭能力，提供高效的智能的移動個人終端設 備以及服務。
3.2采購管理現狀
3.2.1采購管理現狀分析
A公司采購信息管理隨著公司的發展逐漸形成規模，在A公司成立之初，采購部 門所涉及到的采購品類以及數量都相對有限，因此采用相對較簡單的方式就可以完 成信息管理工作。但隨著A公司的額業務量不斷增加，工廠規模的擴大以及業務種 類的拓展，傳統的依靠辦公軟件完成采購信息管理的方式已經開始出現越來越多的 問題。首先傳統的辦公軟件因為專業程度的問題，并不能夠完全覆蓋A公司采購信 息管理的數據統計需求。其次在信息更新的及時性方面，類似于文本文檔、電子表 格之類的辦公軟件因為缺乏異地更新功能，當一處信息發生變動時，必須傳達到全 部相關部門，一方面容易出錯，另一方面也降低了溝通成本。再次，傳統辦公軟件 的信息保密程度不足，僅憑加密的方法難以保障信息安全，最后，隨著采購需求的 增加，對于供應商、采購模式等的變化增多，往往一處變化就牽一發而動全身，引 起多處變動，增加工作量。
目前A公司的釆購需求主要包括MRO以及原材料采購，其中采購既包括國內的 部分，也有國外采購部分。在不同的采購類型及產地選擇方面，A公司一般傾向于 選擇已經合作多年的供應商，當出現新的采購需求時，通過比價以及招標確定合作
對象。此外，對于部分產品制作，A公司與國內的一些小公司建立了外包合作。總 乙A公司的采購環節比較復雜，涉及到國內、國外等多個方面，需要建立完善的 信息管理系統加以統籌。
A手機公司現有采購管理主要分為以下幾個方面：
采購業務
圖3-1 A公司管理示意圖
綜合A公司的發展現狀以及發展趨勢來看，對于采購的相關業務展開信息化管 理是未來的發展方向。而采購業務的信息化應當建立于公司發展戰略的基礎上，一 方面在原有的采購管理基礎上進行升級，另一方面通過揚長避短，結合公司的戰略 規劃，調整采購業務的模式，進一步完善內控，節約釆購成本，提升采購專業水平。 在對于A公司當前采購能力的優勢劣勢分析的基礎上，合理制定采購方案。因此，A 公司需要優化采購信息管理系統，對于庫存、訂單、結算等業務進行綜合管理，以 保證公司發展之需求。
如下圖所示，A手機公司采購流程相對簡單，很多地方不明確，風險點較多，
很多流程不明確造成風險不可控。
廠
結束
圖3-2 A公司采購過程示意圖
A手機公司的信息管理系統較多，但都處于獨立狀態，而A手機公司的采購信 息管理系統，其主要的使用者分別是：采辦部門、倉管管理部、物流跟蹤員以及財 務部，而基本業務共有四大業務板塊：采辦業務、倉管業務、物流跟蹤業務以及財 務部業務。企業的各個部門都應該綜合考量自身部門的實際運營情況，進而在明確 了需求之后再向采辦部門提出相應的采購申請。接著，采辦部門便要企業各部門的 需求進行一個統籌整理，明晰具體的采購情況。進而將采購申請制作成為嚴密的采 購計劃以及明確的采購訂單，最后將其上呈給領導層進行簽字審批。在領導層認為 審批合格了之后，便由采辦部向企業合作的供應商進行相應的采購工作。從供應商 處接到貨物之后，倉管部門的工作人員要將物質進行驗收入庫處理，此外財務部門 也會拿到由供應商遞交的采購發票，然后財務部門要按照采購發票的實際情況來對 入庫物質進行審核，在確定無誤后再付款。而采辦部門則要把采購過程中所有的有 效資料以及信息統一的記錄保存下來，以備下次采購之需。物流跟蹤員需要全程跟 蹤采購過程，從公司各部門提交的采購申請開始，然后對所采購的供應商是否真實 存在，公司的收貨地址是否準確，以及對采購的日期以及聯系人的合適，還需要對 物質進行合理的估價，并檢查物資的數量，接著跟到物資入庫，財務部門所收發票 與物資是否對應，最后一直到財務部門完成支付等一系列采購全過程。
3.2.2采購部門工作職能
采購部門是公司的重要部門，一個完整的采購流程，需要由采購部門，倉儲部 門以及財務部門的相互配合，共同管理。首先由采購部門根據公司的運營情況制定 原材料采購計劃，并提交公司管理層審批，同時抄送倉儲部門與財務部門，公司管 理層參考倉儲與財務的相關意見，批復采購訂單。如訂單需要招標，則由采購部門 組織與意向供應商進行招標競標。如不需招標，則與固定的合作供應商聯系溝通， 簽訂合同采購物資。手機公司的采購一般由供應商主動將物品配送至倉儲部門，倉 儲部門負責接收以及儲存入庫，并將入庫單提報給財務部門。財務部門核對票據無 誤之后付款。整個流程接受采購及財務部門的雙重監督。采購部門人員組織結構圖， 如圖3-3所示：
高級采購員■高級采購員.采購員
圖3-3采購部門人員崗位圖
內部工作崗位職責：
1.部門經理。采購部門管理制度的修訂；制定培訓計劃并定期組織；協調跨部 門的工作；定期召開部門會議協調工作；定期向公司領導匯報工作。
2.部門主管。組織并分配各采購員的日常工作；大型設備的釆購招標工作；采 購訂單的跟蹤與督察。
3.采購專員。完成日常采購任務，文件歸檔及登錄購買信息。
3.3存在問題查找
對于A公司采購管理現狀，根據采購管理相關理論以及公司現有實際情況，從 采購職能管理的四個維度：技術維度，商業維度，物流維度，管理維度，結合信息管理 系統管理，從信息傳遞管理等六個方面，通過調查問卷形式對現有采購管理信息系 統相關問題進行滿意度調查。
問卷調査的目的包含以下兩個方面：
一方面是通過有針對性的挖掘有效信息，對A手機公司釆購信息管理現狀內可 能存在的問題有了一定掌握。依托問卷調查掌握了A手機公司員工對公司采購信息 管理現狀和對未來發展的看法。
另一方面是分析A手機公司采購信息管理模式現狀及激勵因素。通過對A手機公 司釆購信息管理現狀予以分析、研究的方式，調查、分析了實施效果。掌握了A手 機公司現有的釆購信息管理系統有無建設性，以系統建設性的視角對公司的釆購信 息管理的現狀展開了了解、掌握，就此將優化A手機公司釆購信息管理的作用所在
明確了下來。掌握了A手機公司采購信息管理的各項影響因素的重點需求。
3.3.1問卷調查^■象的確定
本文的研究對象是公司的中高層管理者，包含相關的技術崗位主管、副經理、 經理、副總監、總監，營銷崗位主管、經理、主任、總監四類崗位，管理崗位主管、 經理、主任、總監四類崗位在內的18名中層管理者。公司管理層相關崗位副總經理, 總經理3人。
3.3.2調查問卷的發放方式
本問卷以電子版形式發放，釆取“問卷星”問卷調查系統。通過微信，在公司 管理人員微信群里發放。
3.3.3調查問卷的回收方式
本次調查共計發放份21問卷，收回21份，有效問卷21份，有效回收率100%。
3.3.4調查問卷的統計分析
調查問卷結果如表所示：
問題因素 管理層 技術崗位 營銷崗位 管理崗位 平均值
滿意度
信息傳遞管理 40. 30% 38. 70% 53.10% 40. 40% 43. 13%
資金占用管理 8& 70% 95.20% 90. 60% 89. 20% 90. 93%
生產供應管理 35. 20% 36. 40% 20. 40% 27. 80% 29. 95%
供應商管理 23. 10% 27. 20% 25. 60% 26. 30% 25. 55%
采購業務流程 22. 80% 25.30% 40. 70% 29. 10% 29. 48%
信息安全管理 92. 30% 95. 20% 90. 60% 99. 40% 94. 38%
表3-1：調查問卷結果統計
通過綜合上述對于A手機公司管理情況調研的分析結果，筆者對該公司的采購 信息系統管理現存問題進行了總結、歸納：
首先，公司現有采購信息管理系統在資金占用管理和信息安全管理方面基本達 到滿意的水平，滿意率均達到90%以上。
然而，在信息傳遞管理方面，只有平均43%左右的受訪者表示滿意，這意味著 公司現有采購信息管理系統存在著信息傳遞不暢的情況。
此外，在生產供應管理方面，只有近30%的受訪者表示滿意，現有系統對于生 產供應的支撐程度還有很大的空間需要加強。
另外，在采購業務流程方面，也有高達70%以上的受訪者對于現有系統的管理 情況并不滿意。
最后，在供應商管理方面，只有約26%的受訪者對于現有系統的管理表示滿意。
因此，筆者根據上述調查情況，并在與相關負責人進行溝通交流之后，得到A 手機公司采購信息管理系統存在的主要問題如下：
3.4存在問題總結
根據上述的問卷調查以及公司相關管理人員提出的反饋意見，可以看出，現有 信息系統在資金管理和信息安全管理兩個方面基本達到管理層基本滿意的程度，但 公司現有采購信息管理系統還存在諸多不足，具體從以下幾個方面分析：
3.4.1不對稱信息的問題
以經濟學的角度來看，是由于買賣雙方之間的不對稱信息這一現實因素，導致 了交易的產生。而這對于采購業務而言同樣適用，就供應商而言，若是受市場波動 等外因而導致了必須要對原材料價格進行調整的情況，則一般都會與其重要的合作 方進行溝通交流，盡量在雙方間達成諒解和共識。而企業的采購部門能夠采取一些 方法渠道來掌握此類的消息與情況，再結合調價來合理的選擇清理庫存或囤貨。以 A公司而言，常會因為沒有及時的掌握此類商業信息，以及沒能迅速做出相應合理 的采購調整和經營策略，就沒能抓住這種賺差價的機會。當下A公司的銷售業績猛 增，由于訂單數量的增加所以A公司和供應商之間就價格的談判也擁有了相應的話 語權，如此也就可以促進釆購成本的減少了。
因為公司開發建立采購系統的時間相對而言較早，就受到了當時硬件基礎所帶 來的應用局限，直接導致了采購系統和供應商的業務系統之間沒有建立起對應的有 效接口，公司各部門間所有運行的子系統并不能進行信息交互，供應商為生產商提 供一系列的專項物流服務，而要實現這一目標的前提就是雙方之間的信息共享要及 時完整以及準確，讓信息能夠得以暢通的流轉。然而公司當下運行的采購系統不能 和供應商之間形成高效便捷的信息溝通機制，且數據共享的能力不足，信息傳輸也 較為滯后。公司一系列的采購計劃、庫存實時信息以及財務變動信息無法及時準確 的共享給供應商，而供應商為了充分掌握相關信息，就會向公司提出詢問核實。而 公司內部又需要調動各個子部門來收集相關信息，還要經過一段時間的整理匯總， 這在無形之中就極大的增加了公司運轉的工作量，如此交給供應商的信息也會在時 間上產生必然延誤，且信息的準確性也無法得到保證。
3.4.2生產延遲風險高的問題
當下A公司將產品的生產環節外包了出去。因為A公司自身屬于中小型手機公 司，其業務量較小。所以在同SMT加工廠之間進行責任協議簽訂時沒有太多的話語 權，自然排單順序也比較靠后。而一般來說，排名生產服務的順序應該是按照下單 川頁序來對應制定的，但若是產能緊張，且下單時間較為接近，貝IJSMT加工廠便會為 避免賠償更加高額違約金的大訂單量，而選擇對大客戶的生產訂單進行優先生產， 如此中小型手機公司就處于了一個十分被動的弱勢局面，就此導致的嚴重后果即為: 無法實現正常銷售盈利，且還需要對已達成的預定手機訂單進行賠償，如此不僅是 經濟上面臨損失，更在企業信譽以及形象上損失巨大。這種情況特別是對于那么正 處于起步上升期的中小型手機企業是一種毀滅性的打擊，效率便是占據市場的一個 關鍵因素，而加工廠所賠償給中小企業的違約金與中小企業所面臨的損失而言是難 以彌補的。
3.4.3供應商采購比例不平衡的問題
因為公司基本上都采用的是議價采購模式，這就導致了在采購過程中會多次變 更供應商，進而造成不穩定的供需關系。以價格為主的供應商選擇，雖可以有效的 促進原材料成本的減少，但在采購過程中所投入的人力成本會大大增加，且所購原 材料無法保證其質量以及穩定性。企業沒有投入更多的重視來選擇最佳的供應商， 這也是因為進行緊急釆購所造成的，進而直接導致了企業對于供應商的選擇范圍較 小；針對于一些特殊性的采購物資而言，常常都是只可以和一家供應商進行合作， 所以企業在采購價格談判上所具備的話語權就比較少。企業沒有一套完整高效的供 應商選擇程序，而對供應商的選評工作往往都是由采購負責人所進行，其中包含了 較多的人為因素，也就無法保證供應商選擇的公平性與透明性。當下，采購部選擇 供應商的核心要素即價格、貨物的數量以及質量、貨物按時運輸這幾個方面，評分 指標不夠完善，沒有形成相應的科學的評分體系，忽略了對供應商的信譽、生產能 力、售后服務以及知名度等重要因素的考察，更沒有聯系市場的接收情況以及對于 質量的認證標準。
3.4.4供應商報價流程不規范的問題
在A公司的采購之中存在著采購員受賄謀私的情況，以及采購員選擇供應商隨 意的現象。許多供應商都會以金錢物質賄賂的形式向公司采購人員進行，而通常公 司采購人員在受到物質誘惑以及價格壓力的情形下，而降低對原材料供應商的選擇, 如此對企業所造成的損失是十分嚴重的。另一方面，也存在部分采購人員會和供應 商之間開展不正當的“合作”，提高原材料采購的單價以及增加不必要采購的數量, 如此給企業的采購成本增加了巨大的負擔。總而言之，此類不良采購現象在當下是 普遍存在的，這還是歸結于企業自身不完善的采購管理制度所導致的，所以企業應 該從制度層面上對其進行嚴格的管控。另一方面，除了建立完善的供應商報價流程 體系之外，公司還要對采購人員進行職業準則培訓和道理意識的增強，以降低企業 在這方面所面臨的不必要損失。
3.4.5采購業務不夠規范的問題
作為原料供應的重要構成部分，手機配件以及原材料的采購是保障生產的重要 工作環節。而這一環節也存在著各種管理上的難題。首先在原材料以及配件采購的 過程中，涉及到的方方面面尤其是物資的調配與人員的溝通較為復雜，因此存在著 業務流程不夠規范的現象。例如在零配件采購的過程中，存在著釆購品數據上傳登 記不及時、信息更新存在滯后性的現象。尤其ERP信息系統的運用不夠規范，很 多單據的填寫因為相關數據不能夠及時共享，存在不同環節各自記錄，重復勞動的 現象。而且一旦各個環節中存在著數據錄入錯誤，則難以統一信息。尤其是采購部 門同時需要整合ERP信息系統以及RFID信息系統，可能存在數據錄入錯誤、重復 等問題。ERP信息系統與RFID信息系統的信息共享以及協調有待提上日程。
第4章A手機公司采購信息管理系統分析
A手機公司采購管理系統的優化目標是實現完善的、安全的高效的信息處理機 制，實現信息管理系統與企業信息管理機制相結合。系統需求規劃上需要遵循標準、 實用、安全易用等原則。并從系統需求、功能需求、業務需求三個方面進行分析。
4.1系統需求規劃
4.1.1標準化
系統的優化需要以國家和行業的相關標準為基礎，結合A公司信息管理系統原 有的建設標準，無論在界面設計，還是在信息處理數據處理方面都符合相關規定， 以保障系統的正常運行。
4.1.2實用性
系統優化升級的標準應當是是否滿足了實際工作需求。以A公司為例，A公司 的采購信息管理系統在優化的過程中，同樣應當符合實用性原則，在設計的各個環 節考慮到終端采購人員的使用狀況，降低操作門檻，提升系統安全以及運行速度。 避免像之前的采購系統設計過分專業，導致采購部門需組織員工培訓較長時間學習 使用，降低工作效率。
4」.3可擴展性
因為企業的采購信息需求是會隨著企業的發展而發生變化的，應當考慮到未來 隨著企業發展而進行的功能升級，從而基于數據管理的拓展性進行系統開發。
4.1.4易用共享
A公司采購信息管理系統的研發，應當確保在相關人員使用以及后期維護時候， 有效保障信息系統的操作與運行。這就需要在設計的過程中保持易用共享，在使用 人員操作的過程中，確保其易用性。
此外，在管理的過程中，需要確保采購信息能夠及時共享，這樣才能實現整個 公司釆購信息的及時性，確保不會出現重復采購等行為。
4.2系統需求分析
我國市場在全球一體化的趨勢不斷加強的助力下，已經逐漸發展成當今全球采 購和制造的核心重點區域。正因如此，國內企業也明白了對供應鏈管理的重要性， 開展學習掌握這一領域先進思想和實踐模式，以期能夠促進自身采購管理水平的增 長，進而帶動企業資源的優化配置，最終實現企業綜合競爭能力的提高。然而，我 國許多的企業對于采購管理工作早已烙下了一個慣性印記，普遍采用傳統的采購管 理模式，敢于實際帶頭創新改革采購管理的企業寥寥無幾，這也就導致了對于先進 采購管理模式的研究和實踐遲遲難以進入一個高速發展的階段。
最近幾年以來，我國企業已經普遍開始采用信息管理系統來對企業的采購管理 工作進行輔助作用。從采購訂單、物資入庫以及財務結算與查詢等一系列的采購業 務都開始運用到采購信息管理系統。而且在企業的日常管理工作之中也會以信息管 理系統為輔助工具來進行展開，比如企業的：銷售系統、行政系統以及供應鏈系統 和財務系統等等。采購信息管理系統主要對應的釆購管理工作自然也不例外，而通 過使用釆購信息管理系統，也使得采購業務在企業內部得到了不斷的拓展和進一步 的開發。就當下來看，每個企業的采購基本任務，其流程基本上大同小異，但就不 同的企業而言，其內部的采購業務都有屬于自身的鮮明特點。企業可以根據自身實 際經營情況來側重選擇構建不同的采購信息管理系統，但是大致上，各企業所使用 的采購信息管理系統都存在著普遍的缺點和不足，多為：零散的系統功能板塊以及 呆板的業務功能板塊，而這也就導致了在實踐操作中工作人員會花費更多的時間在 功能模塊的進入上，如此便增加了更多的工作量。就A公司而言，其公司內部劃分 了諸多部門，且人員較多，所處理的業務細分繁多，而一些相互業務之間所涉及到 的工作人員也很多。A公司的釆購業務是一個非常重要的經營環節，對公司的發展 起著無可替代的作用。所以，就以A公司而言，構建一個符合A公司自身實踐經營所 需的采購信息管理系統是當下最為緊要的一項任務。
4.3功能需求分析
企業在進行采購時，特別重視對物資采購的管理，而采取現代化的信息管理技 術能夠很好的輔助采購管理工作的高效進展，提高采購管理工作的效率以及所帶來 的效益。所以，就以A公司的實際業務設計出發，建立一個科學高效的采購管理系 統是十分重要的。常規而言，在采購管理的過程之中會涉及到企業的諸多下屬部門, 而這些部門業務之間也會由互相涉及的情況，因為各部門之間的工序是緊密相連的, 若某一環節出了問題，便會對整個采購管理工作造成嚴重的影響。采購管理中有三 大主要部門采辦部、倉庫管理部以及公司財務部，企業的各個部門都應該中和考量 自身部門的實際運營情況，進而在明確了需求之后再向采辦部門提出相應的采購申 請。接著，采辦部門便要企業各部門的需求進行一個統籌整理，明晰具體的采購情 況。進而將采購申請制作成為嚴密的采購計劃以及明確的采購訂單，最后將其上呈 給領導層進行簽字審批。在領導層認為審批合格了之后，采辦部會進行一個公開招 標，而面向的一般都是與本公司進行了簽約的供應商，在供應商競標結束之后。中 標的供應商便要根據采購訂單來開展接下里的采購。從供應商哪里接到貨物之后， 倉管部門的工作人員要將物質進行驗收入庫處理，此外財務部門也會拿到由供應商 遞交的采購發票，然后財務部門要按照采購發票的實際情況來對入庫物質進行審核, 在確定無誤后再付款。而采辦部門則要把整個采購過程中產生的有效資料以及信息 統一的記錄保存下來，以備下次采購之需。物流跟蹤員需要全程跟蹤采購跟蹤，確 保采購按質按量完成人物。
經過調研，修改之后的A公司采購流程見圖4-1 :
A公司采購信息管理系統順應了時代以及社會的發展所需，是現代化的實用系 統，A公司使用了釆購信息管理系統之后，期采購工作效率會得到極大的提高。總 的來看，A公司采購信息管理系統主要是由采購的三大核心部門進行使用，即采辦 部、倉管部以及財務部等。所以，就以A公司的實際運營情況而言，客戶的大致期 望為：1、A公司采購信息管理系統能夠實現釆購部門對于采購訂單的科學制定、物 資庫存信息的更新與查詢、釆購過程中有效信息的記錄查詢。2、倉管部門使用A公 司采購信息管理系統對所接受的物資信息進行登記、掌握采購訂單的詳細信息。3、 財務部門可以使用A公司采購信息管理系統來對入庫物資信息的進行查詢、檢查發 票信息并進行登記、記錄賬款條目以及等級付款詳細。4、物流跟蹤員以A公司采購 信息管理系統來查詢采購申請以及采購訂單、檢查物資入庫信息、知悉發票信息以 及付款信息。
A公司會為客戶提供不同需求不同款式的手機產品。伴隨著社會進步和市場變 化，公司所沿用的傳統采購管理模式己經無法同時滿足顧客所提出的消費需求，因 此A手機公司想要運用釆購信息管理系統來實現對采購管理決策的輔助作用，提高 采購管理工作的效率和水平，減少采購成本支出，擴大公司的獲利空間。以建立先 進的采購信息管理系統，來不斷完善企業的采購體系，讓公司的運營效率得以提高。 實際操作為：完成采購信息管理系統的建立，讓采購記錄所占據的文件儲存占用減 少，節省資金成本；通過采購信息管理系統能夠迅速便捷的查詢到所購產品的準確 消息來源，實現產品的溯源化可控化。
4.4業務需求分析
A公司作為我國最早一批提出移動終端方案的提供商，同時其企業競爭力較強， 擁有世界領先的移動通訊技術，從公司整體的層面上進行思考，A公司的采購業務 總來說，可以歸納為：
1.采辦部門業務模塊：對采購訂單的更新修改，對采購過程信息的查詢記錄， 對物資入庫的檢查以及對發票的核實支付等；
2.倉管部門業務模塊：接收物資入庫，核實物資的數量質量，庫存信息的更新 記錄，生成入庫清單、添加貨單等。
3.財務部門業務模塊：對發票信息的及時更新、保存付款信息、記錄資金賬目、 檢查采購訂單、核實庫存信息。
4.物流跟蹤員業務模塊：掌握采購申請以及采購訂單、跟蹤記錄物資入庫信息、 查詢發票以及付款的信息。采購訂單的查詢主要包含了：進貨供應商、需求部門以 及日期、交貨信息、預估價格以及采購負責人等等。
5.系統總體需求分析。
(1)系統整體結構。①應用環境：主要由硬件與軟件環境兩部分組成。其中系 統運行硬件環境主要包括PU與內存，其中CPU為E5300 CPU Core-Dual @2.60GHz,內存為4GB；并設置Windows7的操作系統；②采購管理系統：采購訂 單、計劃、評估管理等；③主要的系統開發工具有:Studio2008 Visual , C#等.；
(2)功能描述。①采購基礎數據的功能：采購系統的維護、物料數據的保存于 維護等。②采購計劃管理的功能：采購計劃的維護、合并與生成。③采購訂單管 理的功能：采購訂單的維護、終止、取消等。④采購詢價管理的功能：詢價與報價 資料的維護。⑤供應商評估管理的功能：供應商的資料、類別與報價維護等。
(3)性能需求。依據用戶對系統響應時間、安全性、穩定性等要求，確定本系 統的各方面性能。①界面需求 頁面內容：傳遞信息及時、行文格式規范、主題內 容豐富等。導航結構：導航指示應簡單、明了，操作簡便。響應時間需求：系統 在操作時反應靈敏，響應時間不得超過5秒。
(4)可靠性需求：系統繁忙時也能保證良好的用戶體驗。開放性需求：良 好的靈活性。
(5)系統安全性需求：建立嚴格的安全管理功能，可靠的數據保存與管理功能。 綜上可知：A公司對于生產原材料具有較強的專業性、即時性要求，需要采購
部門提供準時、精確、快捷的供貨服務。根據公司需求，開發具有針對性的采購管 理信息系統很有必要。
第5章A手機公司采購信息管理系統設計
A手機公司采購信息管理系統設計主要從設計的目標入手，制定相應設計流程 圖，制定出基本業務功能，并具有系統操作簡單清晰和系統適用性較強的特點。系 統管理設計方面，從系統整體、數據結構、系統功能和業務流程四個方面進行設計。 系統設計實現則從信息管理設計、供應商信息管理設計等六個方面進行實現。
5.1系統設計目標
實現的主要功能包括以下三個方面。
5.1.1基本業務功能
A公司的采辦部門可以通過使用采購信息管理系統來了解各部門所提交的手機 原材料采購申請，而物流跟蹤員則對這些手機元器件采購申請的提交以及落實進行 監督檢查，采辦部將做好的采購計劃遞交給上級管理層進行審核決定，采購部在得 到批準后就可以在消息系統中生成采購訂單，接著便是與供應商進行聯系發貨事宜。 在供應商按照訂單需求運輸手機元器件交貨之后，倉管部就負責物資的接收，在系 統中完成到貨單的填寫，在物質入庫之后，接著在系統中完成入庫單的填寫。而此 時系統中便會記錄保存好物資入庫的相關信息以便各部門查詢。供應商會將代付發 票送到A公司，財務部門在審核了所有的采購訂單、入庫但以及發票信息等數據之 后，對供應商進行付款，并要在系統中及時的對發票信息與付款信息進行更新記錄。 物流跟蹤員在采購完成后，對本次采購的相關文件以及信息進行整理歸類，以此作 為下次采購做好準備，也能夠為降低企業運營成本提供必要的數據信息支撐。
5.1.2系統操作簡單清晰
A公司手機元器件采購信息管理系統不僅要具備高效的業務功能，還需要在系 統的操作體驗上體現人性化的設計。讓工作人員能夠很快的掌握系統操作方法，而 這也就要求系統說明需要簡明完整。因為系統的操作界面、使用的便捷程度也是一 個企業形象的體現，即要求系統界面的設計要做到簡單大方，操作畫面要給人一種 人性化的舒適感。所以，為滿足以上需求，在系統設計中要做到：具備完善的系統 開發功能，簡明的功能模塊劃分；易懂的系統操作方法，舒適的系統操作界面，完 整的使用說明；此外，系統可以進行正常的運作是基本條件，可以流暢的實現系統 業務功能。
5.1.3強大的系統適用性
A公司所構建的手機元器件采購信息管理系統并不只是服務于幾個主要的采購 部門而。而應該有大局意識，可以對參與采購相關業務的所有部門開放適用。要保 證系統運行的流暢性，若頻繁出現數據丟失、卡頓跳頁等現象，則這個系統是存在 漏洞的，是不完善的。這會直接影響到使用者的操作效果，進而降低工作效率。所 以，A公司采購信息管理系統必須要具備強大的系統適用性。
根據上述的需求分析，設計A手機公司采購信息管理系統設計流程圖如下。
5.2系統管理設計
為了提升系統的可靠性，規范管理，建立行之有效的管理系統，A公司希望該
系統達到以下幾種目的：
1.實現錄入手機元器件供產銷各個環節的信息；
2.可以隨時修改采購手機元器件訂單相關的信息；
3.可以隨時查看采購手機元器件訂單和商品入庫情況;
4.實現保證信息安全。
5.2.1系統整體設計
1.總體設計，結構圖如圖所示。
入庫處理
圖5-2模塊結構圖
需求計劃管理
2,具體設計。
一是商品代碼設計，設計方案如圖所示:
圖5-3商品代碼方案設計
公司部門代碼設計如圖所示:
圖5-4部門代碼設計方案
3、商品采購訂單編號方案設計 商品編碼設計方案如圖所示：
圖5-5采購訂單編號
信息査詢輸出表進行描述如表所示。
采購信息錄入如圖所示。
米購信息錄入
商品編號 商品名稱 單位
采購數量
單價
采購時間
錄入
圖5-7采購信息錄入界面
△庫信息錄入如圖所示。
入庫信息錄入
5.2.2數據結構設計
A公司在構建手機元器件采購信息系統時，需要將三部分數據進行整合管理： 包括采購前、采購中以及收貨管理三個階段。
（1）釆購前的計劃制定以及采購項目管理。需要采購部門統計各生產運營部門 的相關需求，綜合當前倉儲部門所提供的存貨量制定的采購計劃。采購計劃需要做 到準確精密，避免岀現錯漏，可以通過。各生產運營部門的信息管理系統數據節點 進行信息采集，從而生成采購單。
<2）釆購過程的控制。采購過程的控制是釆購部門的主要工作內容，采購部門 需要。根據采購品的數量類別確定采購方式，是否招標等等，通過招標比價，確定 合作供應商并生成訂單。合同簽訂的過程中，需要及時做到公布信息，共享信息， 接受財務部門、法務部門的監督。
（3）手機元器件驗收及倉儲環節。這是采購的最后一個環節，需要倉儲部門的 管理人員對接供應商，填寫入庫單，在這個過程中需要檢驗產品質量，如實填入管 理信息系統中。如供應商所提供的原材料數量或質量出現問題，應拒絕接收。至此 完成對采購業務的管理。
因此，概念結構設計（E-R圖）如圖所示。
圖5-9采購信息管理系統E-R圖
部分實體所具有的屬性描述如下： 需求計劃實體屬性E-R分圖如圖所示。
需求計劃單
圖5-10需求計劃單實體屬性E-R分圖
采購計劃實體屬性E-R分圖如圖所示。
2、物理結構設計（部分結構如表所示）
表5-1需求計劃單
字段名稱 字段說明 類型 寬度 小數位數
xqjhlD 需求計劃單編號 字符型 10
cgjhID 采購計劃單編號 字符型 10
BMDM 部門代碼 字符型 12
bmNAME 部門名稱 字符型 50
xqReason 需求理由 字符型 200
表5-2采購計劃單
字段名稱 字段說明 類型 寬度 小數位數
cgjhID 采購計劃單編號 字符型 10
BMDM 部門代碼 字符型 12
bmNAME 部門名稱 字符型 50
jcResult 決策結果 字符型 150
表5-3采購訂單
字段名稱 字段說明 類型 寬度 小數位數
ddID 訂單編號 字符型 10
cgjhID 采購計劃單編號 字符型 10
spDM 商品代碼 字符型 12
SPID 商品編號 字符型 10
Memo 備注 字符型 200
表5-4存貨臺賬
字段名稱 字段說明 類型 寬度 小數位數
tzID 臺賬編號 字符型 10
jlTIME 記錄時間 日期型 14
Fzperson 負責人 字符型 20
Memo 備注 字符型 200
5.2.3業務流程設計
采購部的主要功能有：
第一，保障生產，確保各項產品的及時供應。第二，不斷優化采購，保證采購 到性價比高的貨品。第三，優化流程。第四，形成良好的供應商關系。第五，隨時 掌握貨品質量以及倉儲情況能夠即使追責。
綜合上述需求，采購部門組織機構如下：
1.組織機構規劃。采購部設三個辦事處，組織結構圖如圖所示
圖5-13組織結構圖
2.業務流程規劃，系統的業務流程圖如圖所示:
3.數據流程規劃。采購管理頂層數據流程圖、一級數據流程圖、二級數據流程
圖如圖所示。
圖5-15采購管理頂層數據流程圖
圖5-16采購管理一級數據流程圖
5.2.4系統功能設計
1•用戶與登錄界面管理。用戶管理包含了：①用戶名及密碼輸入；②信息庫 的査詢，按照關鍵字條件開展信息的篩選查詢；③用戶信息修改：一部分高權限的 操作者能夠對普通用戶進行修改以及刪除等操作；④新建用戶，系統管理者可以新 建用戶賬號，并授權給公司職員；a.角色管理，管理系統中會有分層次的用戶角色 以及權限組別。b.用戶管理，管理員能夠新增修改員工賬戶。c用戶權限管理，管 理員可以授權給員工的用戶角色。d.用戶個人管理，用戶能夠自行修改配置屬于自 己的個人信息，并設置快捷操作的入口等等。⑤分析統計功能，如銷售統計分析, 管理員可以針對時間、種類等多個維度對系統中的采購訂單開展精確的統計分析， 以此作為采購決策的數據支撐。還有庫存統計分析，管理員可以對庫存物資的數量 種類開展統計分析，為企業的銷售計劃以及采購計劃提供所需信息。
2.登錄界面的管理包括兩部分：本系統登錄頁面以及企業常用信息管理系統登 錄頁面，用者根據本人實際情況而使用對應的賬號進行登陸，系統自行查詢，在檢 驗正確之后便會跳轉到其所屬頁面，若是賬戶名或是密碼任一項出現了錯誤或空值, 系統便會進行報錯提示，使用者也就無法進入到系統中去，所以只有輸入正確的賬 號以及匹配的密碼才可以進入到系統操作頁面。系統管理員界面不同于其它界面， 且其具備更高級的管理權限。因此，每一個使用者都需要在其身份檢驗合法后才能 登陸到系統中。
3.權限管理。實現系統安全必然要建立權限管理系統，應用系統會按照其應用 環境的差異來選擇對權限管理進行不同的調整，所以，應用系統所對應的權限管理 系統都不一樣，當前也沒有公司開發出了相對通用且適用靈活的應用系統構成模塊。 由于權限管理系統中的此類空缺局面，本文針對性的作出了關于通用系統應用模板 開發難題的探討研究，并設計出了一套靈活通用的應用系統組成模塊，接著投入到 一期與二期中的使用，均取得了較為良好反饋。而此系統由兩大板塊構成，分別是： 應用系統API與權限管理UI,該系統所具備最大的優點是：把API Java與API NET共同發布到Service WEB中，系統便可以兼容任何的開發語言。且該系統數 據庫可以支持Oracle與Sybase等。以下是對該應用系統的具體闡述。
⑴目標。這個應用系統組件最主要的特點就是：通用靈活以及可嵌入復用等等， 能夠同時完成各種權限管理需求的指令。具體而言，該系統能夠將應用系統中所儲 存的全部資源以及功能進行權限控制操作，按照資源特點進行分類：動態和靜態， 前者對應數據，而后者對應的是操作性功能，也可以稱作是數據以及對象資源等， 數據資源誕生于系統設計和實現的具體過程之中。樹狀組織所有的靜態資源，確保 權限控制界面的簡易操作性。總的來看，系統的最終目標就是能夠以權限操作系統 中所有的數據資源以及對象資源。
⑵相關概念。在理解了權限管理系統的相關概念之后，才可以對權限管理系統 進行全面深入的運用。①用戶應用系統記錄了用戶的名稱、賬號以及密碼等用戶個 人信息。②以便于對用戶的統一管理，就對用戶進行了分組為了，以此促進管理效 率的提高。此外，還可以采取樹狀視圖的方式來呈現用戶分組。值得一提的是，這 和權限并沒有關聯。③角色，將用戶權限比較接近的進行分組歸類，或以樹狀視圖 的形式進行角色分組，也是為了提高管理的效率。④對象資源，靜態資源包括了： 對象資源、數據存儲、界面控制、功能選項等，還可以用樹狀視圖來表現對象資源。 ⑤數據資源，倉庫、銷售部以及財務部門等所上傳的各種數據信息都屬于動態資源 的范疇，也要開展權限操作，同時樹狀視圖也可以用以展現數據資源。⑥分類數據 資源，以相應的標準來對數據資源進行合理的分類，如此可以極大程度上提高企業 管理效率。⑦訪問權限，能夠操作數據資源以及對象資源等的權限具，經過授權后 的資源操作。⑧管理權限，應用資源的權限，且這種權限可以實現用戶間的轉移。 ⑨用戶權限，用戶權限包含了：其一，自身權限；其二，被授權權限。⑩角色權限, 角色對于資源的訪問和管理的權限。
⑶訂單管理。此功能模板是針對于訂單的導入、審核以及處理等一系列需要而 設計。一是導入訂單，打開平臺接口實現訂單數據的導入，按照實際所需業務量， 來合理采取導入。①批量導入，這是初始狀態的訂單導入選擇，即在特定的一段時 間中將全部訂單進行導入；②增量導入，這適用于少量訂單且對于時效要求較低的 情況下采用，即新增訂單或者是更新訂單數據；③實時同步，適用于第三方平臺的 訂單數據推送。二是訂單查詢，用戶可以根據訂單的特征信息來實現對訂單的綜合 查詢。三是訂單修改，在已經完成下單后，用戶依然可以對訂單內容進行修改，而 系統也會對這些修改需求進行及時響應。四是并/拆分訂單，這類方式是為了提高 處理訂單的效率而開發。①合并訂單，合并同一個客戶所下的多個訂單；②拆分 訂單，訂單所需產品有可能存在其中一部分有貨，而另一部分沒有的情況，如此便 要進行拆分處理。五是訂單審核，安排專業人員對所有訂單數據進行嚴格的審核， 且審核完成之后確定.
⑷采購管理。采購服務銷售，采購人員在采購過程之中，要全面的了解市場的 變動信息，按照企業的實際運營能力，來制定出合理的采購清單，讓企業可以獲得 更大的利潤空間。釆購管理的兩大核心內容分別是：其一，采購人員與用戶間的實 時聯系，要第一時間處理用戶發出的信息反饋；其二，采購人員與供應商之間要建 立起良好的合作伙伴關系。采購管理的主要目的就是確保產品質量合格，選擇合適 的供應商，拿到優惠的價格指標。而這一過程中會涉及到多個流程，比如：采購計 劃的制定、計劃實施和物資驗收入庫等等。采購管理既要對產品的質量以及價格把 關，還要對采購中的物流進行嚴格的監督，以便切實完成采購計劃的需求。采購管 理的三大核心部分為：采購計劃、訂單和結算的管理：一是采購計劃管理：這個階 段的任務就是對采購計劃以及計劃實施的管理，而采購計劃有兩大類，分別是定期 和非定期，前者是按周、月以及年度的時間定期而展開的采購計劃；而后者則是按 照市場變化以及企業的銷售需求來制定的采購計劃。將企業采購按照不同環節以及 程度而進行了分解之后，便可以得到最終的采購內容，系統可以幫助企業開展以需 代購或者是以產代購等多類型的采購方式，同時還可以提供更為靈活高效的訂單生 成方式。二是采購訂單管理：即對采購全過程的管理，企業可以按照實際的經營需 求來選擇相應的采購流程，比如有訂單直接入庫的模式，也有先驗收鑒定后入庫的 模式。而當下由于科學技術的飛速發展，特別是電子商務的突飛猛進，越來越多的 企業選擇以線上采購方式來完成采購任務。三是采購結算管理：這里需要進行的就 是對釆購回來的產品進行綜合評估；以及處理在釆購過程中所存在的經常性問題： 比如發生的勞務采購問題，消耗性產品的處理等等。而企業可以不斷的對采購流程 進行優化升級，如此處理采購問題的速度也會得到極大提升，企業便能夠更加高效 的完成既定采購計劃。
⑸供應商管理。對供應商的綜合考察評價，選擇與評價供應商是開展供應商管 理的核心內容所在，而對于供應商的考評與選擇回直接影響到對企業的釆購成本， 開展供應商績效考評也是企業針對于釆購活動而實施的一種監督管控方式。
供應商指標體系的建立，可以將供應商指標體系大致分成由七大類，分別是： 生產技術、成本、品質、交貨、資產、服務以及員工與流程。這也就是QCDSTAPo 品質、成本以及交貨這三個指標能夠普遍的適用于任何一個行業，屬于固定性指標。 其最大的特點便是可以直接看出供應商的管理水平，且這些指標容易統計；而對應 的軟性指標是技術、資產以及員工與流程，其特點就是量化困難，然而這并不影響 其重要性，因為軟性指標是對上述固定性指標的一個重要保障。質量、成本以及交 貨是當前企業所共同推崇的三大指標，服務是整個供應商體系的核心所在。
一是質量指標，其主要選擇以百萬次品率來進行衡量，而質量指標也是最容易 理解，特征最為鮮明的。但它也有著自身的局限性，即產品類型不同但其比例確相 同,比如低廉的鐵釘與昂貴的發動機，只要一方出現了問題故障就均為次品。因此供 應商可以采取保證產品中一小部分的質量來保障整件產品質量。而行業的不同，對 于標準的判別也有其差異。比如在進行一些數目小而品種多的采購時，當百萬次品 率可以突破三千，即達到了世界水平；然而若是在滿足零瑕疵的標準下所開展的大 規模生產，同樣的百萬次品率可能只有前者的八成，最終便是遭遇拋棄。應用質量 成本便可以有效的將質量指標中的缺陷彌補。質量成本即生產所需成本不一樣，對 于的質量問題自然存在差別；次品位置的不同會帶來不同的損失。比如：當產品服 務做的不足給客戶造成了損失，則此類影響就是十分明顯的，可以記作百；如果生 產線上出現缺陷，此類影響較大，可以記作十；當生產車間出現了生產問題，其影 響最小，可以記作一。當產品價格是1000元時，且上述的三個環節中存在瑕疵品， 所有的損失加起來是111000元。如此不難發現，質量成本可以讓企業將目光注視到 供應鏈的開端問題上，這樣就可以有效的避免由于一些低級技術問題而對最終產品 質量產生影響，此項指標的應用主要是對一些具有高附加值、高技術含量的行業， 比如飛機制造。而除了這些衡量方式外還有一種樣品首次通過率等方法，然而其共 性作用都是讓企業能夠發現在供應商管理層面上出現了那些問題，進而供應商便會 釆取措施以整頓自身，不斷打磨產品質量。
二是成本指標。成本指標中比較普遍采取的衡量標準是年度降價。采取年度降 價指標進行評價時要重視降價總量以及采購單價。而采購價差又在實際操作中難以 進行統計。與供應商進行采購交易時，必須要將產品規格、交貨日期以及下單時期 等與其進行溝通協商。多采購回饋即若采購的產品數目已經超出了既定采購計劃規 定的數額，這時供應商會拿出部分的回扣支付給采購企業。而正是這項條款使得參 與采購買賣的合作兩方，其對于增加采購數目都持有愿意的態度。付款條件即企業 能夠支付的起資金儲備，若企業能夠將一部分資金作為預支款支付給供應商，則供 應商也會在采購中給企業打一定的折扣。按照相關數據分析得知，一部分企業的供 應商支出占比達到了企業總支出的80%,所以企業的目的就是要減少供應商，從而 為企業節省成本。而按照行業以及企業的不同，往往起對于供應商的數量的需求程 度不一，此外有時外部環境也會對企業關于供應商的需求造成影響。在企業的實際 經營交易中，并不愿意供應商的數目過多，因為這會對企業造成很大的資金支出負 擔；但還有一種情況，就是賣方處于一個生產力水平較低且資源并不充足的情況下 時，企業的供應商數目越多，則其經營風險也就隨之變得越低。
三是交貨指標。按時交貨率、質量和及成本這三者之間擁有相同的重要性。其 概念簡單易懂，然而卻有很多的計算方法。通常是以百分比的形式來進行表示，其 缺點與質量標準的百萬次品率衡量有所相同之處。比如螺絲與發動機，其在生產線 上都是缺一不可的存在。但從供應管理的角度來看，生產螺絲釘的勞動占比遠遠小 于發動機，二者截然不同。而按時交貨率可以按照相對庫存水平來進行科學的衡量。 而且往往庫存與風險之間是成一種負相關關系；也就是庫存低，則風險也就越高； 當庫存數量呈現上升狀態時，斷貨的概率不斷減少，然而隨之而來的是采購管理過 期與庫存積壓的風險不斷提高。所以，通過統計上述所有情況，作為衡量供應商的 交貨情況的標尺。按照供應商的供貨計劃與之后原材料的需求量，以此為依據推算 將來庫存點的發展軌跡。同時還需要統籌結合成本、質量與按時交貨三個因素。但 若將這三個因素下放到部門層面，容易引起各部門出現推脫責任的情況，這個事態 存在越發嚴重的可能。例：在位于美國的部分大企業之中，質量歸屬質量管理部門 管理，技術歸屬供應管理部門管理。其中供應管理部門原材料采購地點多在價格較 低的地區，從而大幅降低產品成本；另一方面質量管理部門追求質量，反對該方案 的實行。二者由于各自著重點不同導致沖突，爭論時間越長，越容易導致方案的失 敗。因此為了避免這個情況的出現，可以將三個指標下放到一個部門進行管理。運 用數學方法可以將上述三個指標計算得出。即便現在沒有一種全面的計算指標，然 而如果運用同一種計算方法，就可以對比所有供應商甚至同一個供應商的兩個階段, 同時利用金額作為衡量整體表現優劣的指標。資產、技術、服務等下文出現的指標 比起上文指標更為主觀，即便不可直觀計算，但是也可以用于計算國企中的管理部 門績效，同時也是較為關鍵的部分。
四是服務指標。該項指標難以直觀計算得到。然而這個指標是供應商價值的核 心部分。IBM在擔任Gene Richter的首席采購官一位時，其對于供應商的服務價值 持肯定態度。服務指標只能通過價值進行顯現，而在價格上難以顯示岀來。其類似 于供應商，但是一個是按照圖紙進行加工，一個掌管設計功能，后者可以在查看圖 紙時可以提出較好的改進意見，該意見具備較高的改進價值。服務是一個無形的狀 態，同時任何一個公司或者行業都有自己的側重點。然而都有一個共同側重點：任 何服務都圍繞著人進行展開的，可利用調研的形式對客戶的滿意程度進行統計。例： 企業認為供應商可適當提出一些改進想法，從而盡量縮短新產品的生產時間、積極 配合企業管理與理解企業催貨行為，同時企業將問卷下發到有關員工手中，統計員 工對問卷問題的滿意程度，吸取員工反映意見進行優化改進。若調查人數較多，其 結果更具代表性。其中更為關鍵的是讓供應商知道企業在對他們的服務質量進行調 查，因此任何一個人的意見都很關鍵。采用此方法可以有效減少只有主管才有權利 催使供應商情況的出現。
（6）庫存管理。庫存管理記錄庫存與出入庫情況，進行系統的統計。通過掌握 與了解現有的庫存數據，從而增加資金運轉速度，達到降低經營風險，大大增強企 業市場競爭力，實現企業可持續性發展目標。庫存管理通常來說是收發管理，根據 每個物料的化學與物理特性進行儲存并做好防護措施，降低在儲存物料上的成本， 對相關管理期間關鍵數據進行確定、健全與分析。
庫存管理業務：①物料出入庫管理。這方面的業務數量較多，例原材料的出入 庫、提貨與領料等。無論是哪個步驟，都需要出示對應的單據同時進行建檔，同時 也需要登記記錄。②按時排查，保證賬物數量一致，制定周期檢查物料，從而達到 有效掌握庫存類別與數量信息。現階段使用的盤點方法主要分為兩種，一為凍結盤 點法，二為循環盤點法。使用第一種方法時，不可再進行出入庫的操作，而第二種 方法可以正常進行工作。按照盤點結果整理成報告，交由財務審核，審批后整理成 庫存數量。③分析關聯信息管理。庫存物料信息分析分為多個方面，例去向分析、 物料來源等。因此，在設計分析子系統的過程中，應該具備以下作用：一為管理生 產期間物料領取事務，填寫對應的物料領取單據，同時也應該按照單據進行物料的 發放;二為管理倉庫的庫存工作，例：調撥與管理出入庫等工作，并填寫對應的出入 庫單據，并記錄倉庫庫存岀入賬目④分析庫存管理流程倉庫管理關鍵工作為管理 單據數據，在所有庫存工作之中都能找到這個工作的影子，這項工作更多的是運用 盤點庫存與出入庫等方法，從而有效掌握庫存數據，實現為企業服務的目標。
庫存管理系統的作用。在設計庫存管理系統期間，其擁有以下作用能：管理物 料的移動與出入庫作用；按時盤點，調整存料，保證賬物數量相一致。在分類庫存 工作時，主要分為2個子系統：庫存業務管理與基本數據管理。基本數據子系統分 析包含四大模塊，如：庫存管理模塊分析，其重要作用為增減與修改庫存的信息。 通知管理模塊分析，這主要作用為解決系統與用戶之間的連接問題，管理員公示庫 存信息，用戶可通過登錄系統進行查詢。用戶管理模塊分析，該模塊具備多用戶多 倉庫的功能設計。這使得系統權限設定必須十分精確，從而保證每一個用戶都有專 屬倉庫，同時倉庫設有出入員、入庫員與管理員。其中管理員主要工作是維護管理 倉庫數據，同時按時打印報表。而出入員與入庫員主要工作是詳細統計管理物料的 出、入庫。該模塊設計的應用使得每名員工的職責得到明確，每位員工明晰自己的 責任所在。倉庫管理模塊分析，其主要作用調整倉庫數據與定期維護，從而保證倉
山東大學碩士學論文
庫正常運行。
5.3系統設計實現
5.3.1采購信息管理設計實現
作為手機制造商，A公司所面臨的采購材料種類繁多，名目復雜，規格以及數量、 廠家要求不一，如果采用以往的方式進行采集的話，需要相應的人員進行人工統計, 填寫表格。面對繁復的工作量以及嚴格的技術標準，相關人員很容易在統計中發生 錯漏，最終影響生產。對于公司的原材料采購信息管理設計，需要分為以下幾個步 驟：
第一，信息收集。信息收集是采購部門的主要任務之一，通過對于各個生產運 營部門的信息進行收攏，最終統計需要采購的各類材料。總體來說需要釆購的原料 可以分為兩類，一類是標準件，即統一標準的制式配件，可以通過市場招標進行采 購，另一類是定制件，根據手機制造商的需求不同，與供應廠家直接溝通進行定制 生產的產品配件。在進行信息管理設計時，應當充分考慮到不同原材料的類型區別 及采購周期，對于一些高頻的原材料重點備注。
第二，材料建檔。根據不同的原材料的類別，屬性，規格以及技術標準進行歸 類，通過分類來建立原材料檔案。尤其是不同生產廠家所提供的同一技術標準的原 材料，應當重點建檔，在采購的過程中方便對標。標準件的建檔以產品名稱、類別 為劃分標準。定制件的產品建檔應當以廠家所提供的服務質量作為衡量標準。
第三，產品評估。這是在采購活動發生之后，對于原材料進行審核評估，確定 本次釆購活動中原材料的質量，建立相關的檔案，為下一次的采購活動提供參考。 同時評估的過程中，價格也是重要的一環，結合對于原材料的價格評估，可以有效 降低采購成本，提升產品利潤。
5.3.2供應商信息管理設計實現
在設置公司原材料釆購信息管理系統時，同時應當為供應商留好信息接口。管 理信息系統的供應商信息管理模塊中，應當設置原材料供應商的更新模式。這樣的 話，供應商可以第一時間將其原材料目錄在網上進行提交，避免人工操作的復雜性 以及出現問題的可能，有效減少人工操作的人力成本。
此外，對于供應商的評價系統應獨立于供應商模塊，采取對內透明，對外不透 明的方式，由。釆購部門內部人員進行打分，根據每次采購的情況，對于供應商的 誠信情況、貨品情況，價格情況以及交貨周期進行綜合評定，作為采購參考。
5.3.3采購計劃管理設計實現
實現采購計劃的管理，是采購信息管理系統的核心內容。這一環節涉及到計劃 的制定，申請審批以及倉儲的審核、預算的制定等等。最終形成的流程，將對整個 采購計劃的落實予以控制，形成行之有效的步驟。因為采購計劃的制定，需要收集 采購部門，倉儲部門，以及財務部門三個部門的橫向的信息，以及領導，分管副總 的縱向的信息，因此。這一模塊的構建是采購信息管理系統的核心。
對于這一模塊的設計，首先，要開放生產部門的端口，生產部門可以實時輸入 自己部門所需要的備件。在經倉儲部門審核后，由采購部門制定生成計劃。計劃包 括原材料的技術標準。之后由財務部門作出預算。上報審批。
例如：計劃下個月生產3000臺手機，由生產部門將手機的各項原材料進行匯總 列岀，交由采購部門倉儲部門審核，刨除現有的備件之外，制定采購計劃。當相關 信息輸入之后，由系統自動生成。相關信息檢測到倉儲部門內，現存手機配件如手 機顯示屏1500個，手機殼1000個（并設置合理庫存量1000至10000個），之后自動生 成手機顯示屏需采購1500個，手機殼需采購2000個。輸出采購列表之后，系統內部 提交給財務部門以及分管領導。由分管領導審批財務部門所制定的預算。整個流程 備份并記錄，以便后期總結。
5.3.4采購執行管理設計實現
在任何系統設計中，執行這一環節都是最重要的一部分。因為執行涉及到主要 的購買者付款者以及供應者。具體而言就是采購部門發送訂單，供應商招標并確定， 供應商發貨，倉儲部門驗收以及財務部門付款。因此對于每一個關鍵步驟都需要落 實：
第一，釆購計劃確定，以及供應商選擇采購部門在收到采購請求之后，經過上 一環節的統計生成采購計劃，并到生產部門進行確定，確定采購內容之后，如產生 不同意見，則反饋到分管領導進行協調，最終確定采購計劃。采購計劃確定之后， 根據采購計劃中的原材料需求情況，標準件統一招標，特定供應商的原材料由釆購 部門與供應商溝通。采購部門派出業務員（兩人以上）與供應商進行溝通價格談判， 并根據系統反饋的信用分值進行選擇，確定供應商。當采購計劃確定供應商確定之 后，整個流程需要有業務員錄入到系統中備案。
第二，采購合同的簽訂。采購合同的簽訂需要明確計劃中的原材料各項數據， 如種類、數量以及技術標準等等。有采購部門與供應商簽訂合同。
第三，貨物運輸與催貨。貨物運輸由釆購部門負責監督，如貨物運輸周期過長， 需要系統進行定期提示向供應商發出郵件或者其他消息。原材料供應商的每一次及 時交付與超時交付都應當錄入系統，作為以后釆購的決策依據。
第四，驗貨與入庫。倉儲部門負責貨物到達之后的驗收以及入庫驗收是原材料 入庫之前的必備程序，由倉儲部門的質量檢查人員對原材料進行驗收，尤其是對于 一些技術標準要求較高的原材料進行認真比對，確保符合生產部門的需求。一切原
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材料合格之后，填寫入庫單。由供應商轉交財務顧問，如出現質量問題應及時聯系 供應商重新發貨。在這一過程中供應商。提供的貨物質量以及服務態度也是應當錄 入系統，作為以后采購計劃制定的參考。
第五，支付環節。倉儲部門填寫入庫單之后，應在系統中與財務部門進行溝通， 確認無誤。由財務部門支付匯款到工商賬戶，采購行為完成。
5.3.5采購統計管理設計實現
采購統計管理這一模塊，主要是對于釆購過程中的各項信息進行收集統計，制 定檔案，作為以后采購計劃的依據。該模塊的設計能夠有效的節約人力資源，改善 過去由人工統計而造成的人力資源浪費以及錯漏的可能。系統在后臺直接生成采購 統計報表，并提交相關部門人員審核。在釆購統計管理模塊設計時，要注意以下幾 點：首先，在生成報表中，系統應當能夠自動分析歷次采購活動中的數據并形成報 表。在這一環節中，報表的各個子類別建議設置詳盡而清晰，并對相關的填寫人員 進行培訓，確保填寫人員能夠明確每一個環節中應當填寫的數據以及報表生成后所 在的位置。在不同環節不同部門的填寫過程中，應做到分段、分環節進行統計，最 終形成生產到采購的平衡。此外，系統應當能夠生成統計圖，以便更直觀的復盤釆 購行為。統計圖的生成應當具備一定的自主定義功能，例如設定以時間為橫軸的采 購時間表，或者以流程環節為橫軸的采購流程表等等。以方便不同部門以及管理人 員的直觀查詢。
5.3.6采購績效管理設計實現
本模塊主要功能是為A公司建立一套科學有效的采購績效評價指標體系，每季度 進行采購績效評價工作，并得出本季度采購績效評價等次建議，作為分析總結采購 管理工作的有效依據。
完善的采購績效管理流程是公司領導對采購績效管控的重要抓手，具體管理流 程如上圖所示。第一，成立績效管理小組。由財務部、采購部等部門領導和員工代 表，以及公司高層領導組成，研究制定及完善采購績效評價指標，并確定各個指標 重要程度；第二，定期進行采購績效評價。每季度末，采購部召集小組成員通過信 息系統結合實際情況對各項指標進行評價，通過系統匯總評價情況，并釆用模糊綜 合法對各指標進行評價；第三，評價結果總結分析。公司領導召集小組成員召開季 度采購績效總結會，公布季度總體績效評價分數，并與以往分數作比較，提出有所 改進的指標及需要繼續改進的指標，制定下一季度釆購績效目標及分工職責。
第6章A手機公司采購信息管理系統實施
6.1實施難點
在經過設計研究的釆購系統，若僅有目標是難以推動信息管理系統的運行的， 在這基礎上企業應圍繞該系統制定各類維護保障方案，從根源上維護信息管理系統 的有效運行。同時在實施系統的過程中仍有困難之處。解決問題的關鍵還是企業領 導者應堅定不移的實施信息管理系統。企業領導者在維護系統運行期間也需要結合 個人長處，提出一些維護方案。第一，挑選企業下屬各部門的負責人以及部分中層 員工，組成企業領導小組，每月定期進行企業管理分析會議，會議內容包括每個部 門的負責人分別介紹部門月度工作情況，同時在月度工作情況的基礎上制定接下來 的部門發展規劃。第二，發展規劃的有效落實需要企業配套相關的一系列管理措施 以及落實方案，詳細記錄系統設計的內容，每隔一段時間對整個企業進行宣貫，發 揮領導作用帶動員工對相關工作內容進行學習與交流，從而讓每一位員工都能清楚 地了解到公司現階段的戰略目標、未來期望與發展計劃，將企業領導者的威望作為 激員工的媒介，促進企業團結，為企業目標共同奮斗。
實施采購信息管理系統最重要的還是妥善利用好領導作用。在優化企業各大業 務的過程中，需對各個部門進行調整，難免會損害部分部門的權益，這使得企業優 化期間會遇到一些困難。所以，企業領導者以及各部門主要負責人需要高度重視、 加入到采購信息管理系統之中，積極配合系統的實施。要想排除干擾離不開領導者 的密切關注，領導員工一同戰勝企業優化期間遇到的難處。企業領導者在正式實施 采購系統的前，需召集各業務部門參加項目啟動會，在會上特別強調企業近期主要 工作是實施采購系統，若實施期間遇到阻擾進行系統實施的情況，企業將視情況輕 重進行處罰，嚴重者將給予辭退。并且若在實施系統的期間，要求參加研討會議的 成員在原則上是需本人到場，對系統實施方案進行討論。在實施系統的過程中，企 業領導者無論是在具體事務中還是思想上都不余其力的給予支持，正是因為企業領 導的高度重視從而為系統的實施打下來堅實的基石。
6.2實施準備
研發采購系統的目的是使得企業不斷發展的業務需求得到滿足，優化企業采購 相關工作，同時與各部門開展調研行動與制定方案，從而讓企業采購工作變得簡單 化，制定供應商評價相關條例，企業數據傳輸實現信息化，將企業員工從現階段復 雜繁瑣的工作中脫離，提高采購工作速度，進而達到減少企業采購投入的目標。采 購系統作為目前企業重點實施項目，為確保采購系統不受干擾，應事先對前期數據 進行轉移，一步步將業務對接到新采購系統之中。所以，在正式采用系統前，做好 相關的保障措施。
1、 組建系統實施團隊。采購系統應設立專門的職位進行實施，對此公司調用采 購部門員工與IT部門組建系統實施團隊，其中由IT部門作為主導部門，其他成員 聽從工作安排，借助優化流程的手段、方式與理念梳理企業原先采購業務工作，同 時不斷優化與整合實施采購工作的相關人員、物資等資源。以下是系統實施團隊主 要工作•：
（1） 規劃系統實施方案；
（2） 確認系統發展目的；
（3） 領導涉及部門實施優化工作，調研系統業務；
（4） 分析系統需求、研發與設計；
（5） 維護系統后期運行工作。
2、 企業所有員工的支持。采購系統的目標是服務與企業運營發展，其具體實施 者是投身于一線的員工。實施采購系統牽扯到所有員工的權益，因此系統的實施離 不開所有員工的支持。因為部分員工年齡問題，導致學習能力衰退，難以接受系統 的優化，認為系統實施會損害其自身利益。對于此，系統實施團隊聯合綜合部對所 有員工進行多次宣傳教導，解答他們存在的問題。采購系統實施情況較好，這也證 實了采購系統能有效提高員工工作效率，同時得到了企業主要員工的認可。
3、 不斷優化重要業務工作流程。業務需要的持續發展促使企業業務流程不斷調 整，同時推動了采購系統的實施，從而使得企業在圍繞供應鏈競爭的外部環境中占 有一席之地。企業領導者在實施系統前，已經發現目前的采購流程難以滿足企業發 展要求，需重新組建企業資金流、物流與信息流。所以，企業不斷優化釆購部門的 構成以及重點釆購項目的工作流程，從而不斷增強企業的實力。
6.3實施步驟
1、 總經理作為主要負責人，牽頭組建采購部門信息化團隊，內含4名成員：采 購員、程序開發員、釆購部門主管以及信息部門主管。采購部門主管與信息部門主 管的工作是一同商討制定部門信息化發展規劃，結合目前市場需要與自身相關信息 化知識，確定企業采購工作的發展目標與主要方案。下一步是分解規劃方案為相關 的業務流程，同時將其中需改進的業務流程進行選取；明確采購系統主體工作與作 用；計算管理與維護信息系統所需費用、明確系統發展階段；對業務流程進行標準 化規范。采購員與程序設計員和采購員大部分工作為培訓采購部門成員，接祖培訓 的方式使得采購成員深入了解信息化的內容，懂得信息化僅僅是改變了操作方法與 業務流程，但這是出于企業可持續發展的大局發展要求，企業任何員工都應積極配 合工作信息化。這也未未來企業實現信息化奠定了基礎。
2、 系統分析。第一，采購員通常借助訪談的方法了解采購部門人員工作情況， 實施調研發掘采購人員與采購系統存在的不足與需優化的工作，同時整理生成調研 報告交至信息主管進行匯報；第二，采購主管主要工作是對接程序開發員與信息主 管，指導二者工作，使得其明確工作流程、工作任務、工作要求，同時評估需改進 的核心業務工作的效率與效能，對工作流程進行梳理，發掘其中不合理與冗雜繁瑣 的流程。采取現代管理科學手段，不斷糾正刪減其中冗雜繁瑣流程，調整與改進不 合理流程。并對績效考核、新管理制度的出臺、相應的組織結構、流程的優化調整 等制定相關的計劃。通過二者的交流討論，信息部門對用戶需求以及釆購部門具體 事務有了大致的了解后，生成系統分析方案，從現有業務流程進行討論分析，立足 于優化調整計劃，找出系統實施期間需給予信息技術以及那些需要改進調整的地方， 從而維護優化工作的開展。最后把系統分析方案遞交給管理人員與用戶群體，同時 遞交總經理進行審閱。對需優化的業務流程中整理篩選出重要流程，并進行優化整 改。
3、 系統設計。程序開發人員基于系統分析，將審批通過的系統報告作為改進依 據，不斷完善軟件結構設計與硬件結構設計，最終匯總成系統設計方案，遞交信息 主管進審批。采購信息管理系統的作用主要有庫存管理、合同管理、驗收貨物、跟 蹤訂單、簽發訂單、詢價、采購申請與供應商信息管理。
4、 系統實施。將經過審批過的系統設計報告作為依據，建立采購系統，第一步 是創建運行環境，按照報告批準資金預算進行計算機相關設施的購置，之后搭建互 聯網網絡，對相關的付費應用軟件與系統軟件進行購置；第二，程序開發員將系統 設計報告作為依據，進行數據庫的建立與程序編輯的工作，在此過程中期間和采購 部門進行交流，不斷吸取客戶要求進行改進，最大程度簡化操作，做到界面友好； 第三，在完成建設數據庫工作后，進行進一步的實驗，從而使得系統保持穩定與功 能的完善。此外還需培訓相關工作的員工，使之能熟練操作新系統。
5、 系統運行的維護與驗收。系統驗收是在采購系統實施一段時間后進行，目的 是為了審核系統是否達到預期要求，用戶是否滿意。流程優化是持續性的工作，將 外部生存環境作為依據，不斷總結整理相關的經驗教訓，同時不斷進行優化，從而 保持企業的競爭力與活力，在問題暴露后及時進行糾正，同時對信息系統功能進行 調整。最后，還需要對硬件設備與數據庫進行定期的修理和維護。
6.4效果分析
采購系統包含了供應商的相關數據，通過對數據的維護，將基礎數據錄入到采 購系統，從而讓系統涵蓋支付、發票、訂單處理與供應商報價等相關工作中所有的 數據，并且任何一個供應商只有一條專屬供應商數據記錄。借助供應商狀態管理作 為媒介，從而實現管理供應商的生命周期的目的。同時利用采購系統中的價格管理， 不斷健全比價、報價、詢價機制，從而減少采購成本；實施價格異動管理與價格統 計，保證價格管理的正確性；采購訂單以及預定交貨都需要報審成功相關資料才可 進行。在采購比例管理的基礎上構建與健全采購比例分配制度，維護采購行為的公 正與公平；將比例作為采購依據，從而盡可能降低采購所帶來的風險；嚴格審核供 應商資料，按照審批報告調整采購比例，這些行為可以幫助供應商進一步發展；嚴 格把控庫存與需求，降低供需失衡所帶來的影響。在采購管控時應考慮材料的庫存 與需求量，從而減少過度采購、多余采購情況的出現，又可以有效減少產品滯銷與 庫存問題。采購執行管理的實施有利于保障企業正常生產管理，減少庫存積壓帶來
的損失與增加銷售。采購計劃是采購活動的重要組成部分，企業的發展離不開高效 的采購計劃。良好的采購執行會加強供應商與企業的聯系與合作，實現互利共贏。
如今市場競爭愈發激烈，企業只有通過不斷的增加自身的市場競爭能九 才能夠得 以生產壯大。而信息化毫無疑問己是當今時代發展的主流趨勢所在，企業建立先進 的信息管理系統，能夠更加高效的利用配置企業資源，從而實現良好的經營發展。
第7章結論與展望
7.1研究結論
本文經過探索和實踐，對采購信息管理系統進行開發與設計，通過對于A公司 的調研、需求分析、采購系統設計，制定了采購管理系統改進方案。
A公司采購管理信息系統功能方面具體包括以下幾個方面：
1-原材料采購管理原材料采購管理信息收集、材料建檔、產品評估等功能。 解決了 A公司需求采購的材料種類繁多，規格以及數量、廠家要求不一等問題。
2.供應商管理實現對供應商信息進行添加、修改和刪除等常用功能，并在此基 礎上逐步開發供應商評價功能等。公司為了適應不斷發展的業務需求和激烈的競爭 環境，對傳統的業務流程進行優化顯得非常必要。有效減少人工操作和人力成本， 供應商可以以最快速度將其原材料目錄在網上進行提交。訂單管理訂單的錄入、審 批、生成等過程，為用戶提供采購訂單的錄入、修改、查看等功能，為相關部門負 責人提供訂單審核。
3.在采購計劃管理方面計劃的制定，申請審批以及倉儲的審核、預算的制定等 等形成的流程規范，對整個采購計劃的落實予以控制。應付賬款管理對采購部門的 應付賬款，使財務部能夠自動獲取采購執行結構，進入賬款支付。
4.在采購合同的簽訂、貨物運輸與催貨、驗貨與入庫和支付環節邢程規范。釆 購信息查詢對采購信息的采購部門、供應商、采購進行的狀態等信息進行查詢，同 時系統能夠生成各種查詢表格和常用的統計分析報表功能。
5.檔案管理對采購業務的各種單據、合同、付款憑證等信息進行存檔，保證 后期調用。直接生成采購統計報表，方便不同部門以及管理人員的直觀查詢。
6.建立一套科學有效的采購績效評價指標體系，作為分析總結采購管理工作的 有效依據。
通過本文對于A公司采購系統優化的研究，筆者認為，對于一個公司正在運行 的管理信息系統進行整體優化改進，是一個持久而且復雜的項目。在系統優化的過 程中，涉及到整個公司上上下下各個方面，需要各個部門以及公司的領導層進行協 調。因此為了保證采購信息管理系統的優化能夠落到實處，必須自上而下進行推 進。通過領導層的發起，并在推進的過程中環環相扣，落實每一個部門的責任，最 終實現整個系統的優化。只有這樣，才能在競爭激烈的市場中，利用自身資源稟 賦，追溯本源，持續鑄就核心能力，在快速的時代變遷中保持基業長青。
7.2研究展望
下一步，還將從以下兩個方面入手繼續深化信息管理系統。一是建立動態系統 模型。更深一層次去地研究A公司以及國內外一些同行業企業在采購管理方面的現 狀以及發展規律，爭取能夠提供一個完全適應企業需求的動態系統模型；二是跨平 臺信息共享。在本文中對于公司的信息管理系統優化進行了整體的研究與設計，以 實現A公司采購信息的信息化、共享化。按照本文的信息系統優化方案，應當能夠 實現各部門之間的信息共享，確保采購信息的準確傳達。但也存在著一些需要完善 的問題，例如和同行業一些較為完善的信息管理系統相比，當前A公司采購信息管 理系統還存在著信息自動分析功能不夠完善，異常數據自動提醒等功能有待開發等 等。總體來看，A公司采購信息管理系統可以從以下幾個方面進行完善：
(1)信息分析方面，可以通過對于A公司采購數據進行匯總，并;旦在大量的數 據基礎上，對A公司采購的常見問題以及應對策略進行模擬。從而對于采購信息系 統進行優化，當出現常見問題時，系統自動反饋并提出相應預案。
(2)變更管理方面，可以結合A公司的網絡接口進行設計，當網絡接入發生變 更時，系統對于接口進行逆向分析，判斷信息數據是否安全，如出現問題，則及時 啟動應急預案。
附件
公司現有采購管理信息系統滿意度調查問卷
此次調查采用無記名方式，調查結果僅作學術研究之用。問卷旨在了解公司現 有采購管理信息系統的滿意程度，請您根據自身實際情況如實作答。
感謝您在百忙之中抽出寶貴的時間配合完成此次問卷調查工作。
一、 個人基本資料：職位： 崗位：
二、 滿意度調查（請在您認為合適的選項上打丁或者涂上陰影）
維度 內容 滿意度
滿意 不滿意
信息傳遞管理 1.您是否滿意現有采購信息管理系統內部信息傳遞速度？
2.您是否滿意現有采購信息管理系統外部信息傳遞速度？
3.您是否滿意現有采購信息管理系統信息溝通速度？
4.您是否滿意現有采購信息管理系統操作友好性？
資金占用管理 5.您是否滿意現有釆購信息管理系統對公司資金占用管理？
6.您是否滿意現有采購信息管理系統產品供貨資金賬期管 理？
7.您是否滿意現有采購信息管理系統供應商信用額度管理？
生產供應管理 &現有采購信息管理系統能夠及時供應生產？
9.您是否滿意現有采購信息管理系統對生產供應的及時性？
10•您是否滿意現有采購信息管理系統采購比例？
供應商管理 11.您是否滿意現有采購信息管理系統供應商報價管理？
12.您認為現有采購信息管理系統供應商管理是否規范？
13•您認為現有采購信息管理系統供應商管理是否需要改 進？
14.您認為現有采購信息管理系統對于采購指令，供應商能 否良好貫徹執行？
采購業務流程 15.您認為現有采購信息管理系統采購業務流程是否合理？
16.您認為公司現有采購信息管理系統現有采購業務流程是否 規范？
信息安全管理 17.現有采購信息管理系統信息內部傳遞是否安全？
18.現有信息管理系統外部信息傳遞是否安全？
19.您對現有采購信息管理系統網絡管理是否滿意？
20.您對公司現有采購信息管理系統整體安全性是否滿意？
致謝
感謝山東大學管理學院能夠給我一次重新開啟學生生涯的機會，當我再次坐到 寬敞明亮教室里，聆聽各位專家學者老師的精彩課程，經常讓我感到深深共鳴，特 別是有很多老師的課程內容，與我的日常工作聯系緊密，幫助我在學科理論和工作 實際中架起了連接的橋梁，促進了我工作水平的提升。
衷心感謝導師戚教授指導完成論文，論文從選題、開題，老師都仔細研究、反 復推敲，結合學生能力確定論文內容與深度，在撰寫修改過程中老師多次出手援助, 幫助解決課題難點，論文雖小但卻凝聚著導師的心血。老師為人謙虛、工作踏實、 治學嚴謹，老師的優點是我人生的風向標，我的奮斗目標。在研究生學習中，與老 師接觸短暫，終生始受益。 “
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